Как составлять дефектную ведомость

Дефектную ведомость оформляют в случае, когда нужно зафиксировать факт неисправного оборудования. В статье образец дефектной ведомости, бланк и инструкция. Как составить дефектную ведомость, мы расскажем в настоящей статье, однако только этой информацией не ограничимся.

Назначение документа

В целом такой документ, как дефектная ведомость, не имеет единого утвержденного образца, поэтому бланки дефектовки (как ее еще называют) всегда разрабатываются самостоятельно. Как правило, в организации изначально утверждаются определенные единые формы, которые впоследствии и применяются в разных случаях.

Документ всегда отражает следующие моменты:

1. Наименование объекта, у которого обнаружены технические дефекты.
2. Полный перечень и подробное техническое описание найденных недочетов.
3. Способы ремонта каждого или группы.

Порядок составления может быть:

• плановым – в крупных компаниях всегда периодически проверяется то или иное оборудование на предмет полной исправности;
• внеплановым – в случае специальных проверок, после аварий и т.п.

Таким образом, дефектная ведомость – это основной отчетный документ, в котором описываются любые отклонения изделия, механизма или инженерной системы от состояния, принятого по нормативу:

• внешние дефекты;
• внутренние неисправности;
• брак, допущенный заводом-изготовителем;
• механические повреждения, допущенные при перевозке и/или эксплуатации оборудования и т.п.

Данная ведомость может быть составлена представителями любой заинтересованной стороны – как фирмами, так и частными лицами:

• производителем;
• покупателем;
• продавцом.

Как составить ведомость-акт?

Эти оба первичных документа обладают определенными схожими пунктами и методиками заполнения и оформления. Как ведомость, так и акт имеют одну и ту же цель. Они призваны исправить выявленные недостатки путем осуществления определенного комплекса мероприятий, связанных с проведением работ по ремонту или восстановлению.

Эти формы позволяют рассчитать и предварительно определить объем расходов, которые будут потрачены на ремонтные работы для того, чтобы восстановить материальные ценности в первоначальном виде и эксплуатационных характеристиках.

Правильное заполнение акта производится просто и несет следующую информацию:

1. Полное название исследуемого материального объекта.
2. Выявленные неисправности и выяснение причины ее появления.
3. Перечисление всех видов работ, которые требуются для выполнения возобновления эксплуатационной работоспособности объекта или узла.

Заполнение дефектной ведомости

Согласно инструктивных технических и бухгалтерских документов, дефектовочная ведомость является творчеством руководителей каждой фирмы и компании в индивидуальном порядке. Но, несмотря на это, существует определенный свод требований для заполнения этого важного первичного документа.

Основные требования к заполнению

Это стандартные сведения, как показано в образце, обязательно содержащиеся в документе данного назначения.

Как и в ведомости, так и в акте требуются следующие пункты:

1. Стандартное наименование данного документа.
2. Дату составления ведомости.
3. Номенклатурное название организации, сотрудники которой составили документы.
4. Хозяйственная операция с полным наименованием.
5. Перечень измерителей необходимых хозяйственных операций в натуральном и денежном исчислении.
6. Реестр должностей сотрудников, которые являются ответственными за совершение хозоперации, точностью ее проведения и оформления.
7. Подписи членов комиссии.

Составление дефектной ведомости

Дефектные документы требуют определенного соблюдения алгоритма составления и оформления. Прежде всего, первичные документы такого порядка требуют срочного заполнения, что связано с определенными особенностями, лежащими в правовом поле.

То есть, ведомости крайне важно составлять в период проведения комиссионного обследования. Если присутствуют определенные обстоятельства объективного характера и оформить ведомости невозможно, то довести оформление до логического завершения требуется сразу по окончании обследования объекта.

Рекомендации при составлении документа

При оформлении данных учетных актов нужно следовать следующим рекомендациям:

• Качество заполнения.
• Своевременная передача в бухгалтерию.
• Точность и достоверность данных.
• Исправления должны быть подписаны ответственными лицами.
• На сегодняшний день специализированные сайты предлагают унифицированные бланки, которые можно легко скачать и использовать в дальнейшей деятельности компании.

