Для юридического оформления трудовых отношений между работодателем и нанятыми сотрудниками в организациях используются кадровые документы. Составление и ведение такой документации является обязанностью работодателя; исключением являются только некоторые локальные нормативные акты для микропредприятий, которые вправе их не составлять (ст. 309.2 ТК РФ). Что входит в состав. Для юридического оформления трудовых отношений между работодателем и нанятыми сотрудниками в организациях используются кадровые документы. Составление и ведение такой документации является обязанностью работодателя; исключением являются только некоторые локальные нормативные акты для микропредприятий, которые вправе их не составлять (ст. 309.2 ТК РФ). Что входит в состав
Содержание
- Основные правила формирования дел для организации хранения документов
- Разновидности документов
- Сроки хранения
- Сроки хранения кадровых документов в организации
- Классификация кадровых документов
- Правила уничтожения документов в организации
- Как сортировать дела
- Порядок формирования дел для хранения документов в организации
- Хранение документов по кадрам
- Правила архивирования документов в организации
- Какие требования существуют
- Нормативная база
- Вопросы и ответы
Основные правила формирования дел для организации хранения документов
Существуют определенные правила формирования дел кадровой документации
Правило 1.Кадровые документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.
Правило 2.Ведение дела начинается с момента подшивки в него даже одного документа.
Правило 3.Оформляется обложки дела.
На обложке указываются следующие реквизиты:
- полное наименование организации;
- полное наименование структурного подразделения;
- номер дела;
- заголовок дела;
- срок хранение документов.
Правило 4.В дело подшиваются только исполненные и оформленные документы.
Правило 5.В дело подшивается только один подлинный экземпляр документа, за исключением ряда случаев.
Правило 6.В дело подшиваются документы, изданные в одном календарном году.
Правило 7.В деле должно быть не более 250 листов, а его толщина не должна превышать 4 сантиметров.
Правила группировки документов в дела
Читайте также:
- Формирование кадровых документов в дела и организация их текущего хранения
Разновидности документов
Кадровую документацию для удобства делят на 4 вида:
- Укомплектование штата компании (заключенные контракты и договоры, перевод или назначение на иную должность).
- Перевод сотрудника внутри предприятия (переводы на иную работу, совмещение должностей).
- Поощрительные приказы или распоряжения для сотрудников (документы о надбавке, премировании).
- Бумаги, прекращающие отношения между работником и компанией.
Также изменился порядок начала отсчета хранящихся бумаг: срок теперь считается с момента оформления бумаг, а не с последнего рабочего дня подчиненного. Нововведения по учету и хранению документации затрагивают документы кадровиков, которые сформированы с 2003 года. Бумаги, отправленные в архив раньше 2003 года, обязаны храниться 75 лет.
Дела по штату сортируются по времени хранения, то есть для каждого временного промежутка создается свое дело.
Дела делятся на краткосрочные и долгосрочные. К краткосрочным относятся документы, хранящиеся 5 лет. Сюда входят дисциплинарные наказания, уход сотрудника в отпуск, непродолжительные командировочные поездки внутри страны. В долгосрочных делах хранится документация 50 или 75 лет.
Сроки хранения
Сколько хранятся кадровые документы? В ст. 21.1 Закона от № 125-ФЗ указано, что сроки хранения архивных бумаг определяются перечнями документов, указанных в ст. 6 и 23 Закона №125-РФ, а также иными законами РФ.
В соответствии с новой редакцией ст. 22.1 Закона №125-ФЗ, сроки хранения документов будут зависеть от года, в котором они были составлены:
- если до 1 января 2003 года − 75 лет;
- если после 1 января 2003 года – 50 лет.
Указанные сроки не распространяются на документацию по личному составу, в отношении которой нормативными актами установлены иные сроки. При ликвидации субъекта экономической деятельности его документы по описи передаются правопреемнику, в государственный или муниципальный архив.
ИП и организации могут не хранить локальную документацию, составление которой не носит обязательный характер. К ней относятся различные положения (о персонале, о проведении аттестации, о структурных подразделениях).
