Как написать письмо о предоставлении информации образец

Нужно уточнить у контрагента какую-то информацию или получить от потенциального партнёра документы для заключения договора? Составьте официальное письмо-запрос. Чтобы запросить любую информацию от организации принято оформлять письмо-запрос. Мы приводим образец такого письма, доступного для скачивания.

Письмо-запрос о предоставлении информации

Как и другая исходящая документация, пишется на официальном бланке или же с обязательным указанием всех реквизитов отправителя. Текст формируется по такой схеме:

• разъяснение мотива письменного обращения;
• ссылка на нормативную базу (если есть необходимость);
• суть обращения;
• конкретная просьба (что требуется от получателя запроса);
• стандартные реквизиты окончания делового документа (дата, подпись с расшифровкой, при необходимости – печать);
• регистрация в качестве исходящей документации.

Открыть и скачать онлайн

ФАЙЛЫСкачать пример письма-запроса о предоставлении информации .doc

ООО «Преодоление»
Россия, г. Владивосток, ул. Адмирала Фокина, 46
Тел. (423) 777-38-90, факс (3423) 777-38-91
Генеральному директору
ООО «Настурция»
А.Р. Леонтовичу

года, исх. № 78

Об ассортименте и ценах на расходные материалы

Уважаемая Анна Ростиславовна!

Благодарим Вас за коммерческое предложение от Вашей фирмы, полученное нами 20 мая 2019 года (входящий № 78) .

Мы заинтересованы в приобретении расходных материалов, предоставляемых ООО «Настурция», в связи с чем нам необходима более подробная информация о ценах и ассортименте.

Просим выслать подробный прайс-лист на продукцию. Надеемся на плодотворное сотрудничество.

С уважением,
генеральный директор ООО «Преодоление» /Холодов/ Б.В. Холодов

Какие виды существуют и каковы их особенности?

Все разновидности данного документа можно условно разделить на два вида:

1. Положительный ответ на запрос информации – выражает согласие организации предоставить информацию, которая изначально запрашивалась.
2. Отрицательный ответ – означает мотивированный отказ в предоставлении данных или отклонение предложения.

Главная особенность, а также отличие данных разновидностей письма-ответа на запрос информации, кроется в его содержании.

Так, составляя положительное письмо, необходимо дать максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный вопрос. В конечном итоге у обратившейся организации не должно оставаться вопросов по существу представленной информации.

ВАЖНО. Также в отрицательном письме рекомендуется указать, при каких условиях организация, направившая запрос, сможет получить запрашиваемую информацию.

Образец письма-запроса

Письмо-запрос составляется для получения какой-либо официального характера информации или документов. Очень похожая тема – письмо-просьба. Так что посмотрите статью с образцами письма-просьбы, там тоже могут оказаться полезные для вас примеры. Ну, и конечно образец письма-запроса вы найдете в этой статье.

Как всякое деловое письмо запрос оформляется на официальном бланке. Чтобы правильно написать письмо-запрос, вы также должны знать основные правила оформления реквизитов документов (такие как адресат, подпись, заголовок к тексту и т.д.). На письмо-запрос требуется направлять письмо-ответ.

Обычно текст письма-запроса начинают с разъяснения причин, мотивов вашего обращения. Примеры – «В соответствии с заключенным договором…», «В целях реализации ранее достигнутых договоренностей…», «На основании телефонного разговора…», «Для урегулирования спорных вопросов…» и т.д.

Вы также можете ссылаться на необходимые законодательные и иные нормативно-правовые акты. Тогда ссылка должна оформляться по образцу:

«В соответствии с п. Х ст. ХХ Федерального закона от № 208-ФЗ «… полное название документа».

Указание на конкретный пункт или статью можно пропустить, но дальше всегда соблюдается последовательность – вид документа (постановление, приказ и т.д.) + автор этого документа + дата + его номер + его название.

Впрочем, если причина запроса очевидна, то допускается сразу переходить к изложению сути обращения без каких-либо разъяснений. И наоборот, если есть необходимость, то можно подробно описать ситуацию, не ограничиваясь одной фразой.

В самом запросе формулируются конкретные волнующие автора письма вопросы – «Просим сообщить о…», «Просим выслать…», «Будем признательны, если…» и т.д. Допускается тактичное указание желаемого срока получения запрашиваемой информации.
 

 
Письмо-запрос – образец оформления в формате doc.