Наиболее популярными и удобными для использования экспертной комиссией и сотрудниками бухгалтерии являются:

1. Дефектная ведомость для скачивания;
2. На проведение ремонтных работ помещения;
3. На ремонтные работы по восстановлению транспортного средства.

Дефектная ведомость на списание запчастей

Для чего она нужна

Предприятие, использующее любое оборудование, рано или поздно сталкивается с необходимостью замены отслуживших свой век или не подлежащих ремонту деталей. После демонтажа отработанные запчасти нужно будет списать. Списание – это важная хозяйственная операция, которая должна быть обоснована. Именно для обоснования списания и служит дефектная ведомость.

Как ее составить

Однозначно предписанной формы дефектной ведомости на списание запчастей не существует. Однако, Рослесхоз в своих рекомендациях от 1 января 2005 года предложил образец составления, оказавшийся очень удобным и закрепившийся в качестве отраслевой формы. В ней содержатся графы со следующей информацией:

• название компании, которая в процессе проведения ремонта техники столкнулась с необходимостью списания деталей;
• перечисление обследованной техники (предпочтительно с указанием инвентарных номеров);
• данные лиц, производивших технический осмотр;
• выявленные дефектные запчасти, причина их дальнейшей непригодности к работе;
• вывод относительно необходимости заменить испорченную деталь новой.

Составленный документ должны заверить специалисты, производившие осмотр.

Скачать пример дефектной ведомости на списание запчастей .doc

Генеральный директор
ООО «ТехноЛевел»
/Зайченко/ П.Т.Зайченко
Заведующий цехом № 2
/Любимов/ Любимов Л.И.
г.

Дефектная ведомость № 1
на списание запасных частей как этапа ремонта оборудования цеха № 2

Главный инженер /Лукоморов/ Д.Д. Лукоморов
Старший механик /Изволин/ К.Е. Изволин

Как правильно составить дефектную ведомость

Как правильно составить дефектную ведомость

Унифицированной (типовой) формы дефектной ведомости не существует. Дополнительно отметим, что имеются отдельные исключения (например, дефектная ведомость, утв. постановлением Минтранса от № 2, для оформления дефектов подъемно-транспортного оборудования морских торговых портов), однако в нашей статье мы их не рассматриваем.

Названный документ часто используется для целей бухучета и выступает в роли первичного документа (поскольку с помощью такого документа фиксируются определенные хозяйственные операции на предприятии), поэтому рациональной представляется практика составления шаблона дефектной ведомости в соответствии с требованиями ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от № 402 (далее — закон «О бухучете»).

Таким образом, в дефектной ведомости должны быть отражены:

1. Наименование документа.
2. Дата его составления.
3. Наименование хозсубъекта, составившего данную ведомость.
4. Содержание факта хозяйственной жизни. В рассматриваемой нами ситуации предполагается, что в дефектной ведомости должны быть указаны (в зависимости от вида МЦ и конкретных целей составления документа):
   • наименование МЦ;
   • характеристики ее дефектов и повреждений;
   • причины возникновения дефектов;
   • виды работ, направленных на устранение указанных дефектов или повреждений;
   • указание, что тот или иной дефект не подлежит устранению, и вывод, что соответствующая МЦ должна быть списана;
   • сроки устранения дефектов, подлежащих устранению.
5. Величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения (шт., руб., кв. м и иные).
6. Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.
7. Подписи названных выше лиц с расшифровками (Ф. И. О., должность).

Роль ведомости

Документ носит сопроводительный характер при выявлении различного рода дефектов. В него вписываются:

• наименование и тип оборудования или материалов,
• найденные повреждения,
• пути их устранения.

Далее данный документ служит основанием для написания сметы и выделения средств на ремонтные работы.

Своевременное устранение поломок и дефектов позволяет увеличить производительность труда в организации, избежать нештатных случаев и ситуаций, способных привести к угрозе жизни и здоровью сотрудников.

Надо сказать, что данный документ не является повсеместно распространенным. Как правило, он применяется только на крупных предприятиях, где большое количество структурных подразделений, различного рода товарно-материальных ценностей, сложного оборудования и технических устройств.