Конкретные сроки хранения кадровых документов приведены далее:
- приказы о приеме на работу, переводе, увольнению и пр. – 50 лет (75 – если они закончены делопроизводством до г.);
- личные карточки и дела работников, трудовые договоры, штатное расписание – 50 (75) лет; по руководителям – постоянно;
- табель учета рабочего времени – 50 (75) лет;
- приказы о предоставлении ежегодных отпусков, направлении в командировки, взыскании с сотрудников – 5 лет;
- материалы аттестации рабочих мест – 45 лет, при наличии вредных и опасных условий - постоянно;
- правила трудового распорядка – 1 год;
- график отпусков – 1 год;
- документы (справки, ведомости, расчеты, списки) о высвобождении рабочих мест, о переводе работников на сокращенный рабочий день, о решении трудовых споров – 5 лет;
- документы об учете рабочего времени – 3 года;
- должностные инструкции типовые – 50 (75) лет;
- экземпляр трудового договора – 50 (75) лет;
- бумаги, подтверждающие получение сотрудником образования за счет компании – 4 года;
- договор о полной материальной ответственности – 5 лет;
- книга учета приказов о приеме персонала на работу и увольнении – 50 (75) лет.
Полный перечень сроков хранения приведен в Приказе Минкультуры РФ от г № 558.
Сроки хранения кадровых документов в организации
С 13 марта 2019 года изменен срок хранения документации по личному составу. Теперь период хранения такой документации составляет 50 лет, вместо 75 лет.
Изменения распространяются на все архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (ст. 3 Закона об архивном деле).
Документацию по личному составу условно можно разделить на четыре группы:
Группа 1. Документы, связанные с комплектованием штата организации.
Например: трудовой договор (контракт), приказы (распоряжения) о приеме на работу, о назначении на должность, личная карточка работника и т.д.;
Группа 2.Документация, связанные с перемещение работников в период трудовой деятельности.
Среди них: соглашения, приказы (распоряжения) о переводе на другую работу, о совмещении профессий (должностей), об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника и т.д.;
Группа 3.Документы, связанные с отношением работников к трудовой деятельности.
В частности, приказы (распоряжения) о поощрении, об установлении надбавки к должностному окладу и т.д.;
Группа 4.Документация, связанные с прекращением трудовых отношений.
Как правило, это приказы (распоряжения) о расторжении трудового договора.
Однако новые положения применяются не ко всем документам организации. Касаются они лишь той документации по личному составу, которая создана начиная с 2003 г. Для более ранних документов сохраняется требование о хранении не менее 75 лет (пп. 1, 2 ст. 22.1 Закона № 43-ФЗ).
документации по личному составу, образовавшихся в связи с прохождением гражданами федеральной государственной службы, срок хранения составляет 75 лет после прекращения службы: военной, в органах внутренних дел, Следственном комитете и др. (п. 3 ст. 22.1 Закона № 43-ФЗ).
Читайте также:
- Новые сроки хранения документов и другие проблемы архива кадровой службы
Формирование дела с приказами по личному составу
При формировании дел с приказами по личному составу учитываются сроки хранения кадровых документов в организациях:
- 50 (75) лет (о них мы говорили в предыдущем разделе);
- 5 лет (приказы об очередных и учебных отпусках, наложении дисциплинарного взыскания, краткосрочных внутрироссийских командировках).
По этой причине формируется два разных дела: приказы по личному составу со сроком хранение 50 (75) лет и приказы по личному составу со сроком хранения 5 лет.
Если в организации издается большое количество приказов, то их можно подшивать в разные дела (например, приказы о приеме на работу, приказы о переводе, приказы об увольнении и т.д.).
Формирование дела с личными карточками работников для организации хранения документов
Личные карточки оформляются при трудоустройстве работников и ведутся в течение всего периода их трудовой деятельности
Как правило, такие документы хранятся в виде картотеки, разделены по структурным подразделениям, а внутри разделов – по алфавиту.
После увольнения сотрудника его личная карточка перемещается в дело «Личные карточки уволенных работников».
Читайте также:
- Что делать с "прошлогодними" делами кадровой службы?
Формирование дела с договорными документами для организации хранения
Если в организации ведутся личные дела сотрудников, то трудовые договора и соглашения включаются в их состав. В противном случае такая документация формируются в отдельное дело «Трудовые договоры, соглашения с работниками».