Еще пример письма-запроса

Просим Вас проинформировать о возможности поставки стеллажей комбинированных (код по каталогу СКП-325-0942) в количестве 50 штук в срок до 10 ноября 2014 г., а также сообщить об условиях платежа и доставки.

На этом считаю тему составления запроса достаточно раскрытой. Приведенные образцы письма-запроса вам в помощь. Не забудьте посмотреть статью о написании письма-просьбы (ссылка в начале статьи), там тоже примеры обращений.

Евгения Полоса

К записи 561 комментарий

Источник:

Когда пишется письмо о предоставлении информации

Ситуация, когда для принятия каких-либо управленческих решений требуется дополнительная информация не такая уж редкая. Решением вопроса, конечно, может стать устный запрос или обращение по телефону. Но такой ответ не имеет юридической силы, даже если в его достоверности никаких сомнений нет. В таких случаях необходимо составить письмо о предоставлении информации, на которое адресат по закону обязан предоставить официальный ответ в установленные сроки.

Письмо о предоставлении информации или письмо-запрос — распространенный вид деловой переписки, содержащие соответствующую просьбу, а в некоторых случаях, указание. С просьбой о предоставлении недостающих сведений компания может обратиться к деловым партнерам, контрагентам, сторонним предприятиям. Часто адресатом запроса являются государственные органы и профильные структуры. Указание о направлении в его адрес запрашиваемых данных может быть дано в случае обращения головного предприятия в нижестоящую организации, дочернюю фирму, обособленное подразделение.

Запрос в ПФР, чтобы узнать заработок сотрудника у предыдущих работодателей

Скачать образец  

И письмо-запрос, и письмо-ответ являются документами, обладающими юридической значимостью. Для того, чтобы это условие было соблюдено, такие письма составляются и оформляются в строгом соответствии с действующими государственными регламентами. Регламентами устанавливаются не только требования к оформлению и наличию обязательных реквизитов, но и к текстовому содержанию письма о предоставлении информации.

Читайте по теме в «Справочнике секретаря и офис-менеджера»

• Новый ГОСТ по делопроизводству: как правильно оформить документы
• Как применять ГОСТ‑2016: новые Методические рекомендации Росархива

Структура письма

Пишутся такие послания по той же схеме, что и другие деловые письма:

• сперва указываются реквизиты получателя и отправителя;
• затем – дата составления и исходящий номер документа;
• заголовок, отражающий суть вопроса;
• обращение к получателю (как правило – по имени и отчеству, если только вы не пишете в официальные инстанции);
• суть вопроса;
• благожелательное изъявление надежды на сотрудничество;
• благодарность;
• должность, ФИО и подпись отправителя.

Поскольку письмо-запрос – официальный документ, писать его следует на фирменном бланке. Образец письма-запроса можно скачать здесь.

Кто составляет документ

Документ создается от имени учреждения. Готовить текст сообщения может любой сотрудник. Чаще всего к составлению привлекают специалистов, которые разбираются в направлении запроса. Важным условием является действие работника в интересах своего руководства и организации.

Готовить документ может сам руководитель. При привлечении сотрудников к составлению письма важно провести согласование текста сообщения с начальником. Если не сделать этого, то могут появиться спорные и конфликтные моменты, недоразумения. Предварительное утверждение исключит такие ситуации.

Выделяют письма, которые должны передаваться лично в руки адресату. В этом случае составлять документы должен сам директор. Он направляет запрос непосредственно руководству другого предприятия. Вскрывать такую корреспонденцию запрещено всем, кроме получателя.

Какие виды писем ответов существуют, и каковы их особенности

На практике существует несколько видов ответов на запросы о предоставлении информации.

Они делятся на две группы:

• Положительный ответ с предоставлением запрашиваемых данных – заявителю сообщается о принятом решении и сообщается та информация, которую он запрашивал;
• Отрицательный ответ – заявителю представляется мотивированный отказ с подробным указанием причин принятого решения.

Отличие двух данных категорий ответов – их содержание. Например, при положительном решении дается не только полный ответ на заданный вопрос, но и максимально возможно вписывается вся информация по сути запрашиваемой информации. В результате, получив такой ответ, заявитель должен быть полностью им удовлетворен без лишних дополнительных вопросов.

Главная особенность, а также отличие данных разновидностей письма-ответа на запрос информации, кроется в его содержании. Так, составляя положительное письмо, необходимо дать максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный вопрос.

