Как выдать дубликат трудовой книжки

В каких случаях оформляется дубликат трудовой книжки? Как собрать документально подтвержденные сведения от предыдущих работодателей? Как их правильно. В нашем обзоре – образец заполнения дубликата трудовой книжки в 2019 году. Как сделать дубликат: оформление при утере. В каких случаях выдают дубликат. Заявление.

Распространенные ошибки

Дубликат – это в первую очередь, документ, который должен быть заполнен по всем законам РФ.

Вся информация должна быть полностью идентичной подлиннику. Исключением являются те сведения, которые невозможно указать из-за отсутствия документального подтверждения либо доказан факт недостоверно указанной информации.

Под определением “вкладыш” подразумевается часть трудовой книжки, которая может быть вшита в основной документ, при отсутствии в нем свободных страниц для записей. В обязательном порядке он оформляется подобным образом, как и трудовая.

Главными ошибками в процессе выдачи дубликата документа сотруднику являются:

• занесение в документ ошибочных сведений (к примеру, информации, которая по результатам проверки признана недействительной);
• запись информации, которая не подтверждена документально;
• запись всей необходимой информации не в полном объеме;
• отсутствие необходимых пометок о том, что документ является дубликатом.

В процессе оформления вкладыша нередко допускают такие ошибки:

• отсутствие полной информации на титульном листе;
• отсутствие пометок об основаниях формирования вкладыша;
• ошибочные указания сведений во вкладыше в процессе его формирования.

По этой причине сотрудникам при получении дубликата трудовой книжки в обязательном порядке следует внимательно проверять все имеющиеся в нем записи, в том числе и на факт наличия помарок либо опечаток.

Дубликат трудовой книжки. Что это?

Дубликат необходим для получения после потери трудовой книжки, так как по сути, является заменой трудовой, а значит, только имея его на руках вы можете устроиться официально. По сути это бланк, очень напоминающий внешне трудовую книжку. В него также вписывается вся информация о местах работы работника.

Дубликат после его получения ведется также аккуратно, как и трудовая книжка, но единственное его отличие от настоящей трудовой состоит в том, что на титульном развороте страниц будет вписано слово дубликат. Нашим законодательством предусмотрено, что трудовая книжка у гражданина может быть только одна.

Это значит, что все другие документы не могут называться трудовыми. Ведь если работник неожиданно найдет свою трудовую, то получится, что у него целых два документа. Поэтому полученную трудовую снова также называют дубликатом. Дубликат ведется по правилам, установленным для трудовых книжек. Поэтому даже если вам на руки попал такой документ не стоит считать что это неофициальный бланк.

Как оформить дубликат трудовой книжки (образец)

На новом бланке трудовой книжки:

• на титульном листе в левом верхнем углу указывается «Дубликат». Все основные сведения о работнике заполняются в общем порядке;
• на первом развороте книжки в разделе «Сведения о работе» сначала отражается общий трудовой стаж работника, заработанный им до трудоустройства к вам на работу. Затем в дубликате указываются периоды работы у конкретных работодателей на основании копий документов и справок с предыдущих мест работы, предоставленных работником. При этом записи не нумеруются. Первая нумерация должна появиться в дубликате в строке с записью о приеме на работу этого сотрудника в вашу организацию.

В идеале в дубликате трудовой книжки должны быть восстановлены все сведения о трудовой деятельности сотрудника. Но если каких-то данных нет, к примеру, оснований увольнения с тех или иных мест работы, то вносить их в дубликат со слов работника не нужно (п. 32 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от N 225).

Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере приведен ниже.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере

Дубликат трудовой книжки: образец заполнения 

Последний этап – это выдача дубликата трудовой книжки. Дату выдачи необходимо зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда РФ от N 69). И в ней же сотрудник должен поставить подпись, свидетельствующую о том, что дубликат книжки он получил.

В каких случаях выдается?

Негодность

Как и прочие документы, трудовая книжка может прийти в негодность:

• порваться;
• обгореть при пожаре;
• пострадать в результате иных воздействий.

При возникновении такой ситуации, вся информация из подлинника должна быть перенесена в дубликат.

При утере

Если подлинник трудовой книжки утерян либо был кем-либо похищен (к примеру, была похищен сумка с документами, где была трудовая книжка), об этом необходимо срочно уведомить работодателя.

Согласно п. 32 Постановления № 225 период уведомления составляет до 15 календарных дней.

