Как правильно составить и оформить договор аренды автомобиля? На что обратить внимание при заключении? Какие документы и что нужно для оформления?. Пример и проводки аренды автомобиля у физического лица. Автомобиль сотрудника в служебных целях, что выбрать компенсацию или аренду? Договор аренды автомобиля без экипажа.
Содержание
- Расходы на аренду автомобиля
- Условия и правила сдачи
- Как взять или сдать в аренду автомобиль
- Арендованный транспорт – выход для многих
- Проблемы при сдаче в аренду легкового автомобиля сотрудника?
- Что такое аренда автомобиля
- Может ли предприятие арендовать авто у частного лица
- Аренда автомобиля сотрудника без экипажа – как отразить в учете?
- Договор аренды автомобиля
- Вопросы и ответы
Расходы на аренду автомобиля
Способы оформления использования транспорта (в том числе личного) в служебных целях
- Аренда автомобиля (в том числе личного) • Аренда с экипажем По такому договору арендодатель должен не только предоставить арендатору автомобиль, но и оказать ему услуги по его управлению и технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). • Аренда без экипажа Заключив такой договор, организация просто получает автомобиль сотрудника во временное владение и пользование (ст. 642 ГК РФ).
- Выплата компенсации за использование личного автомобиля сотрудника • Аренда автомобиляЗаключая договор, особое внимание уделите описанию арендуемого транспорта. В соглашении нужно прописать такие технические характеристики, чтобы можно было точно определить, какой именно автомобиль взят в аренду. Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в п.3 ст. 607 ГК РФ. В договоре аренды транспортного средства можно предусмотреть его выкуп.
Акт оказанных услуг по аренде автомобиля нужно составлять, только если это предусмотрено договором аренды. Периодичность составления тоже прописывают в договоре (ежемесячно, ежеквартально). В бухучете стоимость арендованного автомобиля отражается на забалансовом счете в оценке, принятой в договоре. Амортизация на автомобиль, который не числится на балансе, не начисляется.
Налогообложение
При расчете налога на прибыль расходы, связанные с арендой автомобиля (в том числе сотрудника), можно учесть в сумме фактических затрат (пп. 10 п.1 ст.264, п.1 ст.252 НК РФ). При этом организация также вправе учесть в составе расходов:
- затраты на ГСМ (пп.2 п.1 ст.253 НК РФ);
- страховые платежи, если обязанность по страхованию возложена на арендатора (пп.1 п.1 ст.263 НК РФ, ст. 646 ГК РФ).
Документальным подтверждением расходов в виде арендной платы по договору аренды транспортного средства с экипажем являются договор аренды, акты приемки оказанных услуг в рамках заключенного договора аренды и иные документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора (Письмо УФНС России по г. Москве от 30 апреля 2008 г. N 20-12/041966.1). К таким документам, например, относятся:
- приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за сотрудниками;
- заявки на использование арендованных автомобилей;
- копии путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованных автомобилей и время их использования.
Транспортный налог и налог на имущество за арендованное транспортное средство не платится (платит собственник имущества). Если организация арендует личный автомобиль сотрудника, то НДС данная операция не облагается. Сумма арендной платы включается в доход работника для целей уплаты НДФЛ, но не облагается страховыми взносами.
* В договоре аренды может быть предусмотрен иной порядок распределения указанных расходов.
Выплата компенсаций за использование личного автомобиля сотрудника
Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя или трудовой (коллективный) договор, в котором предусматриваются размеры такой компенсации. Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.Расходы на компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях могут учитываться в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от г. №92. Согласно постановлению нормы на выплату компенсации составляют:
- по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно — 1200 руб. в месяц;
- по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см включительно — 1500 руб. в месяц.
Таким образом, независимо от фактически компенсированной организацией работнику суммы его затрат, связанных с использованием им в течение месяца личного автомобиля для служебных поездок, для целей налогообложения прибыли указанные расходы признаются только в пределах норм, установленных Постановлением №92.
При этом представители налоговых органов считают, что сотруднику необходимо оформлять путевые листы для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:
- не удерживать НДФЛ и страховые взносы с суммы компенсации;
- учесть сумму компенсации при расчете налога на прибыль.