Пример заполнения дефектной ведомости (скачать образец заполнения дефектной ведомости)

Пример заполнения дефектной ведомости (скачать образец заполнения дефектной ведомости)

Выше мы описали, как составляется дефектная ведомость в соответствии с законом «О бухучете». Вместе с тем набор необходимых атрибутов каждая организация определяет самостоятельно, и приведенный выше список сведений может быть значительно сокращен (если дефектная ведомость составляется не для целей бухгалтерского и налогового учета, когда первичный документ должен соответствовать четким требованиям) или расширен.

Ниже по ссылке мы разместили шаблон дефектной ведомости на ремонт помещения с примером заполнения: Дефектная ведомость - образец.

Как видно, дефектная ведомость на ремонт помещения в части описания хозяйственной операции должна отражать такие параметры, как:

• описание обнаруженных дефектов и повреждений;
• перечень ремонтных и восстановительных работ;
• объем выявленных дефектов;
• сроки устранения выявленных дефектов;
• стоимость ремонтных и восстановительных работ.

Если же производится осмотр, например, технического механизма, то комиссия оценивает состояние его отдельных частей, на основании чего делает вывод о необходимости ремонтных/восстановительных работ или списании части или всего такого механизма.

Дефектная ведомость на ремонт помещения

Когда есть необходимость в ее составлении

Дефектную ведомость на ремонт помещений составляют для обоснования расходов для проведения ремонтных работ. В ней специалист устанавливает и перечисляет дефекты, которые нужно устранить, учитывает необходимые для этого расходные материалы и объемы работ, а также может привести рекомендации и другую дополнительную информацию.

Для чего нужна дефектная ведомость на ремонт помещений

Главная функция данного документа – обосновывающая. На основании данных, внесенных в «дефектовку», «оправдываются» материальные расходы и их целесообразность с точки зрения налоговой инспекции.

Кто вправе составить

Дефектную ведомость на ремонт помещений составляет специальная комиссия, созданная по инициативе руководства, в которую входят:

• бухгалтер;
• специалист по оборудованию;
• специалист по ремонтным работам.

В результате должна получиться полная объективная картина грядущего фронта работ.

Что отображается в ведомости

Все данные, вносимые в ведомость, можно разделить на три группы:

• информация о самом помещении (наименование, расположение и т.п.);
• перечисление обнаруженных дефектов и причины, вызвавшие неисправности;
• перечень необходимых видов ремонтных работ.

Важные нюансы

При заполнении дефектной ведомости на ремонт помещений необходимо принять во внимание некоторые особенности, имеющие важное значение.

1. При перечислении ремонтных работ их необходимо формулировать в соответствии с принятой номенклатурой (по справочникам ТЕР и ФЕР).
2. При описании дефектов нужно четко описывать нарушения, их объемы и сроки устранения.
3. За каждый этап работы нужно назначать ответственных лиц, которые должны подписаться.
4. Полностью указывать марки, модели и другие характеристики материалов и оборудования, необходимого для выполнения работ.

Скачать пример дефектной ведомости на ремонт помещения .doc

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «Экспресс-Инфра»
/З.И. Трудин/ Трудин З.И.
г.

Дефектная ведомость № 11/13
на ремонт помещения (здания)

Наименование объекта: фасад ООО «Лакримоза»

Адрес объекта: г.Пушкино, ул.Первомайская, д.8

Начальник административно-хозяйственного отдела /Рамзин/ Л.С.Рамзин
Главный инженер /Загребельный/ Ю.Д.Загребельный
Техник /Лавринов/ Н.Н.Лавринов

Правила составления дефектной ведомости

На сегодня нет унифицированного образца дефектной ведомости, обязательного к применению, поэтому составляться она может по шаблону, разработанному внутри предприятия и утвержденному в учетной политике фирмы или в свободной форме. Тем не менее, есть ряд значений, которые отразить в ней необходимо. Это:

• название компании,
• дата и номер составления ведомости,
• всё, что касается самого объекта.