В конечном итоге у обратившейся организации не должно оставаться вопросов по существу представленной информации. При формировании отрицательного ответа на запрос, наоборот, уклон делается на мотивирующую его часть, так как запрашиваемая информация по тем или иным причинам не будет представлена.

Если есть такая возможность, то в отрицательном решении дайте указание заявителю на адреса, куда ему следует обращаться за получением запрашиваемых данных.

Посмотрите видео. В каком виде представлять документы по требованию налоговой?

Как правильно написать?

Важно! В переписке следует четко придерживаться официального стиля. Лирические отступления и все, что вы хотели бы сказать о работе государственных органов, затруднят понимание сути вашей проблемы.

Запрос пишется в произвольной форме, но обязательно должен содержать следующие пункты:

1. В шапке запроса указывается полное наименование учреждения-получателя. Допустимо как обращение к конкретному специалисту, так и общие формулировки: «в юридический отдел», «в управление делами» и т.д.Обязательно указание реквизитов для обратной связи – фамилия, имя отчество, адрес и контактный телефон гражданина, либо наименование и данные организации, от имени которой осуществляется запрос.
2. В основной части запроса необходимо четко сформулировать вопросы, на которые вы хотите получить ответ. Не следует прибегать к общим фразам и писать «прошу предоставить информацию о вашей деятельности за такой-то период».Если вы запрашиваете сведения по различной тематике, запрос разбивается на подпункты, каждый из которых пронумеровывается.

Оформляем письмо-запрос. Особенности составления

Письмо-запрос — информационное письмо, которое пишется с целью прошения о предоставлении информации, материальных ценностей или документов на имя руководителя, бухгалтера предприятия или другого ответственного лица.

Перед тем как начать оформлять письмо-запрос необходимо ознакомиться с общими правилами, для составления всех деловых писем. Письмо-запрос пишется в свободном стиле, но требует включения реквизитов.

Как написать письмо-запрос о предоставлении информации или документов?

Письмо-запрос может быть оформлено как на фирменном бланке организации, так и на простой бумаге. Преимущество использования фирменного бланка заключается в том, что на нем уже будут указаны все необходимые реквизиты компании: полное название организации, контактные данные, юридический адрес предприятия, ИНН, КПП и ОГРН.

Если нет фирменного бланка, то можно писать на листе формата А4 указав в верхнем левом углу все необходимые данные — номера телефонов, контактные лица, адреса. Содержание письма обычно адресовано одному человеку. Следует заметить, что как правило, письмо-запрос оформляют на имя директора компании, главного бухгалтера. Всё зависит от того, какая информация запрашивается.

Письмо-запрос обязательно подписывается и при необходимости закрепляется гербовой печатью. После чего  оно обязательно регистрируется в журнале исходящих документов предприятия с указанием регистрационного номера. Также указывается дата написания письма-запроса.

Пример письма-запроса о предоставлении прайс-листа

Скачать письмо-запрос (образец)

Примеры писем-запросов о предоставлении документов и информации вы можете скачать по ссылкам ниже.

Читайте также: Как разблокировать ноутбук, если забыл пароль

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Источник:

Письмо-запрос в банк

Письма в банк помогают в решении многих спорных вопросов и прояснении необходимой информации. Обязательные к соблюдению формальности:

• правильное указание реквизитов автора письма;
• ясное изложение проблемы;
• по возможности, ссылки на документальные или законодательные подтверждения своих слов;
• по Интернету запрос в банк стоит отправлять только при наличии электронной подписи, в других ситуациях предпочтительнее бумажный вариант с собственноручной визой.

Открыть и скачать онлайн

ФАЙЛЫСкачать пример письма-запроса в банк .doc

В АКБ «Мосбанк»
123790 г. Москва, ул. Высокая, 78
от Линчевского Дмитрия Яковлевича,
проживающего по адресу:
123908, г.Москва, ул.Октябрьская,
д. 90, кв. 213,
тел. 222-66-88
e-mail: lynch@

О реструктуризации задолженности

г. между мною, Д.Я.Линчевским, и АКБ «Мосбанк» был заключен Договор по кредиту №5609/13 от г. на следующих условиях: сумма кредита: 500 000 руб., на срок 2 года (дата окончательного возвращения кредита года), процентная ставка 17%, целевое использование – покупка автомобиля.