Более того, поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобиля (износ, ГСМ, ремонт), стоимость ГСМ, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автотранспорт в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов (письмо Минфина России от г. №03-03-06/1/39239).
Расходы на ГСМ
Непосредственными покупателями ГСМ на АЗС обычно являются сотрудники организации (водители). Средства на приобретение бензина организация выдает таким сотрудникам под отчет по РКО.
В течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться о расходах (п.6.3 Указания Банка России от г. №3210-У). К авансовому отчету должны быть приложены кассовые чеки с указанием количества, марок и стоимости ГСМ и даты покупок. В бухучете приобретенные ГСМ отражаются на субсчете 10-3 «Топливо».Если АЗС выдала сотруднику счет-фактуру, оформленный в организацию, или сумма НДС обозначена в отдельной строке кассового чека, подтверждающего покупку ГСМ, то НДС можно принять к вычету.
Если счета-фактуры нет, то ГСМ приходуется по цене, которая указана в кассовом чеке с учетом НДС (п.6 ПБУ 5/01).
Путевой лист
Путевой лист оформляется в одном экземпляре на каждое транспортное средство. Заполнять бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).
При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.
Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов – для каждого водителя.Многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях спидометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т.п. Ошибки и неточности при заполнении путевых листов также являются основанием для исключения данных расходов из состава уменьшающих базу по налогу на прибыль.
Использование служебного автомобиля без путевых листов рассматривается налоговыми органами как использование автомобиля в личных целях. Такой доход, полученный в натуральной форме, включается в базу для начисления НДФЛ.Расходы на ГСМ можно подтвердить не только путевыми листами, но и любыми другими документами, позволяющими достоверно определить пройденный путь. Например, документами, заполненными на основе данных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от г. №03-03-06/1/354.
Источник:
Условия и правила сдачи
Но просто взять и отдать автомобили какому-то незнакомцу нельзя, даже если у него все документы в порядке. Автомобиль – техника дорогая. А главное вождение автомашины – это действие, связанное с повышенным риском, как для водителя, так и для окружающих. Поэтому, прежде чем брать авто в аренду, надо ознакомиться с условиями, которыми прокатные организации сопровождают сдачу машин своим клиентам.
Эти условия касаются всех участников сделки, и в разных компаниях могут быть прописаны по-разному. Но в основном они выглядят так:
- Ограничение в возрасте. Чаще всего это 20 – 22 года.
- Наличие водительского стажа не менее двух лет. Отсутствие незакрытых проблем с дорожной полицией или судебных производств по нарушению ПДД.
- Отсутствие физических и психических противопоказаний к вождению.
- Осмотр автомобиля клиентом перед выездом. Все выявленные дефекты должны быть запротоколированы.
- Арендодатели гарантируют исправность отдаваемого в наем ТС.
- Возврат авто в том же виде, в котором он был получен. За все поломки и неисправности техники по вине клиента ответственность несет он.
- Заправка, замена масла и техобслуживание во время аренды – за счет клиента.
- В случае аварии арендатор должен сам сообщить об этом.
- В случае поломки авто не по вине арендатора, компания обязана предоставить ему аналогичную замену.
- Район возможной эксплуатации арендованного авто.
И еще стоит напомнить о некоторых принципах, которыми надо руководствоваться при аренде ТС. Желательно придерживаться следующих правил:
- Проверить, застрахован ли арендуемый автомобиль от угона и ДТП. Это важно, иначе в случае неприятностей платить придется арендатору.
- Не предпринимать никаких действий по ремонту, замене узлов и переоборудованию машины без письменного разрешения арендодателя.
- Если в течение арендного срока планируется допуск за руль третьих лиц, то они поименно должны быть упомянуты в договоре.
Как взять или сдать в аренду автомобиль
Передача автомашины арендатору осуществляется на основании подписанного обеими сторонами акта по приемке-передаче ТС, который должен содержать следующие пункты:
- Место и дату подписания, а так же полные имена участников сделки.