В подобной ситуации не вся информация из подлинника будет перенесена в дубликат.

Массовая утрата

Массовая потеря трудовых книжек работодателем возможна только в случае возникновения каких-либо чрезвычайных ситуаций.

При возникновении подобной ситуации формируется специальная комиссия, которая определяет стаж каждого сотрудника.

По завершению расследования, специальная комиссия выдает акт, который является основанием для оформления дубликата трудовой книжки.

В остальных случаях выдача дубликата может осуществляться на основании признания факта недействительных сведений в подлиннике о причине увольнения сотрудника либо же его перевода на другое место трудовой деятельности.

В такой ситуации все сведения, за исключением “неправдоподобных”, должны быть перенесены в дубликат.

Порядок оформления дубликата трудовой книжки

Предположим, вы и есть тот самый работодатель, чей бывший работник потерял свою трудовую книжку и теперь пришел к вам с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Утвержденной формы такого заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме.

Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки (образец) 

В такой ситуации вы, как работодатель, должны оформить дубликат в течение 15 дней со дня подачи заявления работником (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от N 225). Для этого вам понадобятся сведения о предыдущих местах работы вашего бывшего сотрудника. Их вам должен предоставить он. Это могут быть копии его трудовых договоров, справки с предыдущих мест работы, выписки из приказов о приеме на работу, об увольнении (их копии), справки из государственного или муниципального архива.

В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки

В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки

Каждый сотрудник предоставляет свою трудовую при устройстве на вакансию. Книжку хранит кадровый отдел организации на протяжении полного периода занятости у данного работодателя. При этом в исключительных случаях допустима выдача книжки сотруднику лично под расписку по усмотрению руководства. Как правило, оригинал книжки требуют сотрудники ПФР.

Читайте также Учет рабочего времени сотрудников

Так кто выдает дубликат трудовой книжки при утере? Последний работодатель обязан оформить бланк заново, если соискатель после него не вел трудовую деятельность и потерял книжку. На новом же месте есть возможность получить только чистую трудовую книжку.

Иногда книжка пропадает по вине руководства или в результате стихийных бедствий, катастроф, по иным причинам. Тогда ответственным за корректный пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере становится виновный работодатель. В его обязанности входит восстановление документа по заявлению работника.

Также см. «Как восстановить трудовую книжку, если вы ее потеряли».

Как оформить дубликат трудовой книжки в 2019 году?

Рассмотрим подробней вопрос о том, как правильно оформить дубликат документа.

Кто оформляет и выдает?

Выдачей дубликата трудовой книжки занимается непосредственный работодатель на основании составленного заявления сотрудником, которое пишется в свободной форме.

Помимо работодателя, дубликат выдает:

• Пенсионный Фонд;
• Государственный Архив.

Дубликат должен быть выдан заявителю в течении первых 15 календарных дней с момента принятия соответствующего заявления.

Стоимость процедуры

Все затраты, связанные с покупкой новой трудовой книжки ложатся исключительно на работодателя, если имеет место быть его вина, в противном случае, за приобретение трудовой книжки должен будет платить сотрудник.

Алгоритм действий

Рассмотрим подробней порядок выдачи документа.

Общая схема

Отвечая на вопрос, как делается дубликат, можно сказать о возможности использования одного из нескольких способов, а именно:

• через работодателя;
• с помощью Пенсионного Фонда;
• обратиться в Государственный архив;
• через судебный орган.

Схема оформления дубликата:

• Возникновение обстоятельств, из-за которых есть необходимость в оформлении дубликата.
• Обращение в соответствующий орган.
• Предоставление необходимого перечня документов и составление заявления.
• Получение дубликата.

Восстанавливаем утраченные сведения по ксерокопии

Если у пострадавшей стороны имеется на руках уже заверенная по всем формам копия, то в такой ситуации достаточно обратиться за оформлением документа напрямую к своему последнему работодателю.

Алгоритм достаточно прост:

• Обращение в отдел кадров по последнему месту работы.
• Подача заявления и копии трудовой книжки.
• Период ожидания.
• Получение дубликата.

Восстановить по справкам

Вариант с восстановлением трудовой книжки по справкам отлично подойдет в том случае если сотрудник устраивается на новое место работы.

В таком случае алгоритм заключается в следующем:

• Написать заявлением на оформление дубликата документа в отдел кадров.
• Предъявить подтверждающие справки и документы из прежних мест работы (к примеру, трудовое соглашение, награды и так далее).
• Получить дубликат.