Согласно пункту 5.6 Договора возможно изменение размера ставки по процентам или срока выплаты кредита как по соглашению сторон, так и в одностороннем внесудебном порядке.

С года произошло ухудшение моего финансового состояния. Это связано с моим серьезным заболеванием, что подтверждается листком временной нетрудоспособности № АО 1507285.

В течение действия данного Договора я своевременно осуществлял выплату Банку по всем обязательствам, включая сумму кредита, процентов и комиссии. На дату сегодняшнего обращения просроченной задолженности у меня нет.

О результатах рассмотрения заявления прошу оповестить меня в письменном виде и по электронной почте по адресам, указанным выше.

г. /Линчевский/ Д. Я. Линчевский

Назначение и содержание

Основная задача – получить актуальную, достоверную информацию от какого-либо лица. Как правило, письмо составляет одно юридическое лицо в адрес другого. Но в целом он может быть оформлен любыми лицами:

• индивидуальными предпринимателями;
• частными гражданами;
• представителями органов власти;
• общественными деятелями и др.

Таким образом это разновидность деловой корреспонденции, единого образца которого не установлено. Тем не менее, на практике сложились определенные требования документа. В нем обязательно отражаются такие сведения:

1. Наименование отправителя.
2. Наименование получателя (адресата).
3. Номер и дата регистрации документа (в журнале исходящей корреспонденции).
4. Название документа обычно содержит суть просьбы – например: «Запрос на предоставление копий документов».
5. Основная часть – изложение обстоятельств, побудивших написать запрос.
6. Просительная часть – собственно просьба о том, какие именно сведения необходимо получить.
7. Иногда образец письма-запроса также сопровождают приложениями – документами, копии или оригиналы которых прикладывают к основной бумаге. Указывают название документа, и количество страниц.
8. В конце можно дополнительно указать удобный способ ответа – по почте или на е-мэйл. В общем случае принято отправлять ответ таким же способом, как пришел сам запрос, однако в любом случае решение остается на усмотрение отправителя.
9. Дата, подпись, расшифровка подписи, должность просителя, печать организации. В некоторых случаях компании не используют печать в документообороте – тогда достаточно поставить только собственноручную подпись.

Как правило, он составляется на фирменном бланке организации. Присутствуют отметки о реквизитах компании или ИП. Предпочтительно использовать печатный вариант оформления, хотя иногда письмо составляют и в рукописном виде.

Отправить можно разными способами:

• по обычной почте;
• по е-мэйл;
• передать по факсу;
• передать с курьером.

Если принципиально важно получить документальное подтверждение отправки письма, лучше передать его физически – по почте или с курьером. Тогда можно получить уведомление о вручении, которое послужит доказательством факта и даты доставки.

Как писать?

Начинать запрос лучше с краткого объяснения причин обращения. Просто потребовать сведения без указания причин (да ещё и в ультимативной форме, как делают некоторые) – дурной тон. Напишите буквально одну вводную фразу, например:

• «на основании наших предварительных договорённостей»;
• «в целях предотвращения возможных спорных вопросов»;
• «в соответствии с заключенным договором»;
• «для заключения договора».

Если понадобится, можно ссылаться на акты законодательства. Например, если закон требует, чтобы перед заключением договора вы ознакомились с какими-либо бумагами, в письме можно написать: «В соответствии со статьей Федерального закона от № 397-ФЗ…». Переходить к сути без предварительных объяснений вы можете только в тех случаях, когда причина запроса очевидна (например, если вы пишете по образцу письмо-запрос коммерческого предложения). А вот если повод для обращения нестандартный, следует описать ситуацию и изложить ваши мотивы подробно, чтобы у получателя не осталось вопросов.

В содержательной части нужно сформулировать (по возможности – лаконично) одно конкретное требование. Нежелательно в одном и том же послании просить и разъяснений по нескольким тематикам. Впрочем, это опционально – если вы будете составлять письмо по каждому маленькому вопросу (которых штук 5-10 в общей сложности), это приведёт только к излишнему формализму. Адресат тоже не очень обрадуется, подвергнувшись такой «бумажной» бомбардировке. Начинают содержательную часть со стандартных вводных конструкций:

• «просим сообщить о…»;
• «будем крайне признательны, если Вы…»;
• «просим выслать…».