- Полное описание предмета договора, то есть указание на марку, цвет, номер и мощность авто. Номер двигателя и кузова. Величина пробега.
- Указание на технические неисправности либо отказ от претензий на этот счет.
- Ссылка на договор.
- Подписи и реквизиты сторон.
Сама процедура передачи выглядит следующим образом:
- Выбор интересующего вас автомобиля и проверка его технического состояния.
- Оформление заказа в офисе компании с подписанием договора и, возможно, других необходимых документов.
- Внесение залога в соответствии с договором.
- Получение автомобиля по акту (акт подписывается сторонами при полном выполнении зафиксированных условий).
- Автомашина должна быть полностью заправленной, оснащенной резиной по сезону, чистой и оснащенной всем необходимым (аптечка, набор ключей, запасное колесо).
Не мене важно соблюсти и условия возврата авто:
- Вернуть машину надо вовремя. В противном случае, как правило, за задержку более часа придется платить еще и штраф.
- Возвращается машина в том же виде, в каком была получена (чистая и с полным баком заправки).
- Это фиксируется подписанием акта о возврате авто (приема-передачи от арендатора компании).
- После чего залог возвращается, при этом из него может быть вычтена стоимость оплаты услуг и штрафов не предусмотренная в договоре.
Отдельно погорим о том, сколько стоит взять в аренду автомобиль (с выкупом и без).
В видео ниже рассмотрена процедура взятия в аренду авто:
Арендованный транспорт – выход для многих
Зачастую транспорт арендуют для свадеб и других торжественных мероприятий. Также некоторые люди попросту не могут обходиться без авто, поэтому при поломке собственной машины предпочитают не оставаться без «колес». Пользоваться же общественным транспортом – далеко не приятная вещь. А услуги такси – очень дороги для тех, кто постоянно ездит.
Бывает, что сдача машины в аренду – это вынужденная мера, так как гражданин взял кредит на приобретение данного авто, а справиться с ним не может. Новую машину с удовольствием возьмут в службу такси.
Сориентироваться по стоимости аренды можно, проанализировав цены в пунктах проката.
В столице имеется множество служб проката, цены в которых нельзя назвать низкими:
- машины бюджетного класса – 1400–1500 рублей в сутки;
- коммерческий транспорт, а также машины бизнес-класса – до 2000 рублей;
- люкс- или премиум-марки – 8–10 тыс. рублей.
В общем, если вы владеете не сильно престижной машиной бюджетного класса вроде Daewoo Nexia, Renault Logan и пр., то это станет отличным вариантом для такси, и можно смело просить 1 тыс. рублей в день.
Проблемы при сдаче в аренду легкового автомобиля сотрудника?
В современных реалиях одним из условий быстроты и мобильности работы любой организации является использование транспорта. Между тем не каждая организация может позволить себе его покупку. Среди основных способов решения этой проблемы – использование автомобилей работников c выплатой компенсации или аренда транспорта у сотрудников.Казалось бы, выплатить компенсацию или арендовать у сотрудника автомобиль — дело обычное. Однако налоговые и юридические последствия таких выплат работникам вызывают множество вопросов у бухгалтеров. В данном выпуске мы расскажем о том, как грамотно арендовать автомобиль сотрудника, а также возместить сотруднику его затраты по использованию личного автотранспорта в интересах организации, какие тонкости и нюансы нужно учесть при этом.
Оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях организация может различными способами:
- выплачивать сотруднику компенсацию за использование и износ личного автомобиля по трудовому договору;
- арендовать у работника автомобиль;
- заключить договор на оказание транспортных услуг;
- возможна также и передача машины в безвозмездное пользование или лизинг.
В данном выпуске мы предлагаем разобраться в порядке выплаты сотруднику компенсации за использование и износ личного автомобиля, а также в особенностях учета по договору аренды транспортного средства у сотрудника.
1.Выплата компенсации за использование личного автотранспорта в служебных целях.