К параметрам последнего относится его наименование (оно должно совпадать с тем названием, под которым объект числиться на балансе предприятия), выявленные дефекты или поломки, желательно с указанием причин их появления – это входит в компетенцию обслуживающего специалиста, а также работы, которые требуется провести для их устранения – это часть функционала сотрудника ремонтного цеха (если таковой имеется на предприятии). Данный раздел ведомости должен быть оформлен в виде таблицы.

При необходимости в документ следует внести ссылки на всевозможные приложения (фото и видео свидетельства, дефектный акт и т.п.).

Ошибки, допущенные в ведомости, можно исправлять, аккуратно зачеркнув их и сверху написав корректную информацию, заверенную подписью ответственного лица и поставив дату исправления. Однако, наиболее предпочтительный способ – при возможности заново составить и подписать документ.

Чем отличается дефектная ведомость от дефектного акта?

Акт также является первичным документом учета, но он обладает значительными отличиями по сравнению с дефектной ведомостью. Если ведомость несет сведения, подтверждающие наличие того или иного брака, оформленное определенным порядком и несущее подписи членов комиссии, то есть констатирует наличие дефектов, то акт оформляется иным образом.

1. На нем подписи назначенных членов комиссии по экспертизе.
2. Наличие таблицы с перечнем необходимой работы, которая позволит устранить выявленные дефекты без констатации стоимости.
3. Акт содержит помимо общих сведений и перечня обнаруженного брака, объем рекомендаций членов комиссии для устранения дефектов.

Образец составления дефектной ведомости

1. Вверху слева или справа (это значения не имеет) отводится несколько строк под утверждение руководителем предприятия. Сюда вписываются:
   • его должность (директор, генеральный директор),
   • фамилия, имя, отчество,
   • полное название компании.
2. Затем посередине строки пишется наименование документа и его номер по внутреннему документообороту, ниже – населенный пункт, в котором зарегистрирована фирма, и дата составления ведомости.
3. Далее идет основная часть. Она формируется в виде таблицы,
   • в первый столбик которой вносится порядковый номер,
   • во второй – дефекты и повреждения, обнаруженные в ходе обследования,
   • в третий – требуемые меры по их устранению,
   • в четвертый – сроки, в которые повреждения должны быть исправлены.
4. В завершение документ подписывают члены комиссии, участвовавшие в осмотре оборудования, устройства или товарно-материальной ценности, с указанием их должностей и расшифровкой автографов.

Порядок проведения процедуры

Большие компании периодически проводят специальные обследования на предмет осмотра и проверки числящегося на балансе оборудования. Для этого отдельным приказом от лица руководителя компании создается комиссия в количестве от двух человек. Члены комиссии должны обладать определенным уровнем квалификации, знаниями и навыками, необходимыми для того, чтобы точно определить тип поломки и те действия, которые необходимо предпринять, чтобы исправить оборудование, устройство или какую-либо иную товарно-материальную ценность.

Как правило, членами комиссии становятся специалисты технического отдела, сотрудники бухгалтерии и представители того структурного подразделения, к которому относится поврежденный объект.

Исследование является визуальным и достаточно поверхностным, никаких особых экспертиз и глубоких проверок в процессе него не проводится, более тщательный контроль осуществляется только при необходимости.

Общие правила их составления

Несмотря на то, что утвержденного образца дефектной ведомости не существует, этот документ относится к первичным учетным, поэтому в отношении него следует учитывать общие правила оформления бухгалтерских отчетных бумаг:

1. В дефектовке всегда должны присутствовать следующие обязательные реквизиты:

• собственно наименование;
• дата составления;
• полное официальное название учреждения или фирмы, в котором была составлена дефектовка (например, название завода-изготовителя или компании, занимающейся продажей оборудования);
• название, суть и измерители проведенной хозяйственной операции в натуральном эквиваленте и денежном;
• лица, проводившие обнаружение дефектов – их ФИО, должности и подписи.

2. Право подписи такого документа предоставляется не всем сотрудникам, а только тем, которые относятся к списку, утвержденному руководителем совместно с главным бухгалтером предприятия.
3. Составляется либо в момент обнаружения дефектов, либо сразу по окончании процедуры – в зависимости от технической возможности.
4. Исправления, помарки, опечатки в дефектной ведомости не допускаются – в случае их наличия нужно составить новый документ на новом бланке.
5. Допускается составление как в традиционном бумажном, так и в электронном виде.
6. Востребовать могут только уполномоченные лица (как правило, главный бухгалтер и руководитель компании), а также представители проверяющих и контролирующих органов – налоговая инспекция, прокуратура и т.п.

Дефектная ведомость на ремонт системы отопления

Когда составляется

В дефектной ведомости на ремонт отопления специалистом выявляется содержание и объем неполадок, подлежащих устранению в ходе капитального ремонта систем отопления.

Данный документ составляется, только если необходим капитальный ремонт отопительных систем. Текущий и аварийный ремонты составления дефектной ведомости не требуют. Как правило, подобный ремонт по логичным причинам производят вне времени отопительного сезона.

Законодательные требования

Как и другие виды дефектных ведомостей, документ, регламентирующий будущий ремонт отопления, не имеет единого стандарта по оформлению. Более подробное составление часто избавляет от многих проблем и недопониманий. Чтобы дефектная ведомость имела юридическую силу как первичный учетный документ, в ней обязательно должны присутствовать такие важные моменты:

• название: «Дефектная ведомость»;
• дата заполнения ведомости;
• наименование организации, от имени которой составляется документ;
• операция, которую нужно будет произвести;
• единицы измерения этой операции (объем будущих работ);
• лицо, ответственное за исполнение (его должность и личная подпись).

ВАЖНО! Дефектная ведомость должна быть составлена перед или во время производимого ремонта. Если это затруднительно, документ нужно оформить сразу по завершении работы.

Ошибки оформления

Помимо отсутствия одного или нескольких из указанных реквизитов, недействительной ведомость могут сделать следующие недочеты:

• исправления, подчистка, корректировка данных – в дефектной ведомости они недопустимы так же, как в любых финансовых документах);
• исключительно электронная форма – первичная документация должна существовать на бумажном носителе.

Скачать пример дефектной ведомости на ремонт системы отопления .doc

Генеральный директор
ООО «Сантех-Профи»
/Кусторелов / Р.О.Кусторелов
12 июля 2019 года

Дефектная ведомость № 45/18
на капитальный ремонт системы отопления левого крыла здания

Наименование объекта: Дом Культуры железнодорожников

Адрес: г. Новгород, ул. Лесоводская, д. 1

Главный инженер /Погорельский/ А.С.Погорельский
Сварщик-сантехник /Курослепов/ Д.С. Курослепов

Для чего нужна дефектная ведомость?

Это стандартный документ, суть которого состоит в том, что его назначение состоит в оправдательном смысле работников в отношении произведенных нарушений. Искажение технологии, возможные недостатки сырья, материалов и комплектующих деталей ведет к появлению тех или иных дефектов конечного продукта.

Дефектная ведомость является контрольным документам оформленного стороной производителя или продавца, так и покупателя.

Она содержит следующие данные:

• В нем изложено описание всех без исключения дефектов,
• Описание и мотивирование появления изъянов.
• Точная фиксация брака и более мелких недостатков, не подходящие под определение брака.

На сегодняшний день унифицированная форма дефектных ведомостей отсутствует. Она является индивидуальной разработкой каждой компании.

Оформление дефектной ведомости по ГОСТ

Оформление дефектной ведомости по ГОСТ

Перечень действий при оформлении дефектной ведомости в общем случае таков:

• создание специальной комиссии, которая будет осуществлять осмотр МЦ и производить оценку выявленных дефектов (порядок создания и работы комиссии обычно определяется локальной документацией организации);
• непосредственная работа комиссии с МЦ;
• подготовка проекта дефектной ведомости;
• утверждение и подписание дефектной ведомости уполномоченными лицами.

Как мы уже указывали, унифицированной (в т. ч. рекомендованной к использованию на законодательном уровне) формы дефектной ведомости нет. В связи с этим какой-либо ГОСТ дефектную ведомость, ее форму и содержание не регламентирует и требований к ней не устанавливает.

Однако при оформлении документов рекомендуем опираться:

• на ГОСТ Р как на документ, устанавливающий общие критерии оформления;
• требования положений по бухгалтерскому учету (например, «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утв. приказом Минфина России от № 26н).

Правила оформления документа

Ведомость может быть оформлена на стандартном листе формата А4 или на фирменном бланке организации – это роли не играет, при этом она может быть написана как от руки, так и в печатном виде. Составляется она обычно в нескольких экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. Все копии должны быть подписаны членами комиссии, а также утверждены подписью руководителя компании.

Проштамповывать ведомость не обязательно, т.к. она относится к внутренней документации фирмы, кроме того, с 2019 года юридические лица законодательно освобождены от обязанности использовать в своей деятельности печати и штампы.

После утраты актуальности, ведомость передается на хранение в архив предприятия, где содержится на протяжении времени, требуемого по закону или установленного внутренними правилами организации.

Дефектная ведомость на ремонт автомобиля

Кем составляется

Автомобиль, подлежащий ремонту или модернизации, должен быть осмотрен специалистом для констатации и определения дефектов, подлежащих устранению. Документ, в котором будет зафиксирован факт и результаты осмотра и представляет собой дефектную ведомость.

Составить этот акт в компании, которая будет ремонтировать или модернизировать транспортное средство, уполномочено специальное лицо, имеющее приемлемую для этой цели квалификацию. Он заверяет «дефектовку» своей подписью, тем самым фиксируя свою ответственность перед собственным начальством, владельцем авто а также налоговой инспекцией.

Когда составляется

Составление дефектной ведомости может быть вызвано одним из следующих поводов:

• хозяйственный – необходимость зафиксировать дефекты и спланировать необходимые действия для ремонта (модернизации) и профилактики;
• налоговый – на основании ведомости просчитывается эффективность инвестиций в ремонт и списание соответствующих расходов, что жестко контролируется налоговыми органами;
• уточняющий – данный документ является определяющим при установлении типа необходимых работ (ремонт, модернизация, усовершенствование, восстановление), а значит, их ценовой категории.

На что обратить внимание при составлении ведомости

Поскольку «дефектовка» является важным документом, имеющим значение для контролирующих органов и для юристов в случае возникновения споров, ее составлению нужно уделить особое внимание.

1. Марка автомобиля, названия деталей, наименование ремонтной организации должны быть приведены без сокращений.
2. Ведомость должна сопровождаться приложениями – документами на приобретение деталей, выполнение отдельных видов работ подрядчиками и т.п.
3. Документ должен быть обязательно заверен подписью ответственного лица, а также руководителя или бухгалтера. Обязательна подпись владельца авто об ознакомлении.
4. Исправления и ошибки не допускаются.
5. Документ должен иметь номер, который регистрируется в реестре «первички».
6. Заполнять ведомость следует от руки черной или синей пастой.

Скачать пример дефектной ведомости на ремонт автомобиля .doc

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «Автодоктор»
/А.П.Самосвалов/ Самосвалов А.П.
г.

Дефектная ведомость № 12/16
по ремонту транспортного средства

Автобус, марка ТС КАВЗ 5683-22, госномер с 098 МК 78

Владелец: ООО «Лестрид»

с 16 по 17 мая 2019 года

С дефектной ведомостью ознакомлен:
уполномоченный представитель ООО «Лестрид» /Воинов/ А.П.Воинов

Процедура документирования дефектов

В случае компаний с небольшим штатом часто не возникает особой необходимости разработки, прописывания и утверждения процедуры проверки оборудования и составления дефектной ведомости, поскольку подобные ситуации возникают достаточно редко.

Однако в случае крупных фирм мониторинг качества оборудования производится только по заранее составленному и утвержденному регламенту. В общем виде порядок следующий:

1. О проведении плановой или внеплановой проверки руководство компании или конкретного филиала выпускает соответствующий приказ.
2. В этом приказе отражаются уполномоченные лица, которые войдут в проверяющую комиссию: не менее 2 сотрудников. В ее состав обычно входят не только представители технических служб (инженеры, техники, контролеры качества), но и бухгалтерии.
3. Проводится непосредственный контроль качества, составляется дефектная ведомость на заранее подготовленном бланке, ставятся подписи, после чего документ передается уполномоченным лицам.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не следует путать процедуру проверки с использованием дефектной ведомости с технической экспертизой. Плановый контроль качества – это, как правило, только визуальный осмотр внешних поверхностей, механизмов, соединений деталей. В то же время экспертиза предполагает более глубокий анализ механизма с использованием специального оборудования для проверки.

Образцы разных видов дефектных ведомостей 2019 г.

Существует несколько разновидностей дефектовок, каждая из которых имеет собственные особенности:

1. На ремонт помещения (или всего здания).
2. На ремонт кровли.
3. На ремонт автомобиля (грузового, легкового, специального назначения).
4. На ремонт системы отопления.
5. На списание запчастей.

В общем виде образец содержит следующие пункты:

1. В «шапке» вписывается виза «Утверждаю» с подписью директора или другого уполномоченного сотрудника, по приказу которого проводится проверка. Это же лицо утверждается комиссию и подписывается соответствующий приказ. Здесь же прописывается официальное название компании.
2. Далее пишется название документа и его номер – обычно в простом хронологическом порядке, например «Дефектная ведомость №77». Здесь же вписывается дата осмотра.
3. Затем пишется полное название технического объекта или инженерной системы, которая была осмотрена.
4. Описательная часть, которая является основой, представлена в виде таблицы. Здесь по порядку (с указанием номера) перечисляются все внешние дефекты, механические повреждения, неисправности, которые удалось обнаружить при простом визуальном осмотре объекта. Прописываются и конкретные виды работ, направленные на устранение этих неисправностей, а также срок окончания ремонта.
5. Наконец, прописываются ФИО и должности сотрудников, осуществлявших проверку, ставятся их подписи.

Документ составляется при осмотре любого изделия, устройства, даже офисной техники. Таким образом, образец дефектной ведомости не зависит от объекта проверки – он утверждается как пустой бланк, который используется в работе всеми сотрудниками.

Ведомость на ремонт автомобиля

В случае использования компанией служебного автомобиля или при наличии в ее собственности целого парка единиц техники периодически проводится контроль качества машин путем их внешнего осмотра.

Составление документа в данном случае позволяет решить сразу несколько задач:

• отчитаться перед налоговой инспекцией о расходовании определенных средств на мелкий или капитальный ремонт автомобиля;
• зафиксировать все дефекты и на основе их анализа определить эффективность вложений в ремонт и содержание транспортного средства (совокупные расходы и совокупные доходы за обозримый период);
• наконец, с помощью этого документа можно уточнить конкретную разновидность ремонтных работ, которые понадобятся в данном случае, а также их оценочную стоимость.

При составлении дефектной ведомости на ремонт машины любого класса и назначения следует уделить внимание нескольким важным особенностям:

1. Название модели, конкретной технической модификации автомобиля должно полностью совпадать с тем, что указано в документах – в частности, сокращения, регистр букв (прописные или строчные), пробелы или слитное написание.
2. Названия запчастей, отдельных агрегатов следует прописывать с такой же точностью – обычно их можно уточнить в соответствующих документации или на сайте- завода-изготовителя.
3. В такой ведомости обязательны ссылки на приложения – т.е. документы, регламентирующие выполнение ремонтных работ, приобретение тех или иных запчастей и т.п.
4. Обязательны подписи не только ответственных лиц, проводивших обследование, но и самого владельца автомобиля, если машина принадлежит не самой компании, а сотруднику, который заключил соответствующий договор и предоставил свой автомобиль для служебного использования.
5. Поскольку осмотр и ремонт автомобиля – достаточно сложная техническая процедура, требующая составления предельно конкретных записей, то исправления даже с пометкой «исправленному верить» не допускаются.
6. Наконец, количество экземпляров такой дефектовки определяется количеством заинтересованных лиц, которых в данном случае достаточно много: это сама компания, использующая автомобиль, его владелец, компания, осуществляющая ремонт. Однако если предприятие будет своими силами ремонтировать свою же машину, дефектная ведомость составляется на 1 бланке.