Письмо-запрос всегда требует письма-ответа. Если вопрос срочный и не терпит отлагательств – тактично упомяните, что хотели бы получить ответ как можно быстрее. С этой целью можно использовать следующие фразы:

• «просим ответить по возможности скорее»;
• «настоятельно просим ответить в пятидневный срок»;
• «просим дать ответ в двухнедельный срок»;
• «с нетерпением ждём Вашего письма»;
• «прошу прислать документы при первой возможности по электронной почте».

В большинстве случаев послание-запрос получается очень коротким. Не нужно растекаться мыслью по древу и высказывать свои соображения по теме и не по теме.

Ниже представлены примеры самых распространённых запросов.

Как оформить письмо-ответ

Ряд поступающей в организацию корреспонденции требует отправки ответов по тем или иным вопросам. В данной статье мы подробно рассмотрим, как правильно составить письмо ответ на запрос.

Входящая корреспонденция каждой организации состоит из различных документов, определенные виды которой требуют отправки ответных сообщений. При этом необходимо хорошо разбираться в разновидностях входящей документации и в письмах, на которые требуется дать ответ. Предлагаем вам подробно ознакомиться с видами входящих писем, на которые необходимо отправить ответное сообщение.

Письмо-просьба

Уже из названия данного документа становится очевидным, что он содержит какую-либо просьбу, направленную адресату.

Как правило целью данного документа является получение определенной информации, товаров или услуг, в которых нуждается автор письма.

Данная категория входящей документации оформляется на бланке письма и содержит такие фразы, как: «Просим Вас уведомить о…», «Просим Вас сообщить…», «Просим принять меры…» и т.д.

В некоторых случаях деловая бумага может содержать не прямую просьбу, а лишь пожелание. К примеру, «Надеемся на рассмотрение обращения…». В таком случае документ также должен содержать само обращение или описание ситуации, требующей принятия определенных мер.

Бывают и такие ситуации, когда одно письмо-просьба содержит в себе несколько прошений. В таком случае правила оформления требуют, чтобы каждая из них была описана в отдельном абзаце. При этом каждый последующий абзац, содержащий прошение, следует начинать со слов «Также просим Вас принять меры…», «Попутно просим Вас обратить внимание…», «Одновременно просим Вас рассмотреть…» и т.д.

Письмо-запрос

Пожалуй, письмо-запрос является единственным документом, ответ на который необходимо отправить в обязательном порядке. Несмотря на то, что письма-просьбы и письма-запросы очень похожи по стилю изложения и содержанию, запрос имеет одну отличительную особенность, которую нельзя оставить без внимания. Речь идет об обосновании документа.

Письма-запросы относятся к служебным письмам, направляемым адресату с целью получения определенной информации, документов и деловых бумаг. Такой документ в переписке отличается наличием обоснования, которое указывает автор запроса.

В качестве обоснования может быть указана отсылка к какому-либо государственному документу, нормативному акту или закону, в соответствии с которым автор в праве ознакомиться с запрашиваемой информацией или деловыми бумагами. Также обоснованием может служить отсылка и к организационно-правовым документам, которые дают право ознакомиться с определенной информацией.

И именно по причине наличия законного обоснования, необходимо обязательно оформить официальный ответ на запрос. Ниже мы более подробно рассмотрим образец ответа на письмо обращение.

Письма-приглашения

Хоть приглашения на различные мероприятия и не требуют, чтобы адресат отправлял письмо-ответ, во многих случаях подобная необходимость диктуется деловым этикетом.

При этом ответное сообщение в данном случае желательно оформить как можно раньше.

Если же такая возможность отсутствует, то предупредить о возможном присутствии или отсутствии на мероприятии можно позвонив приглашающей стороне.

Структура и оформление письма-ответа

Как уже говорилось выше, письмо ответ на запрос является обязательным, поэтому к его составлению необходимо приступать как можно быстрее, после получения запроса.

Если по каким-то причинам оформление документа затягивается, то имеет смысл предупредить автора о том, что запрос был получен, однако его обработка требует времени.

Это не только будет вежливым поступком, соответствующим деловой этике, но и даст время на формулировку послания.

Положительный ответ

Письмо ответ, содержащее положительное решение по поводу конкретной просьбы или запроса, оформляется в том же стиле, что и сам запрос. По сути, оно должно быть написано с использованием тех же формулировок и в том же стиле.

В документе следует упомянуть о том, что просьба была рассмотрена, на основании чего было принято положительное решение (решение удовлетворить просьбу).

При этом, если потребуется, можно указать сроки, в течение которых запрос будет удовлетворен.