Действия без подтверждающих документов

Если у сотрудника отсутствуют подтверждающие документы, получить их или доказать факт наличия стажа можно несколькими путями:

• обратиться в ПФ;
• обратиться в Государственный архив;
• обратиться в судебный орган.

В первых двух случаях, необходимо помнить: можно получить неполную информацию, поэтому лучше сразу обратиться напрямую в судебный орган.

При судебном разбирательстве необходимо будет предоставить минимум нескольких свидетелей, которые способны подтвердить факт официального места работы на тех же предприятиях/фирмах, где они также осуществляли свою трудовую деятельность.

Такой способ восстановления считается наиболее сложным, поскольку требует немало временных затрат и времени.

Оформление документов

Нужно ли писать заявление?

Заявление на оформление дубликата трудовой книжки играет ключевую роль в этом вопросе.

На основании поданного заявления возникнут обстоятельства в оформлении дубликата документа.

Скачать примерный бланк заявления можно здесь:

Бланк заявления на выдачу дубликата трудовой книжки

Правила и инструкция заполнения

Рассмотрим подробней как заполнить дубликат документа.

Сведения

На титульном листе помимо надписи “дубликат” должны содержаться такие сведения, как:

• полные инициалы сотрудника (без каких-либо сокращений);
• дата рождения;
• какое образование имеет;
• какая специальность (указывается на основании диплома об образовании либо квалификации).

Помимо этого обязательно нужно указывать дату оформления дубликата.

Стаж

Стаж трудовой деятельности указывается в общей сумме.

После указания таких сведений, нужно будет указывать непрерывный либо общий стаж, который подтвержден документально по отельным периодам.

Запрещается допускать какие-либо помарки и исправления.

Места работы

Если сотрудник осуществлял ранее трудовую деятельность, то наименование предприятий и занимаемая им должность указывается в 3 графе раздела “Сведения о работе”.

Все работодатели, с которым работал сотрудник, должны подтверждаться документально.

Примеры заполнения

Заполнить дубликат трудовой книжки не составит большого труда. Для этого достаточно соблюдать законодательство РФ и избегать помарок либо исправлений.

Образец оформления дубликата при утере трудовой книжки представлен здесь:

Сроки

Отвечая на вопрос, когда выдается, можно с уверенностью ответить: в течении 15 календарных дней с момента составления соответствующего заявления.

Заполняем дубликат трудовой книжки

Очень важно соблюсти все правила, как заполнить дубликат трудовой книжки. Напомним: это документ строгой отчетности, и ошибки могут свести на нет все усилия, потраченное время: ту же работу придется делать «на бис», оформляя очередной дубликат.

1. Вверху на титульном листе дубликата обязательно должна стоять надпись «Дубликат».
2. Не забудьте о возможных переменах в личных данных обладателя трудовой книжки. Скажем, человек за прошедшее время мог получить высшее образование или попросту сменить фамилию. Это надо учесть при внесении персональных данных.

Третье: то, о чем говорилось выше. Неважно, по чьей вине документ был утрачен. В любом случае, внесение данных в дубликат возможно не со слов «потерпевшего», а исключительно на основании тех справок, копий документов, которые мы уже перечислили выше. Иначе никаких записей о предыдущих местах работы новый наниматель не внесет, да и старый тоже.

Единственный вариант, если по каким-то причинам вы не желаете, не можете заниматься восстановлением прежних данных — это начать «с чистого листа», с новой трудовой книжки. Однако потом нехватка трудового стажа может существенно уменьшить размер вашей пенсии.

Дальше наниматель или сотрудник отдела кадров эту информацию детализирует, расписывает на основании полученных справок, даты работы человека в разных предшествующих организациях. Обязательно вносятся ссылки на документы, ставшие основанием для фиксации тех или иных данных.

Очень важный момент для кадровиков и руководителей: эти предшествующие восстанавливаемые данные нельзя нумеровать! Запись под номером 1 в дубликате может быть лишь о приеме сотрудника на работу именно в ту компанию, где и заводится дубликат.

Выдачу дубликата восстановленного документа фиксируют в книге по учету движения трудовых книжек. С указанием даты этого события и подписи самого работника.