Пример представлен ниже.

На ремонт помещения

В ходе плановой проверки осматривают все здание или конкретное его помещение, причем составляют, как правило несколько дефектовок – каждая на свое помещение или же сводят все данные в один документ, если так будет удобнее обрабатывать информацию.

Основное назначение в данном случае сводится к следующему:

• описать все внешние дефекты, нарушения состояния здания (например, трещины на потолке, разрыв напольного покрытия, плесень по углам и т.п.);
• наметить пути устранения – т.е. конкретные виды ремонтных работ, с помощью которых предполагается справиться со всеми обнаруженными недостатками;
• обозначить сроки проведения работ, причем поскольку речь идет о довольно больших объемах, требуется определить приоритеты – например, в первую очередь ремонт дверных проемов, и во вторую – устранение трещин в потолках.

Составляют такую ведомость, как правило, 2-3 сотрудника, среди которых присутствуют:

• бухгалтер или главный бухгалтер;
• специалист по проведению ремонтных работ;
• инженер, отвечающий за оборудование в здании.

В бланке дефектной ведомости обязательно требуется отразить такие сведения:

1. Все сведения, касающиеся здания как физического объекта – по какому адресу расположено, что в нем располагается.
2. Сами недостатки в их точном наименовании.
3. Способы и сроки проведения работ по исправлению обнаруженных недостатков.

Поскольку здание – довольно большой объект, а недостатки могут быть обнаружены самые разные, то при составлении дефектовки и реальном планировании работ следует обратить внимание на ряд особенностей:

1. Сами ремонтные работы называются в точном соответствии с принятой системой наименований – здесь нужно обращаться к соответствующей справочной литературе (Федеральные и территориальные единичные расценки).
2. При фиксировании и описании вида ремонтной работы следует указывать не только срок, но и объем, причем на каждом этапе нужно определять конкретное ответственное лицо – как правило, их будет сразу несколько.
3. Все оборудование, а также строительные и иные материалы, предназначенные для ремонта, прописываются в тех наименованиях, как они указаны в документации – т.е. марки и модели пишутся полностью, без сокращений.

Образец дефектной ведомости представлен ниже.

На ремонт системы отопления

При проведении планового и внепланового контроля системы отопления в здании комиссия обычно состоит из 2 человек:

• представитель бухгалтерии;
• специалист по ремонту системы отопления.

Следует учесть несколько нюансов составления:

1. Составляется до ремонта или во время его. Если же осуществить это довольно трудно, то крайний сроки составления – сразу по окончании работы.
2. Как правило, прописываются не только названия ремонтных операций, но и единицы объемов, а также ответственные лица на каждом этапе (если предполагается совершить работу в несколько стадий).
3. Исправления в самом тексте в данном случае тоже не допускаются.
4. Как правило, составляется в электронном виде, но всегда должен иметься и его бумажный аналог.

Образец такой дефектной ведомости приведен ниже.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Сами ремонтные работы – т.е. текущий ремонт или на случай аварии не предполагают составления дефектной ведомости по соответствующему образцу.

На списание запчастей

Под списанием запчастей понимается хозяйственная операция по замене старых, изношенных механизмов любой установки на новые детали. При этом в случае с запчастями автомобиля предполагается составление соответствующей дефектной ведомости, образец которой рассмотрен выше.

Особенности составления следующие:

1. Прописывается простым спискам вся техника, которая была осмотрена.
2. Будет правильно и удобно, если наряду с описанием объектов указываются и инвентарные номера каждого из них.
3. Также следует обратить внимание на то, что название каждой запчасти указывается в точном соответствии с тем, как оно приводится в технической документации.
4. В графе «заключение» указывается, что деталь признана негодной, устаревшей и нуждается в замене (или в списании).

Образец представлен ниже.

На ремонт кровли

Наряду с дефектовкой, бланк которой составляется при осмотре здания, отдельно разрабатывается документ, который описывает недостатки кровли и соответствующие ремонтные работы. Образец приводится ниже.