Если работа сотрудника связана со служебными поездками и он с согласия или ведома работодателя использует собственный автомобиль, работодатель выплачивает ему компенсацию за использование автотранспорта, а также возмещает расходы на ГСМ, техническое обслуживание и др.Следует различать компенсацию за использование личного автотранспорта в служебных целях и расходы, связанные с использованием личного автотранспорта. Так, к компенсации относят выплаты за сам факт использования работником личного имущества, а к расходам, связанным с использованием личного транспорта, относятся расходы на ГСМ, ремонт и др.
Размер компенсации самостоятельно определяется договаривающимися сторонами (ст. 421 ГК РФ). Общий размер компенсации должен быть прописан в отдельном соглашении к трудовому договору. Это требование содержится в статье 188 Трудового кодекса.Для выплаты компенсации:
- Работник должен согласовать выплату компенсации с руководством;
- Работник должен написать заявление в бухгалтерию организации на ежемесячную выплату соответствующей компенсации;
- Работник обязан представить заверенную копию техпаспорта;
- Работник должен подтвердить, что имущество принадлежит ему именно на праве собственности.
Выплаты осуществляются на основании приказа руководителя. Кроме того, чтобы подтвердить использование транспорта в служебных целях, работнику необходимо вести учет служебных поездок в путевых листах и представить работодателю и чеки на покупку горюче-смазочных материалов.
Источник: —problemy-bukhgaltera
Что такое аренда автомобиля
Под арендой автомобиля подразумевается сделка, когда собственник передаёт машину во временное возмездное пользование арендатору, который обязуется использовать ее по назначению, обеспечивать топливом и техническим обслуживанием. Законодательством разрешена передача во временное пользование как легкового, так и грузового автомобиля. Все права и обязанности сторон фиксируются в договоре.
Арендатор несёт материальную ответственность за сохранность переданного ему имущества. Обязательства по уплате транспортного налога выполняет собственник машины.
Может ли предприятие арендовать авто у частного лица
На вполне логичный вопрос, может ли физическое лицо сдавать в аренду автомобиль юридическому, ответ утвердительный. Законодательство разрешает всем гражданам свободно распоряжаться своим имуществом. Согласно статье №608 ГК РФ право на передачу имущества в аренду принадлежит только собственнику. Его представитель может действовать только на основании нотариально заверенной доверенности. Следовательно, ТС должно быть зарегистрировано в ГИБДД на имя арендодателя.
Для того чтобы официально предоставить свою машину какому-либо ООО или АО во временное пользование, физическому лицу не нужно иметь регистрацию в качестве индивидуального предпринимателя. Достаточно заключить договор аренды.
Однако эта сделка не должна подпадать под категорию предпринимательской деятельности. Если автомобиль был приобретён с целью сдачи внаём или его аренда носит систематический характер, собственнику необходимо обратиться в ФНС по месту жительства и зарегистрироваться как ИП.
Аренда автомобиля сотрудника без экипажа – как отразить в учете?
По мнению контролирующих органов (письма Минфина России от № 03-03-06/1/559, УФНС России по г. Москве от № 20-12/041966.1), для подтверждения расходов в виде арендной платы по договору аренды транспортного средства (ТС) необходимы, в том числе:
- акт приемки-передачи арендованного имущества,
- иные документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора.
К таким документам, в частности, относятся приказ руководителя организации о закреплении арендованного ТС за сотрудниками и заявки на использование арендованного автомобиля. К названным документам нужно приложить также копии путевых листов, которые позволят определить регулярность и время использования, а также маршрут движения арендованных транспортных средств.
Расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ) и ремонт автомобиля, понесенные вашей организацией в процессе эксплуатации арендованного автомобиля, подтверждаются документами о приобретении и расходовании топлива, о проведении ремонтных работ.
Документами, подтверждающими расходы на ремонт автотранспортного средства, являются, например, акты выполненных ремонтных работ (унифицированная форма акта отсутствует, поэтому исполнитель может составить акт в произвольной форме с соблюдением требований о необходимых реквизитах, установленных ч. 2 ст. 9 Федерального закона от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При аренде автомобиля без экипажа у вашей организации-арендатора не возникает:
- расчетов по НДС, связанных с данной операцией;
- каких-либо налоговых последствий в части уплаты налога на прибыль;
- обязательств по уплате налога на имущество (т. к. имущество (автомобиль), полученное вашей организацией-арендатором по договору аренды, остается собственностью арендодателя);
- обязательств по уплате транспортного налога (т. к. автомобиль зарегистрирован на арендодателя (ст. 357 НК РФ), при этом, если ваша организация поставит автомобиль на временный учет в ГИБДД, то плательщиком транспортного налога все равно будет арендодатель (письмо Минфина России от № 03-05-05-04/04)).