Пример (образец) заполнения дубликата трудовой

Фиксируем отсутствие трудовой книжки

ШАГ 1. Подготовьте бланк заявления от имени работника о выдаче ему дубликата трудовой книжки, на котором бы он расписался. Содержание простое: «В связи с утерей моей трудовой книжки прошу выдать мне дубликат трудовой книжки».

Если пропажа книжки выявилась при увольнении сотрудника и он уходит от вас пока без трудовой книжки, то в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них сделайте особую запись в графе 12 «Дата выдачи трудовой книжки при увольнении...» строки регистрации книжки. Например, напишите: «Трудовая книжка не выдана в связи с ее утерей».

ШАГ 2. Издайте приказ руководителя о назначении:

• работника, который займется составлением и отправкой запросов в ПФР и бывшим работодателям сотрудника, чью трудовую книжку потеряли;
• комиссии для установления причин утери трудовой книжки.

Вот как может выглядеть такой приказ.

ООО «Теремок»

Приказ № 3-к

В связи с тем что в сейфе не обнаружена трудовая книжка менеджера по продажам М.И. Зайчикова,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. С целью установления причин и обстоятельств утери трудовой книжки М.И. Зайчикова создать комиссию по расследованию факта утраты в составе:
— председатель комиссии — руководитель отдела кадров И.Т. Лягушкин;
— члены комиссии:
— старший бухгалтер П.Р. Лисичкина;
— менеджер по персоналу М.С. Мышкина.Создать такую комиссию нужно, если ваше руководство хочет установить, по чьей вине пропала трудовая книжка, и впоследствии:
самостоятельно применить к виновному в пропаже книжки сотруднику дисциплинарное взыскание, например выговор (тогда в случае еще одной дисциплинарной провинности его можно будет уволитьп. 5 ст. 81 ТК РФ);
обосновать при проверке трудинспекцией, что в утере трудовой книжки виновен конкретный работник. Тогда за нарушение трудового законодательства оштрафуют виновного сотрудника, а не директорач. 1 ст. КоАП РФ. Хотя и саму организацию за утерю книжки могут наказать

2. Поручить комиссии в срок до провести служебное расследование факта утери трудовой книжки М.И. Зайчикова.По результатам работы комиссии нужно будет:
оформить акт о результатах расследования факта утраты трудовой книжки, содержащий выводы о том, кто, когда и при каких обстоятельствах потерял трудовую книжку;
запросить объяснения причин утери трудовой книжки у сотрудника, признанного виновным в таком нарушениист. 193 ТК РФ

3. Заняться получением документов, подтверждающих стаж работы М.И. Зайчикова, предшествующий его поступлению на работу в ООО «Теремок».

В связи с этим назначить М.С. Мышкину ответственной за направление до запросов о местах работы М.И. Зайчикова:
— в организации, где он работал ранее, по сведениям, предоставленным М.И. Зайчиковым;
— в орган ПФР, если от М.И. Зайчикова не поступит необходимой информации о местах его работы.

С приказом ознакомлены:

Как правильно сделать и оформить?

Для заведения дубликата используется чистый бланк ТК, запас которых имеется у каждой организации. Юридической силой обладает только документ, заполненный в соответствии с установленными законом правилами.

Правила оформления

Так как дубликат ТК является совершенной копией оригинала, сведения о работнике заносятся в аналогичном порядке.

Обычно кадровики знают, как внести записи корректно:

• Даты прописываются арабскими цифрами.
• Не допускаются сокращения, помарки.
• Записи делаются аккуратно черной, фиолетовой или синей пастой.
• В верхнем углу нового документа прописывается «Дубликат».

Пример титула:

Отметка о дубликате на титульном листе

Какие сведения вносятся

Оформление начинается с заполнения титульного листа, который содержит актуальную информацию:

• ФИО;
• дата рождения;
• образование;
• род деятельности.

Достоверность данных подтверждается подписью работника и ответственного лица, печатью кадровой службы.

Стаж

В «Сведениях о работе» сначала указывается весь стаж гражданина. При этом информация прописывается без уточнения конкретных данных:

Сведения о работе не заверяются печатью и не содержат информацию о лице, внесшем записи (в отличие от оригинала).

Места работы

Трудовой стаж оформляется в установленной последовательности:

• дата приема в организацию;
• сведения о работе (должность, организация, основания увольнения, перевода);
• данные документа, по которому вносились записи.

В дубликат вносится только имеющаяся в документах информация.