В случае, если ответ на официальный запрос (образец представлен ниже) требует отправки определенных деловых бумаг, то они могут быть прикреплены к письму. При этом следует указать в основном документе перечень прикрепленных документов, их количество и название. При необходимости указывается количество экземпляров.

Письмо-ответ (образец)

Источник:

Письмо-запрос о предоставлении документов

Официальный документ требует указания реквизитов или отправления на фирменном бланке. Структура письма, запрашивающего документы, немногим отличается от других писем-запросов:

• «шапка» (реквизиты отправителя, должность и ФИО получателя);
• дата, исходящий номер;
• название запроса, отражающее характер просьбы;
• личное обращение (кроме запросов в госорганы);
• суть просьбы;
• вежливая фраза про сотрудничество и благодарность;
• завершение документа (подпись, печать).

Открыть и скачать онлайн

ФАЙЛЫСкачать пример письма-запроса о предоставлении документов .doc

ООО «Персефона»
г. Солнечногорск Московской области, ул.Почтовая, 19
Тел. (49626) 722-34-18, факс (49626) 722-34-20
ИНН 2192847361, КПП 50010007
Директору АКБ «Финресурс»
А.П. Реутову

года, исх. № 12

Запрос на предоставление копий документов

Уважаемый Анатолий Петрович!

Для восстановления безнадежно испорченной вследствие затопления офиса документации просим Вас в ближайшее время направить нам копии находящихся у Вас расчетных документов о поступлениях и списаниях финансовых средств, а также банковских выписок по счету ООО «Персефона» за 2016 год. Напоминаем номер расчетного счета нашей организации: 40195637000057395001.

Главный бухгалтер ООО «Персефона» /Клубниченко/ Р.В. Клубниченко

Как правильно составить деловой запрос в организацию о предоставлении информации

В настоящее время для получения любой информации от компетентных организаций необходимо направить запрос. Он относится к разновидностям деловой переписки. Поэтому важно соблюдать правила ее ведения.

Документ составляется с использованием официально-делового стиля. От того, насколько составитель владеет умением правильно оформлять такие письма, зависит уважение к организации, которую он представляет.

Деловые письма

Любое письмо является визитной карточкой организации. Оно отражает ту позицию, с которой представитель обращается к адресату. Для создания положительного имиджа компании важно выразить в письме доверие, уважение. В этом случае задачи будут решаться быстрее, а переговоры будут эффективными.

Выделяют некоторые принципы ведения переписки:

• оппоненты должны уважать личность и деловую позицию друг друга;
• к деловым интересам сторон необходимо относиться внимательно;
• переписка предусматривает полную конфиденциальность;
• задачи, которые закладываются в письме, должны быть вовремя решены.

Деловые письма имеют ряд преимуществ перед другими видами отправлений:

• На простое письмо может не поступить ответа, даже если он требуется. Кроме того оно может потеряться в ходе обычной деятельности, поэтому сотрудникам приходится созваниваться и просить о проверке корреспонденции.
• Электронное сообщение может не отразить полностью просьбу, которая должна быть удовлетворена получателем.
• В обилии информации обычные отправления могут быть не восприняты должным образом. Это приведет к тому, что проблема не будет решена.

Для экономии времени необходимо соблюдение общих правил ведения деловой переписки. В этом случае возможно устранение недопонимания и спорных моментов.

В зависимости от структуры письма могут быть коммуникационными и договорными.

В первом случае выделяют:

• отказы;
• претензии;
• признания;
• оправдания.

Эти виды используются в повседневной деятельности чаще всего.

Письма-договоренности имеют большое значение.

Они помогают:

• подвести итоги;
• договориться о чем-либо;
• поставить сроки выполнения задач;
• убедиться, что стороны поняли суть договора.

Простой язык, используемый в повседневной жизни, при составлении делового письма не используется. В корреспонденции должны быть исключены ошибки и опечатки.