Классификация кадровых документов
Основные виды кадровых документов можно разделить на две большие группы:
- предназначенные для учета личного состава рабочего персонала;
- связанные с управлением рабочим персоналом и организацией труда.
В зависимости от целевой принадлежности кадровая документация классифицируется следующим образом:
- копии и оригиналы документов, предъявленных сотрудниками при приеме на работу (паспорта гражданина РФ, трудовой книжки, документов об образовании, справки об отсутствии судимости и т.д.);
- документы, которые разрабатывает работодатель в связи с возникновением трудовых отношений (к ним относятся локально-нормативные акты и документы по кадровым функциям).
Помимо этого, документы кадрового учета различаются по типичным процедурам:
- прием на работу;
- перевод на другую работу;
- увольнение с работы;
- оформление отпусков;
- оформление поощрений;
- оформление дисциплинарных взысканий.
Существует и такая классификация кадровой документации:
- обязательные документы (должны быть во всех организациях, нанимающих рабочий штат)
- факультативные документы (принимаются работодателем по его усмотрению).
Обязательные кадровые документы в организации перечислены в ТК РФ. Также к ним относятся формы первичной документации по учету труда и его оплаты, разработанные Госкомстатом.
Правила уничтожения документов в организации
После того, как срок хранения документов истек, либо они потеряли практические значение, документация подлежит уничтожению. Для этих целей проводится экспертиза ценности документов и на ее основании составляется акт. В него, как правило, переносится информация с обложек дел, отобранных к уничтожению. Подписывается акт сотрудником, проводившим экспертизу, и на нем ставится отметка о согласовании с экспертной комиссией организации. Утверждается акт руководителем организации.
Как сортировать дела
Внутри дела вся документация расположена по номерам и хронологии. При превышении допустимого объема дело подразделяется на тома с последовательными порядковыми номерами.
Если предприятие большое и кадровых бумаг очень много, то разрешено размещать документацию в различных делах (прием на работу, переводы, увольнения).
Личные карточки сотрудника заводят при принятии на работу и заполняют до последнего дня работы человека. Обычно этот вид документов хранится как картотека, делящаяся на подразделения, в которых применяется алфавитная система. После расторжения договора с подчиненным карточка отправляется в дело с личными карточками уволенных работников.
При ведении личных дел подчиненных разнообразные контракты, договоры и соглашения включают в эти дела. Есть и другой вариант: для этих документов создается новое дело с наименованием «Договоры и соглашения с сотрудниками». Уволив сотрудника, договоры и соглашения перемещаем в дело «Договоры и соглашения уволенных работников».
Сохранение кадровой документации делят на текущее и архивное. Текущее – это нахождение документации в нынешний момент в делопроизводстве. Архивным считается нахождение дел в архиве. Если помещения для размещения в нем архива нет или его невозможно оборудовать, то документы обоих видов оставляют на хранении в службе кадровиков, но отдельно от места приема посетителей.
Порядок формирования дел для хранения документов в организации
Кадровая документация формируется в дела, как правила, с наступлением нового календарного года в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. Такое формирование ведется в целях обеспечения быстрого поиска документов и подготовки их к архивному хранению.
При формировании дел кадровая служба руководствуется Основными правилами работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от ) и Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документации архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от № 526).
Читайте также:- Регулирование архивной деятельности в Российской Федерации
- Новые сроки хранения документов и другие проблемы архива кадровой службы
- Образец описи дел структурного подразделения
На сегодняшний день эти два нормативных акта являются действующими. Однако они не являются нормативными актами, обязательными для исполнения, а носят лишь рекомендательный характер.
Читайте по теме в электронном журнале- Инструкция по кадровому делопроизводству: что изменить, чтобы применять новую Методичку в компании
- Как оформить пять кадровых документов по новой Методичке Росархива
- Три поучительные истории, в которых кадровик слишком много на себя берет
Хранение документов по кадрам
Многие кадровые документы содержат персональные данные сотрудников, поэтому для них должны быть созданы особые условия хранения. Ответственность за хранение кадровых документов несут инспекторы по кадрам, а если в организации отсутствует эта должность – тогда вся ответственность ложится на руководителя. Все бумаги имеют разную степень значимости и для каждой из них установлены отдельные сроки хранения.