При аренде автомобиля у физического лица, которое не является предпринимателем, ваша организация-арендатор выступает как налоговый агент (п. 2 ст. 226 НК РФ) и должна удержать с суммы арендной платы НДФЛ по ставке 13 % и перечислить удержанную сумму налога в бюджет по месту учета вашей организации-арендатора в налоговом органе не позднее дня фактического получения денег в банке на выплату арендной платы или дня ее перечисления на счет физлица (п.п. 4 и 6 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от № 03-04-06/3-127, от № 03-04-06/3-290 и от № 03-04-05/3-462).
Страховые взносы
Сумма арендной платы, выплаченная физическому лицу за пользование автомобилем, не облагается страховыми взносами во внебюджетные фонды (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от № 212-ФЗ, письмо Минздравсоцразвития России от № 550-19).Взносы на страхование от несчастных случаев с арендной платы уплачиваются только в том случае, если такая обязанность установлена договором аренды (п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от № 125-ФЗ).
Бухгалтерский учет
В бухгалтерском учете организации-арендатора формируются проводки (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от № 94н):Дебет 001 – арендованный автомобиль отражен за балансом;
Дебет 20 (26, 44 или иной счет учета затрат) Кредит 73 (76) – начислена арендная плата;
Дебет 20 (26, 44 или иной счет учета затрат) Кредит 60 (76) – учтены расходы на содержание автомобиля;
Дебет 19 Кредит 60 (76) – учтены суммы НДС, предъявленного контрагентами в части расходов по автомобилю;
Дебет 68 Кредит 19 – суммы НДС, предъявленного контрагентами в части расходов по автомобилю, приняты к вычету;
Дебет 73 (76) Кредит – удержан НДФЛ из суммы арендной платы, начисленной арендодателю;
Дебет 73 (76) Кредит 51 – выплачена арендная плата за «минусом» удержанного НДФЛ.
Самую полную информацию о порядке заключения договора аренды транспортного средства без экипажа, и о налоговых последствиях, которые возникают у сторон договора, можно найти в справочнике .
Источник:
Договор аренды автомобиля
При аренде авто с водителем или без него договоры будут различатьсястатьи 633, 643 ГК РФ.
Если арендуем только авто
В этом случае работник-арендодатель передает свой автомобиль работодателю во временное владение и пользование, а управлять им будет любой сотрудник компаниист. 642 ГК РФ. Кстати, пользоваться арендованным автомобилем может и сам работник-арендодатель, когда машина нужна ему для выполнения его трудовых функций. Допустим, из его трудового договора или должностной инструкции следует, что работа разъездная. Поэтому, даже если за рулем авто всегда будет его собственник, можно заключать договор аренды транспортного средства без экипажа. Вот на какие условия договора бухгалтеру надо обратить внимание.
Договор № 14
аренды транспортного средства без экипажа
г. Москва
20 июля 2015 г.