Выделяют основные правила составления деловых писем:

• В письме не нужно использовать слова, значение которых до конца не ясно отправителю. Если отказаться от такой лексики невозможно, то важно пользоваться словарями для подтверждения правильности применения.
• Лучше не применять специфические термины. Ведь адресат может не понять сути выражений или ошибочно их истолковать. Если в письме важно прописать конкретное слово, то можно дать ему объяснение или расшифровать аббревиатуру.
• Предложения должны быть короткими. Длинные конструкции лучше оставить для романов, а не деловых переписок.
• До внесения данных в тело письма, необходимо подготовить текст в редакторе. Это позволит автоматически проверить орфографию и пунктуацию. Также это даст возможность сохранить написанное при потери связи с интернетом. Для этого настраивается автосохранение.
• Пользоваться планшетом или телефоном для предварительного набора текста не рекомендуется. Ведь их настройки могут быть выставлены так, что автоисправление будет неверным.
• Перед отправкой нужно перечитать текст, проверив ошибки и его логическое построение. Необходимо произвести вычитку через час после отвлечения от сообщения. В этом случае удастся лучше оценить текст.

Кто составляет документ

Документ создается от имени учреждения. Готовить текст сообщения может любой сотрудник. Чаще всего к составлению привлекают специалистов, которые разбираются в направлении запроса. Важным условием является действие работника в интересах своего руководства и организации.

Выделяют письма, которые должны передаваться лично в руки адресату. В этом случае составлять документы должен сам директор. Он направляет запрос непосредственно руководству другого предприятия. Вскрывать такую корреспонденцию запрещено всем, кроме получателя.

Структура

Структура, которую имеет запрос в организацию о предоставлении информации, аналогична другим деловым письмам:

1. Обязательно прописываются реквизиты адресата и отправителя.
2. Далее идет дата, когда письмо было составлено, и присвоенный ему порядковый номер.
3. В заголовке прописывается наименование вопроса, который является приоритетным при составлении письма.
4. Отправитель должен обратиться к адресату. Правила предусматривают обращение по имени-отчеству. Исключение составляют запросы в организации, которым необходимо предоставить информацию.
5. В основной части отражается суть вопроса, необходимость получения отправителем информации.
6. Обязательно нужно выразить надежду на дальнейшее плодотворное сотрудничество.
7. Адресата нужно заранее поблагодарить.
8. Внизу прописываются личные данные (фамилия, имя, отчество), занимаемая должность ответственного за составления письма лица. Документ в обязательном порядке подписывается.

Запрос является официальным документом. Поэтому он составляется на фирменном бланке организации.

Оформление

Составление письма производится на листе, формат которого А4. Также составлять его можно, используя фирменный официальный бланк учреждения. Второй вариант считается лучшим. Ведь фирме не придется вручную вводить реквизиты компании, а также письмо будет выглядеть солиднее.

Вторым способом является печатное составление. Быстрые манипуляции позволят мгновенно передать сообщение оппоненту посредством электронной почты.

Письма составляются в одном экземпляре. Документ обязательно должен быть зарегистрирован в журнале в качестве исходящей корреспонденции. В этом случае он получает порядковый номер. Также в специальной графе прописывается дата составления.

Образец письма-запроса о предоставлении информации

Правила составление и образец запроса в организацию о предоставлении информации

Письмо-запрос направляется в том случае, если человеку необходимо предоставление оппонентом каких-либо документов или информации. Оформляется оно на официальном бланке.

Структуры письма аналогична обычной деловой корреспонденции.

Основными пунктами данного вида отправлений являются:

• реквизиты отправителя и адресата;
• исходящий регистрационный номер и дата создания документа;
• ссылка на исходное письмо с указанием его даты и номера (при направлении запроса в ответ);
• наименование документа;
• обращение к адресату (фамилия, имя, отчество руководителя или уполномоченного лица);
• цель обращения;
• суть запроса с приведением конкретных документов или сведений, которые должны быть предоставлены;
• обоснования предоставления данных;
• указание надежды на дальнейшее плодотворное сотрудничество и благодарность за оказываемую помощь (это пункт можно не включать, но он может повысить уровень письма при соблюдении делового этикета);
• подпись отправителя и его данные (фамилия, имя, отчество, контактные данные, занимаемая должность), которые требуются для связи получателя с составителем.

Читайте также: Как настроить wi-fi на пк через телефон

Письма-запросы предусматривают направление в адрес отправителя писем-ответов.

В качестве такой корреспонденции могут выступать:

• документы с запрашиваемыми сведениями;
• сопроводительные письма;
• мотивированный отказ в предоставлении данных.

Ниже представлены образцы писем-запросов, которые можно использовать в качестве шаблона при просьбе предоставить информацию.

Образец 1:

Письмо-запрос о предоставлении данных из архива

Уважаемый Андрей Иванович!

Источник: