Как прописать в договоре разъездной характер работы

Разъездной характер работы изменения с 2019 года. Правильное оформление работников с разъездным характером работы должно происходить по следующему алгоритму: 1. Разработка и утверждение условий разъездной работы на уровне предприятия. В документе должны быть указаны:

Как определить, каков характер работы

Характер работы – это обязательное условие трудового договора. Если его не указывать в трудовых договорах, компанию ждет штраф от Государственной Трудовой Инспекции.

Зачастую бывает сложно определить характер работы. Например, отличить разъездной характер работы от работы в пути.

Для того чтобы определить характер работы, придется заглянуть в другие, отличные от трудового кодекса, акты:

• Например, в нормативные акты Министерства чрезвычайных ситуаций РФ. Так, в Инструкции об организации служебных командировок военнослужащих войск гражданской обороны указано, что разъездным характером работы является осуществление регулярных служебных поездок в пределах обслуживаемой территории (участков) при наличии возможности ежедневного возвращения к месту жительства. То есть, за трудящимся должен быть закреплен какой-либо участок, на котором он выполняет работу. Это не тот участок, который есть в отделе кадров (например, увольнение), а это участок территориальный, который можно отметить на карте. Кроме того, этот участок должен так располагаться от места жительства трудящегося, чтобы он имел возможность каждый день возвращаться домой после трудового дня.
• Если посмотреть Положение о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве, утвержденного в 1989 году, еще при СССР, но продолжающем действовать по сей день, то можно увидеть несколько иное определение подвижной работы. Согласно этому нормативно-правовому акту, сотрудник трудится в подвижных условиях, если его место работы (то место, где он непосредственно выполняет должностные обязанности) оторвано от его постоянного места жительства. Либо если организация, являющаяся работодателем постоянно меняет место дислокации.
• Судебная практика считает, что подвижной характер работы — это режим работы с частой передислокацией организации (перемещением трудящихся) или оторванностью от постоянного места жительства, когда трудящийся вынужден выезжать к месту работы и при этом у него отсутствует какая-либо возможность каждый день возвращаться к месту постоянного проживания ; разъездной характер работ — работы на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации. Отдельно отметим, что вопрос о разъездном или подвижном характере работ обычно возникает у строителей, геодезистов. Так называемых людей, работающих в поле и желающих в старости получать некие надбавки к пенсии за свои условия труда.

Таким образом, учитывая неоднозначность позиции законодателя в определении видов работ, сам собой напрашивается вывод о том, что трудящийся и работодатель должны сами решить, какой характер работы установить в договоре. Разумеется, с учетом вышеназванных актов.

Как правильно заключить трудовой договор

Александр Малютин, консультант по вопросам банкротства

В силу абзаца 8. ч. 2 ст. 57 ТК РФ трудовой договор должен содержать указание на разъездной характер работы. Одновременно следует в трудовом договоре разделить понятия «разъездная работа» и «командировка», указать территорию, в пределах которой работа будет считаться разъездной, например, в пределах г. Москвы и Московской области. Закон не запрещает установить территорию разъездной работы в пределах всей Российской Федерации.

В договоре необходимо указать сотрудников или должности, чья работа носит разъездной характер, а также соответствующий перечень работ и профессий.

Работодателю следует издать журнал регистрации поездок, который помогает контролировать служебные перемещения работников, а работникам, в случае возникновения конфликта, доказать факт отсутствия прогула на рабочем месте.

Александр Янюшкин, старший юрисконсульт центра правового обслуживания

Более предпочтительным для работодателя является определение условий разъездного характера работы в локальных нормативных актах, так как внесение изменений в коллективный договор или соглашение — более сложная процедура: должно быть достигнуто соглашение между представителями работников и работодателя (ст. 44, ст. 49 ТК РФ).

Согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ работники при приеме на работу должны быть ознакомлены под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, коллективным договором.

Условия, определяющие характер работы, обязательны для включения в трудовой договор (п. 7 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). В локальном нормативном акте о разъездном характере работы целесообразно фиксировать порядок направления работника в служебную поездку: в какой форме оформляется поручение работодателя, каким образом оно доводится до сведения работника, в какой форме и в какой срок работник отчитывается о результатах служебной поездки.

Подробная фиксация условий разъездного характера работы в локальных нормативных актах позволит минимизировать риск трудовых споров, а в случае их возникновения будет способствовать их скорейшему разрешению в рамках установленных правил совершения служебных поездок.

Александр Тарасов, генеральный директор компании «АВТ Консалтинг»

Существует два вида условий, которые включаются в трудовой договор: обязательные и дополнительные. Условие о разъездном характере работы является обязательным (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Если данное условие не отражено в трудовом договоре, оно должно определяться дополнительным соглашением либо приложением к трудовому договору. Конкретные работы, профессии и должности закрепляются в локальных актах либо коллективных договорах и соглашениях (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). По сути, проще разработать локальный акт, который будет регулировать все вопросы, связанные с разъездной работой.

Чтобы избежать недоразумений, лучше прописать размер и порядок возмещения расходов на служебные поездки. Если в организации есть положение о разъездной работе или иной аналогичный внутренний документ, работодатель обязан ознакомить работника с ним, а работник должен внимательно прочитать все положения, особенно в части возмещения расходов.

Если говорить о плюсах для обеих сторон, при разъездной работе работодателю не нужно оформлять командировочные документы и платить средний заработок. Освобождение от бумажной волокиты и лишних выплат — существенный плюс. С точки зрения положенных выплат работнику лучше отправиться в служебную командировку.

Надежда Мохнатая, главный юрисконсульт аудиторской компании МКПЦ

Разъездной характер работы отдельных должностей работников оформляется следующим образом:

• в коллективном договоре (при его наличии) или в локальном нормативном акте организации (приказе руководителя, положении о разъездном характере работ или ином документе), в котором определяются: перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, определяются формы документов, позволяющие вести учет служебных поездок работников;
• в трудовом договоре с работником.

Перечень таких работ, профессий и должностей лучше указывать именно в локальном нормативном акте организации, а не в коллективном договоре: эти данные могут меняться в зависимости от нужд организации, а внесение изменений в коллективный договор — процедура довольно длительная.

В табеле учета рабочего времени периоды служебных поездок отмечаются как рабочее время.

Существует ли доплата

Локальными актами компании закреплен порядок начисления различных видов денежных поощрений для сотрудников. Данные виды стимулирования — доплаты и надбавки.

Работа в тяжелых условиях, предусматривает компенсационные выплаты. Доплаты вводится за работу в нерабочие, ночные промежутки времени, при сложных климатических условиях, на вредном производстве, за совмещение .

Все без исключения сотрудники, работающие на специфичных участках, получают компенсацию в виде доплаты.

Когда начинать оформлять пенсию по возрасту узнайте из статьи: как оформить пенсию по возрасту .

Про типовые отраслевые нормы выдачи спецодежды работникам культуры в 2019 году, читайте здесь .

Что это такое сменный график работы, смотрите здесь .

Надбавки являются фиксированным процентом к зарплате работника. Добавочные, лояльные условия работы по сравнению с Трудовым Кодексом РФ могут вноситься работодателем самостоятельно.

Достаточно часто возникают трудовые споры. При их урегулировании трудовой договор является основополагающим документом.

Иногда юридическая формулировка пунктов трудового договора таково, что он не понятен простому человеку. Чтобы понять, применим ли определенный пункт договора к вашей ситуации, вам нужен квалифицированный адвокат.

Поэтому, если вы подозреваете, что ваши права нарушены, вы должны проконсультироваться с адвокатом, который специализируется в трудовом праве. Он сможет правильно оценить вашу ситуацию и предложить дальнейшее действие.

Различия между поездками и командировками

Разъездной характер труда не совместим с понятием командировки, представляющей собой поездку сотрудника на ограниченный период времени по производственному поручению и распоряжению работодателя из места постоянной занятости (ст. 166 ТК РФ).

За специалистом, отправленным в командировку, сохраняются занимаемое место (должность) и средняя заработная плата с возмещением:

• трат на проезд;
• затрат по оплате места проживания;
• иных расходов при нахождении не в месте постоянного проживания (суточных);
• затрат, одобренных руководством предприятия (мобильная связь).

Для оформления командировки на предприятии издается приказ, работнику оформляется служебное задание и удостоверение (командировочное). Командированный получает авансом деньги для расходов (проезд, проживание, суточные). По возвращении из командировки работник сдает отчет о проделанной работе, об израсходованных суммах и прикладывает документы по всем видам трат.

В отличие от периодического характера командировок (по мере необходимости) разъездная деятельность представляет собой составной элемент трудовой функции сотрудника и носит постоянный характер. Условия, определяющие указанный характер труда, в обязательном порядке отражаются в трудовом соглашении сторон (ст. 57 ТК РФ).

Внимание! Все поездки в рамках исполнения должностных обязанностей, оплачиваются по окладу, оговоренному при оформлении трудового контракта. Оплата по среднему заработку применяется только к командировкам (ст. 167 ТК РФ).

Трудовой договор при разъездном характере работы

Оформление трудового договора при разъездном характере работы нередко вызывает у кадровиков трудности. Не всегда ясно, какая работа носит разъездной характер. Также бывает сложно сформулировать конкретные условия в трудовом договоре работника, который трудится не в офисе, а все время находится в разъездах. Разберемся в этих проблемных вопросах в статье.

Из статьи вы узнаете:

• как отразить разъездной характер работы в трудовом договоре;
• где скачать образец трудового договора с разъездным характером работы;
• как прописать разъездной характер работы в трудовом договоре с водителем.

Особенности оформления соглашения с учетом разъездного характера работы

В том случае, когда в трудовом соглашении не указывается, что работа будет иметь разъездной характер, Государственная инспекция труда имеет абсолютное право оштрафовать такого работодателя за неправильно составленный договор.

Штраф при этом может достигать 100 тыс. руб.

Если так случилось, что, по тем или иным причинам, соответствующий характер труда не был указан в трудовом соглашении, стоит составить дополнительное соглашение, которое бы касалось этой деятельности.

Трудовой договор для разъездной работы

В трудовом договоре необходимо указать характер работы – разъездной, а также прописать компенсацию за него или ссылку на Положение о разъездном характере работы, в котором она определена. Об этом говорит ст. 168.1 ТК РФ. Решающим фактором для определения характера работы является не должность, а трудовая функция работника. Так, у водителя-курьера разъездная работа, а у водителя погрузчика, не выезжающего за пределы предприятия – нет.

Компенсация за разъездной характер работы является обязанностью работодателя. Она должна быть отражена в расчетах с персоналом, стоять отдельной строкой в расчетных листках. Так ее наличие можно будет доказать. Размер доплат устанавливается работодателем, как правило, это ежемесячная фиксированная сумма. При этом она не облагается налогами, что может снизить общую налоговую нагрузку работодателя (абз. 11 п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). Поэтому, если в организации присутствует разъездной характер работы, договор работника должен отражать эту информацию.

Образец трудового договора для выполняющих разъездную работу

скачать

Что говорит закон

В ст. 57 ТК РФ закреплено среди обязательных для включения в трудовой договор условие, определяющее характер предстоящей работы (он может быть подвижным, разъездным, в пути или иным).

Согласно ст. 166 ТК РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не считаются.

В ст. 168.1 ТК РФ перечислены категории работников, имеющие право на возмещение связанных со служебными поездками расходов:

• те, у которых постоянная работа — в пути;
• у которых она имеет разъездной характер;
• трудящиеся в полевых условиях;
• участвующие в экспедиционных работах.

Там же установлено, что в организации, практикующей постоянное применение разъездных работ, должен быть утвержден и закреплен колдоговором или локальным актом перечень таких работ (профессий, должностей).

То есть работодатель имеет право в случаях, когда трудовая функция сотрудника подразумевает постоянную работу в разъездах, установить ему разъездной характер работы с возмещением соответствующих расходов.

Само понятие «разъездной характер работы» закон четко не определяет (Письмо Роструда от N 4209-ТЗ).

Налогообложение при разъездном характере работы

Инспекция труда и представители различных фондов пристально проверяют оформление документов на разъездных сотрудников. Особое внимание в 2019 году уделяется документам, подтверждающим правомерность компенсации расходов. Причина в том, что компенсация учитывается при расчете налога на прибыль. Кроме того, расходы по разъездам освобождены от НДФЛ и страховых взносов, так как классифицируются выплатами на исполнение служебных обязанностей.

Однако эти нюансы не имеют отношение к надбавкам. Надбавки облагаются всеми видами положенных налогов.

Внимание

Для того чтобы исключить проблемы юридического и налогового характера с проверяющими органами, условия разъездной работы, в частности размер компенсации, должны быть отражены в трудовом договоре. Такому положению обязует письмо ФНС РФ от и положение Минздрава и соцразвития от .

Согласно простой логике, работник должен подтвердить свои расходы кассовыми чеками и квитанциями. В некоторых организациях такое положение не практикуется, а принято периодически начислять на счет работника фиксированную сумму. В таких случаях представители инспекции труда имеют склонность засчитать эту сумму за надбавку. Или другой вариант: выдача работнику кредитной карты организации для расчетов. По каждой расходной операции руководитель получает уведомление от банка.

Особенности характера работы в трудовом договоре

Наша работа — это источник к существованию и, следовательно, мы делаем все возможное, чтобы сохранить ее. Мы исполняем свои обязанности в меру своих способностей.

Мы хотим, чтобы наш работодатель создал удобную, рабочую среду для всех сотрудников. Мы рассчитываем на справедливость и сострадание работодателя.

Но порой, возникают ситуации, которые создают в работе неудобства. Как информировать и осведомить работодателя, что существуют федеральные и государственные законы по защите прав трудящихся, которое необходимо соблюдать?

Иногда нам трудно понять, какие проблемы занятости включены в сферу действия трудового права. Какие виды юридической помощи доступны нам в случае несоблюдения закона.

Рассмотрим особенности трудового договора, в зависимости от вида выполняемых работ.

Какие документы надо будет оформить

Присутствие в компании сотрудников с разъездным вариантом работы ставит перед администрацией вопросы документального закрепления указанного вида деятельности и компенсации понесенных сотрудником расходов по нормам законодательства.

Варианты закрепления категории работы, связанной с постоянными передвижениями (ст. 168 ТК РФ):

• трудовое соглашение;
• договор с коллективом;
• локальный (отдельный) нормативный акт (ЛНА).

Для правильного ведения учета расходов при передвижном варианте труда необходимо:

• ввести условие о виде занятости в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ);
• утвердить список соответствующих должностей и работ в договоре с коллективом или ЛНА;
• предусмотреть условия документального подтверждения поездок (в договоре, ЛНА);
• определить размер и условия оплаты надбавок (ст. 168 ТК РФ).

Установление надбавок является правом, но не обязанностью администрации предприятия, кроме ситуаций, оговариваемых в законодательстве или отраслевых соглашениях.

Разъезды – это постоянная работа

Под разъездной понимается работа, при которой работник трудится за пределами организации. Но в отличие от иных служебных поездок (командировок одно- и многодневных) разъездная работа имеет постоянный, а не временный характер, и не ограничена определенным сроком.

Никаких критериев отнесения работы к разъездной закон не устанавливает; это могут быть любые профессии, должности и работы, при которых постоянны разъезды работника.

К таковой могут быть отнесены работы:

• при выполнении которых регулярно происходят служебные поездки по обслуживаемой территории;
• на удаленных от места дислокации организации объектах и т.п.

Например, этот характер работы может быть установлен и водителю служебного автомобиля, и постоянно участвующему в судебных заседаниях юрисконсульту организации, и менеджеру по продажам, часть своего рабочего времени проводящего у клиентов для оформления заказов.

Плюсы и минусы для работника и работодателя

Александр Янюшкин, старший юрисконсульт Центра правового обслуживания

Общие правила направления работников в командировки определены в постановлении Правительства РФ от № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки». Данный нормативный правовой акт обязателен как для работодателя, так и для работника.

Порядок выполнения работы разъездного характера не регулируется специальным нормативным правовым актом. У работодателя с учетом специфики его деятельности имеется возможность самостоятельно определять порядок направления работников в служебные поездки согласно правилам, закрепленным в коллективном договоре, локальных актах, трудовых договорах с работниками.

Работник при приеме на работу должен внимательно ознакомиться с порядком выполнения у данного работодателя работы, имеющей разъездной характер: установлена ли территория служебных поездок, какие установлены лимиты компенсационных выплат, какая предусмотрена отчетность по результатам служебных поездок.

Наталья Тихоненко, исполнительный директор финансового сервиса QOOD

Необходимость разъездной работы каждый работодатель определяет самостоятельно. Как правило, у таких сотрудников нет стационарного рабочего места, то есть работодатель экономит на его оборудовании, однако по закону он все равно должен компенсировать множество расходов.

В отличие от командировок, оформлять отдельные приказы по каждой поездке сотрудников с разъездным характером работы не нужно. Для таких сотрудников работодатель может предусмотреть упрощенный порядок представления отчетности по поездкам и перемещениям — например, раз в неделю или в месяц.

Кроме обязательных компенсаций работодатель может предусмотреть надбавку к заработной плате сотрудника за особый характер работы. Ее размер может определяться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором (ч. 1 ст. 129, ст. 149 ТК РФ). Однако на практике курьер или торговый представитель вряд ли может рассчитывать на такую надбавку.

Пошаговая инструкция оформления и составления договора

Правильное оформление сотрудников с разъездным характером работы должно происходить по следующему алгоритму:

• Шаг-1: Разработка и утверждение условий разъездной работы на уровне предприятия. В документе должны быть указаны: общие положения должности, размеры и способ возмещения расходов, размер надбавки.

• Шаг-2: Отражение условий разъездной работы в трудовом договоре. Если в 2019 году работник сразу устраивается на работу разъездного характера, то условия труда будут прописаны в договоре. Если такая необходимость возникла позже, то можно оформить дополнительным приложением к договору.

• Шаг-3: Оформление приказа. Этот пункт актуален не только при первичном приеме работника на разъездную должность, но и при переводе на подобную должность уже работающего сотрудника.

Приказ имеет практическое значение. Посредством этого документа остальные сотрудники узнают о кадровых назначениях в компании. Учитывая тот факт, что трудовой договор не доступен для изучения третьим лицам, бухгалтер для начисления заработной платы информацию берет из приказа.

Особенности разъездного характера работы

Еще одним значимым вопросом, в котором стоит разобраться, является то, какие бумаги нужно заполнить для того, чтобы работник был отправлен в поездку при разъездном характере труда. Дело в том, что на законодательном уровне не установлен единый документ. Так, для подобных целей работникам, как правило, выдаются путевые листы (в частности водителям). Это положение закреплено постановлением Федеральной службы государственной статистики №78 от г. Что касается работников других профессий, им могут выписывать путевые или маршрутные листы. Кроме того, в определенных случаях на сотрудника оформляют дневное или путевое задание.

Определенный вид документа, который будет являться основанием для направления работника предприятия в служебную поездку, необходимо в обязательном порядке указать в местном акте предприятия.

В соответствующем документе сотрудник обязан будет указывать все свои передвижения, с указанием даты, задачи поездки, ее стоимости и пр. При этом работник непременно обязан сохранять все чеки, проездные билеты, квитанции и пр., которые бы смогли подтвердить все его траты, понесенные в период разъездной деятельности.

Бывает и так, что предприятие выделяет денежные средства на траты, которые связаны с поездкой, перед отъездом работника. В подобном случае человек обязан в конце поездки заполнить и сдать соответствующий авансовый отчет в бухгалтерию. Если какая-то часть предоставленного аванса не была использована в ходе служебной поездки, ее необходимо вернуть в кассу предприятия. Если же имел место перерасход денежных средств, предприятие его обязуется компенсировать работнику в полной мере при предоставлении последним соответствующей документации, которая бы доказывала эти траты.

В случае, если работник не получал аванс перед отъездом, все траты компенсируются согласно соответствующим документам, и в подобном случае авансовый отчет не составляется. В локальном акте предприятия также можно закрепить оптимальный и удобный для сотрудников порядок, по которому будет предоставляться отчетность по всем поездкам. Например, чтобы работник отчитывался не за каждую поездку отдельно, а представлял полный отчет за неделю или календарный месяц.

Разъездной характер работы в трудовом договоре: образец

Разъездной характер работы в трудовом договоре: образец

Обязательно разъездной характер работы прописать в трудовом договоре: образец ниже. Если это условие не включить в договор, Гострудинспекция вправе оштрафовать работодателя (ст. КоАП РФ). Штраф за неправильно оформленный трудовой договор при разъездном характере работы 2018 может составлять до 100 000 рублей.

Вопрос из практики

Нужно ли включать в трудовой договор условия о разъездном характере работы или о командировках сотрудника?

Ответ подготовлен совместно с редакцией «Системы Кадры»

Отвечает Нина Ковязина
заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении минздрава России

Если работа сотрудника постоянно будет связана с разъездами, то условие о разъездном характере работы обязательно включите в трудовой договор (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

При этом нужно разграничивать понятия «командировка» и «разъездной (подвижной) характер работы».

Командировкой является поездка сотрудника по распоряжению организации на определенный срок, в которой он выполняет служебное поручение вне места постоянной работы. Об этом говорит статья 166 Трудового кодекса РФ. Включать в трудовой договор условие о командировках сотрудника не обязательно…

Читайте ответ эксперта полностью

Общая информация

В трудовом законодательстве дан обширный перечень условий. которые могут описывать характер труда в договоре. Их указание является обязательным. особенно, если речь идёт о вредных условиях.

Трудовой договор можно определить по характеру трудовых отношений.

Какой бывает характер работы в трудовом договоре?

Работа может быть:

• сезонной;
• на дому;
• гос. службой или же муниципальной службой;
• временной;
• на физ. лицо;
• по совместительству;
• по основному месту.

Эти виды регулирует ТК, статьи 44 и 49. Выделяют и другие условия: ночное время, вредные воздействия.

Существует множество определений характера работы, но в этой статье по большей части рассматриваются определения, которые даёт нам 57-ая статья ТК .

Согласно 57-ой статье ТК в трудовом договоре можно указать, что работа будет: разъездной, в пути, подвижной или иметь «другой» характер. К сожалению, подробное описание в ТК отсутствует .

За ориентиры необходимо брать другие нормативно-правовые акты — постановления судов и правительства, прочие официальные документы.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас: +7 (499) 288 16 73 (Москва) +7 (812) 385 57 31 (СПБ) 8 (800) 550 47 39 (Остальные регионы) Это быстро и бесплатно!

Оформление в Трудовом Кодексе

При оформлении работника с разъездным характером работы кадровик должен руководствоваться статьей 168.1 главы 24 ТК РФ. Данная статья дает основание на определение компенсации расходов на командировки. До определенного времени все виды выездной деятельности сотрудников списывалось именно на эту статью. Но здесь важно учитывать, что статья 166 дает точное определение командировки. Согласно ей, командировкой в 2019 году считается выполнение служебных обязанностей вне пределов рабочего места в течение определенного срока. Такая формулировка дает основание разделить командировку от выездного характера работы, так как первое предполагает определенный срок времени, второе – один рабочий день.

Такое отличие было замечено при оформлении НДФЛ и страховых взносов, так как их сумма при оплате командировочных снижается. В целях внесения корректировок был принят закон №90 от , в котором рассматривалась целесообразность применения статьи 168 для определения разъездного характера работы.

Внимание

Учитывая актуальность этого положения, кадровикам следует брать во внимание, что компенсацию расходов по работе выездного характера нельзя оформлять в 2019 году как однодневные командировки. Это уже классифицируется как правонарушение и влечет за собой доначисление не только налогов, но и пеней и штрафов.

Доплаты и надбавки

Доплаты и надбавки за работу с разъездным характером в 2019 году не предполагают особых положений в законе. Вся власть в руках работодателя, и он вправе регулировать вопрос заработной платы, фиксируя это внутренними нормативными документами компании.

На практике встречается, когда разъездная работа оплачивается по часам. В таких случаях для корректности начисления следует регулярно вносить отметки в графике учета.

Особо стоит отметить компенсацию расходов. Согласно статье 168.1, установлен перечень расходов, подлежащих возмещению работодателем. Это следующее:

• Расходы на проезд, если собственный транспорт, то доплаты на ГСМ;
• Аренда жилья или проживание в гостинице;
• Суточные выплаты;
• Привлечение третьих лиц на помощь в рабочих целях;
• Иные затраты, имеющие отношения к служебным обязанностям работника.

Следует учитывать, что такие внештатные расходы как привлечение третьих лиц или, например, представительские расходы должны предварительно согласоваться с руководством. Точный перечень и порядок возмещения находит отражение во внутреннем документообороте.

В 2019 году выделяются два способа возмещения:

• в виде надбавки к основному окладу;
• на основе авансового отчета работника, который включает в себе все чеки и квитанции по расходам.

Возмещение расходов на поездки

При постоянной работе, имеющей разъездной тип, есть два варианта возмещения.

1. Возвращаются расходы по перемещениям, подтвержденным документами, исключая суточные (ст.168 ТК РФ). Иначе указанные суммы не будут относиться на расходы.
2. Компенсации затрат предусматривает не выплату сотруднику подтвержденных им расходов, а выплату фиксированной надбавки за разъездной характер работы, величина которой предусмотрена ЛНА.

Компания, выбирая один из вариантов, должна учитывать не только сопутствующие расходы по налогообложению и страховым взносам, но и дополнительный документооборот, увеличивающий расходы компании косвенным образом через оплату времени трудящихся.

Возмещение расходов при разъездном характере работы по официальным документам чаще востребовано при продолжительных служебных поездках работников в иные районы или за пределы страны.

• Транспортные расходы подтверждаются билетами на использованный вид транспорта, а при поездках на личном или служебном автомобиле — путевыми листами, квитанциями.
• Проживание подтверждается кассовым чеком или документом строгой отчетности.

Руководство самостоятельно решает, какие документы учитывать для подтверждения нахождения сотрудника в служебной поездке, и нужно ли согласование с руководством по таким поездкам.

Введение надбавки при передвижном виде деятельности применимо, если сотрудник выполняет поездки преимущественно внутри одного населенного пункта (одной местности). У него отсутствуют затраты на проезд и жилье в иных регионах или за границей РФ, а затраты по транспорту относительно небольшие, их размер известен (если, к примеру, востребован только на проезд в городском транспорте). Надбавка платится сотруднику, выполняющему работу при одновременном нахождении в поездках в течение всего рабочего времени или большей его части.

Допускается еще один вариант компенсации расходов – комбинированный. При этом способе возмещение расходов по транспорту, найму жилья и на иные расходы, понесенные трудящимся с ведома руководства, выполняется по подтверждающим документам, а суточные траты возмещаются за счет надбавки (ст.168.1 ТК РФ).

Размер возмещения

Размер надбавки законом не регулируется, работодатели имеют право на самостоятельное определение размера надбавок с учетом экономической целесообразности и с фиксированием их в ЛНА.

По некоторым отраслям, связанным с речным, автомобильным транспортом и автомобильными дорогами, доплачивается надбавка в 20% от оклада, в строительстве величина компенсации составляет 15%-20% в зависимости от количества дней в поездках.

Предполагается, что добавочная сумма должна компенсировать транспортные, суточные и иные возможные траты. Поэтому при таких выплатах получающие их не обязаны предоставлять подтверждающие расходы документы. Подобный вариант оплаты облегчает документооборот и не предусматривает дополнительных затрат времени на оформление документов.

Налогообложение расходов по поездкам

Документально подтвержденные расходы на служебные поездки не облагаются налогом на доходы граждан по форме НДФЛ и страховыми взносами (Письмо МФ РФ № 03-04-06/1626, ). Обложение обязательными платежами указанных сумм отсутствует, потому что выплата носит компенсационный характер и связана с исполнением трудящимся обязанностей по его должностной инструкции (ст. 217 НК РФ).

При этом обязательна отметка о характере занятости и оплаты (компенсационной) в соглашении, коллективном договоре, внутренних актах. Оплата не облагается по НДФЛ в размерах, ограничиваемых внутренними документами компании или договорами (ст. 217 НК РФ).

Внимание! Выплачиваемые при разъездной занятости суточные могут превышать размер, установленный для командировок. Они не облагаются налогом на доходы граждан в полном размере, так как служебные поездки не признаются командировками и на них не распространяется установленный лимит.

Предприятие не обязано иметь обособленную структуру, создавать специально и регистрировать в налоговом органе в местности, где его специалист с разъездным характером занятости выполняет предусмотренные договором обязанности (Письма МФ РФ №03-02-07/1-50 от , № 03-02-07/1/18634 от ). Рабочее место сотрудника считают оборудованным, если в наличии условия, необходимые для нормального выполнения должностных обязанностей.

Важность корректного оформления документации

Руководство компании должно обращать внимание на правильность оформления документов, так как от этого зависят выплаты или надбавки, причитающиеся в зависимости от определенного характера труда.

Пример

Иван Федоров, трудившийся в ЗАО «Строй» в должности водителя, обратился в суд с заявлением об оплате долга по заработной плате и суточных за время, проведенное в командировках.

Судом было установлено, что Федоров трудился по договору, которым, кроме работы по основному месту занятости, предусматривалось исполнение трудовых обязанностей в обособленных структурах ЗАО.

Заявителю в возмещении суточных было отказано (Определение Московского суда по делу №33-24126, ).

Несмотря на то, что в договоре не указан особый характер работы Федорова, фактически его занятость имела разъездной характер. В подтверждение были приняты путевые листы, по которым сотрудник ежедневно перемещался между разными пунктами, находясь все время в пути.

Постоянные перемещения между пунктами, указанными в договоре, или деятельность разъездного характера командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ). Труд водителя служебного транспорта не относится к командировкам, в трудовом договоре обязанность Федорова по выполнению служебных поездок в подразделения ЗАО была четко указана.

Судебная коллегия решение областного суда не изменила.