Юридическим лицам следует разработать положения, касающиеся сохранности документов по личному составу, и обеспечить для этого надлежащие условия. Для этих целей рекомендуется создать архив кадровых документов, его компетенцию надо урегулировать соответствующим положением. При этом следует руководствоваться Решением Коллегии Росархива от г. об организации архивов предприятий. Документы, подшитые в дела, должны находиться в специально оборудованных помещениях с оптимальным температурным режимом и достаточным количеством мест для хранения.
Организации имеют право не создавать у себя архивы для хранения бумаг, а передавать их на хранение в госархивы. Если правила хранения документации будут нарушены – руководству фирмы грозит административная ответственность и штраф в размере 300-500 руб. (ст. КоАП РФ).
Правила архивирования документов в организации
Как правило, хранение кадровых документов осуществляется с целью удовлетворения социально – правовых запросов экс-работников.
Так, выделяют две стадии хранения кадровых документов:
Стадия 1. Текущее хранение (хранение в делопроизводстве).
Стадия 2. Архивное хранение (хранение в архиве).
Если в организации нет архивного помещения, то хранение документов в двух стадиях осуществляется в кадровой службе.
Правила хранения документов в архивах организации
В целях обеспечения сохранности и целостности кадровых документов необходимо соблюдать определенный режим хранения:
- помещение должно быть оборудовано специальными шкафами или сейфами, которые будут надежно запереться и опечатываться;
- дела целесообразно размещать на полках в соответствии с номенклатурой дел;
- место хранения документов в помещении кадровой службы необходимо отделить от той части кабинета, где осуществляется работы с посетителями.
Какие требования существуют
В ст. 17 № 125-Ф3 прописано, что все организации обязаны хранить документацию по учету кадров. Для выполнения закона заводятся и ведутся дела. Обычно формирование дел из документации кадровой службы происходит со следующего календарного года. Регламентируется создание, оформление и ведение деловой номенклатуры, которая утверждается руководством компании индивидуально. Сформированные дела уменьшают время поиска требуемых данных, и одновременно происходит подготовка для отправления оконченных дел в хранилище.
Ниже представлен перечень требований, согласно которым необходимо вести кадровый учет:
- Создание и оформление дел для любой документации по кадрам происходит согласно регламенту делопроизводства предприятия.
- Дело считается начатым, когда в него был подшит 1-й документ.
- При ведении дела оформляют обложку. На ней должны быть указаны следующие данные: юридическое наименование предприятия; название подразделения, в котором работает подчиненный; на папке дела обязан присутствовать учетный номер; название самого дела; время, в течение которого дело будет храниться.
- Подшивать в дело разрешено только бумаги, которые приведены в исполнение и прошли оформление.
- В дело допущена подшивка только оригинальных бумаг, кроме ряда оговоренных случаев.
- В папку дела разрешено заносить бумаги, выпущенные и выполненные в одном календарном году.
- Допустимый размер дела – 250 листов и максимально допустимой толщиной в 4 сантиметра.
В марте 2019 года поменялись сроки хранения кадровых документов. С 13 марта прошлого года документация по штату организации хранится не 75, а 50 лет.
Согласно последним изменениям, документы по кадрам должны храниться 50 лет.Изменение коснулось всей документации, которая демонстрирует взаимоотношения между работодателем и подчиненным.
Нормативная база
Хранение и оформление кадровых документов в РФ регламентируется такими нормативными актами:
- Трудовой кодекс РФ;
- приложение к Постановлению Госкомстата РФ от г. № 1;
- закон о персональных данных от г. №152;
- приказ Минкультуры РФ от г №558 (в ред. от г.);
- закон об архивном деле от г. №125-ФЗ;
- Указ Президента РФ от №151;
- Кодекс об административных правонарушениях (КоАП РФ).
Вопросы и ответы
Источники
Использованные источники информации.
- https://www.pro-personal.ru/article/1085008-qqs-16-m3-srok-hraneniya-kadrovyh-dokumentov-izmeneniya-2019
- https://zhazhda.biz/base/hranenie-kadrovyh-dokumentov-v-organizacii
- https://spmag.ru/articles/sroki-hraneniya-kadrovyh-dokumentov