Гражданин Бобров Поликарп Иванович, именуемый в дальнейшем «Арендодатель», с одной стороны, и общество с ограниченной ответственностью «Темный лес» в лице генерального директора Волкова Петра Акимовича (действующего на основании устава), именуемое в дальнейшем «Арендатор», с другой стороны, в дальнейшем совместно именуемые «Стороны», заключили настоящий договор аренды транспортного средства без экипажа (далее — Договор) о нижеследующем:
1. Предмет Договора
1.1. Арендодатель передает во временное владение и пользование Арендатору транспортное средство (далее — Автомобиль), принадлежащее Арендодателю на праве собственности (свидетельство о регистрации транспортного средства серии 77 АВ номер 135542, выдано ГИБДД ЮАО г. Москвы ).Нужно указать, на каком основании работник-арендодатель владеет переданным вам автомобилем:
<если>из свидетельства о регистрации транспортного средства видно, что работник — собственник авто, то к договору аренды не нужно прикладывать никаких иных документов. Имейте в виду, даже если автомобиль зарегистрирован на имя супруга работника-арендодателя, но куплен уже в браке, он является совместной собственностью супругов. Тогда нужно приложить свидетельство о браке;
<если>из свидетельства о регистрации транспортного средства видно, что работник не собственник авто, то к договору лучше приложить доверенность, выданную собственником, из которой следует возможность сдавать доверенное имущество в аренду. ПФР считает, что если вам сдает машину не ее собственник, то с суммы арендной платы нужно начислять страховые взносы. Но суды с этим не согласныПостановления ФАС ЗСО от № А27-16823/2012; 15 ААС от № 15АП-1676/2015; 19 ААС от № А48-3348/2014
1.2. Автомобиль имеет следующие характеристики:
— марка, модель — Volkswagen Golf;
— регистрационный знак — А 341 АМ 67 rus;
— идентификационный номер (VIN) — WVWZZZ2KZ2W044335.
1.3. Автомобиль должен быть передан в исправном состоянии, пригодном для совершения поездок, вместе с пакетом документов, в который входят:
— свидетельство о регистрации транспортного средства, серия 77 АВ, номер 135542, выдано ГИБДД ЮАО г. Москвы ;
— страховой полис ОСАГО, серия ВВВ № 035126453, выдан ОАО «Страховка и Ко».
1.4. По соглашению Сторон Автомобиль оценен в 730 000 (семьсот тридцать тысяч) руб.По такой согласованной стоимости вы отразите арендованный автомобиль в бухучете на забалансовом счете 001
2. Права и обязанности сторон
2.1. Арендодатель обязуется:
. Оплачивать расходы по содержанию Автомобиля, его страхованию, в том числе в соответствии с правилами ОСАГО, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, включая приобретение горюче-смазочных материалов (бензина и т. д.).
По закону такие расходы должен нести арендатор, но договором можно возложить их на арендодателяст. 646 ГК РФ. Прописав такое условие в договоре арендыст. 646 ГК РФ, вы можете не собирать документы, подтверждающие расходы (в частности, кассовые чеки на покупку ГСМ)...
2.2. Арендатор обязуется:
. Перечислять Арендодателю арендную плату в соответствии с пп. 4.1, 4.2 Договора.
. Своими силами осуществлять:
— управление Автомобилем;
— его коммерческую и техническую эксплуатацию.
. Поддерживать Автомобиль в рабочем состоянии.Арендатор по закону обязан проводить текущий и капитальный ремонт арендованного авто, поэтому об этом можно не писать в договорест. 644 ГК РФ
А вот если вы готовы взять на себя еще и расходы на эксплуатацию автомобиля, то обязанности сторон могут выглядеть так.
2. Права и обязанности сторон
2.1. Арендодатель обязуется:
. Передавать Арендатору не позднее 4-го числа месяца, следующего за месяцем использования Автомобиля, документы, подтверждающие расходы, которые обязан оплачивать Арендатор в соответствии с п. настоящего Договора.
...
2.2. Арендатор обязуется:
...
. Оплачивать расходы, связанные с эксплуатацией Автомобиля для нужд Арендатора:
— на горюче-смазочные материалы и другие расходуемые материалы и принадлежности;
— на мойку Автомобиля и химчистку его салона;
— на платную парковку Автомобиля;
— на страхование, в том числе в соответствии с правилами ОСАГО.Во избежание споров с налоговиками по учету расходов в прибыли лучше в договоре подробнее указывать, какие именно расходы по эксплуатации и страхованию берет на себя ваша компания
В зависимости от распределения расходов на эксплуатацию автомобиля в договоре аренды по-разному будет оформлен порядок расчетов.
Так, если в договоре прописано, что арендодатель сам оплачивает расходы на содержание авто, то работодатель-арендатор будет выплачивать работнику только арендную плату. Никакие документы, подтверждающие расходы на эксплуатацию автомобиля, от работника вам не понадобятся.
4. Порядок расчетов
4.1. Арендная плата за пользование Автомобилем составляет 50 000 (пятьдесят тысяч) руб. в месяц.
4.2. Арендатор обязан вносить арендную плату за Автомобиль ежемесячно не позднее 5-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором использовался Автомобиль, путем перечисления суммы арендной платы на личный банковский счет Арендодателя.
А вот если расходы на арендаторе, то можно предусмотреть такой порядок расчетов.
4. Порядок расчетов
4.1. Арендная плата за пользование Автомобилем составляет 20 000 (двадцать тысяч) руб. в месяц.
4.2. Арендатор обязан вносить арендную плату за Автомобиль и сумму расходов, потраченную Арендодателем в связи с эксплуатацией Автомобиля,Можно договориться:
<или>о возмещении уже потраченных арендодателем денег на эксплуатацию автомобиля. Допустим, выдавать наличными или перечислять на счет;
<или>о выдаче работнику аванса по его заявлению, а по итогам месяца — об окончательном расчете по авансовому отчету с документами, подтверждающими траты сотрудника ежемесячно не позднее 5-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором использовался Автомобиль, путем перечисления денег на личный банковский счет Арендодателя.
Или записать так.
4. Порядок расчетов
4.1. Арендная плата за пользование Автомобилем состоит:
— из постоянной части в размере 20 000 (двадцать тысяч) руб. в месяц;
— из переменной части в размере суммы, потраченной Арендодателем в связи с эксплуатацией Автомобиля.
4.2. Арендатор обязан вносить постоянную часть арендной платы за Автомобиль ежемесячно не позднее 5-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором использовался Автомобиль, путем перечисления суммы арендной платы на личный банковский счет Арендодателя.
4.3. Переменную часть арендной платы Арендатор обязан выплачивать вместе с выплатой зарплаты за месяц, в котором использовался автомобиль.Можно договориться:
<или>о возмещении уже потраченных арендодателем денег на эксплуатацию автомобиля. Допустим, выдавать наличными или перечислять на счет;
<или>о выдаче работнику аванса по его заявлению, а по итогам месяца — об окончательном расчете по авансовому отчету с документами, подтверждающими траты сотрудника
Если арендуем авто с водителем
В таком случае работник должен передать машину, сам управлять ею и обслуживать еест. 632 ГК РФ.
Договор № 14
аренды транспортного средства с экипажем
г. Москва
20 июля 2015 г.
...
2.2. Арендатор обязуется:
. Перечислять Арендодателю арендную плату в соответствии с п. 4.1 Договора.
. Нести расходы по страхованию Автомобиля.По закону страховать автомобиль должен арендодательст. 637 ГК РФ. Но договором можно предусмотреть эту обязанность за арендатором
...
4. Порядок расчетов
4.1. Плата за пользование Автомобилем составляет
20 000 (двадцать тысяч) руб. в месяц и складывается:
— из арендной платы за пользование Автомобилем — 15 000 руб.;
— из вознаграждения за услуги по управлению Автомобилем — 5000 руб.Платежи по договору аренды с экипажем лучше разбить на две составляющие. Иначе проверяющие из фондов посчитают, что со всей суммы арендной платы по договору аренды с экипажем нужно удержать страховые взносы как с вознаграждения за услуги водителястатьи 634, 636 ГК РФ; Постановление ФАС ПО от № А65-16395/2012
Вопросы и ответы
Источники
Использованные источники информации.
- http://blognalog.com/uchet/dogovor-arendyi-avtomobilya-u-sotrudnika-organizatsii-uchet-i-nalogi.html
- http://uriston.com/avtoyurist/oformlenie-mashiny/arenda/dokumenty-i-protsedura.html
- https://golifehack.ru/kak-oformit-arendu-avtomobilya
- https://1avtoyurist.ru/kuplya-prodazha/arenda/arenda-avtomobilya-yurlicom-u-fizlica.html
- https://glavkniga.ru/elver/2016/3/2211-podtverzhdaem_zatrati_avto_arendovannoe_rabotnika.html