Пример внесения записей в «Сведения о работе», образец 2019:

Пример внесения записей

Сроки выдачи

В ответ на запрос сотрудника, работодатель обязан оформить дубликат в течение 15 дней.

В случае потери ТК, гражданин вправе обратиться с просьбой и по последнему месту работы, и к новому работодателю.

При этом не имеет значения период, прошедший со дня увольнения.

Как сделать исправление в трудовой книжке? Образец вы найдете в нашей статье.

Что нужно для приема на работу сотрудников? Узнайте здесь.

Какова ответственность за подделку трудовой книжки? Смотрите тут.

Как заполняется документ

Заполнение и регистрация дубликатов производится в соответствии с ПП РФ о трудовых книжках (, № 225), в частности Правил по их ведению и хранению, и Инструкции министерства труда и соцзащиты РФ по заполнению трудовых книжек (, Постановление № 69).

Какова последовательность действий для оформления дубликата

Порядок того, как оформить дубликат трудовой книжки, определен законодательно и подразумевает следующие действия:

По последнему месту занятости с целью получения заменяющего документа обращается потерявший трудовую книжку.

• Руководство предприятия издает приказ соответствующему подразделению на подготовку дубликата. Обратившееся с заявлением лицо должно ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись.
• Специалист работодателя собирает информацию о занятости обратившегося гражданина в прошлые периоды.
• Оформляется бланк дубликата трудовой книжки на основе действующих нормативных правил.
• Информация о повторно выданном экземпляре обязательно регистрируется в журнале учета бланков строгой отчетности.
• Заявителю передается готовый экземпляр после подписи о получении в специальном журнале.

Какие сведения заносятся в бланк

Оформляемый бланк должен отражать содержащиеся в первоначальном варианте сведения, в том числе:

• персональные данные о гражданине;
• информацию о занятости до начала деятельности по месту последней работы;
• сведения о наградах, переводах, увольнениях;
• ссылку на основания для выполнения всех действий.

На титуле нового экземпляра (в углу справа вверху) ставится оттиск штампа «Дубликат». Здесь же добавляются сведения о гражданине из паспорта или удостоверения личности, которые не должны быть просроченными на день заполнения.

Данные о рождении гражданина указываются полностью (без сокращений), также должны указываться отчество, имя, фамилия. Диплом или аттестат служат источником информации об образовании работника и его специальности. В случае незаконченного образования у гражданина запись будет выполнена по сведениям справки из учебного заведения или зачетной книжки. Получатель собственноручно заверяет сведения на титульном листе, а специалист кадрового подразделения ставит дату заполнения и свою подпись с печатью предприятия (кадрового подразделения).

Важно! Раздел «Сведения о работе» начинается записью, отражающей суммарный размер рабочего стажа до момента принятия сотрудника на последнее место занятости. При этом не конкретизируется, в каких организациях в прошлом и в какой период гражданин работал.

Далее фиксируют периоды занятости по определенным рабочим местам в установленном порядке по графам с 1 по 4 соответственно:

• номер записи (по порядку);
• день поступления в организацию;
• наименование предприятия и должности, на которую был оформлен работник;
• указание основания для записи в графе 3 (о приеме).

Информация о переводе на иную работу в одной организации (при наличии) выполняется аналогично.

После указанных сведений в графы с 1 по 4 заносятся данные об увольнении, включая номер записи по порядку, дату увольнения, на основании какого закона (норматива) уволен работник и документ, на основании которого выполнена запись (об увольнении). Заполненный раздел заверяют подписями сотрудника отдела кадров и владельца трудовой книжки, затем ставится печать организации-работодателя.

Все записи заносятся по предоставленным документам по каждому виду прошлой занятости работника. Информация в бланк не переносится при отсутствии полных сведений по какому-либо периоду. В раздел «Сведения о награждении» данные о ранее полученных наградах и поощрениях указываются только при получении подтверждающих документов.

Важно! Трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности. Поэтому выдача нового документа регистрируется в специальном журнале учета, а ранее зарегистрированный бланк следующей (второй) записью выводится из учета.

Кто заверяет?

Дубликат трудовой книжки заверяется ответственным лицом непосредственного работодателя (либо нотариусом), а также самим сотрудником. В завершении ставится печать отдела кадров.

Может ли это сделать бухгалтер?

Если должностная инструкция бухгалтера предусматривает возможность заверить дубликат трудовой книжки, значит, он имеет полное право это сделать.

Стоит отметить, что нередко в небольших компаниях отсутствует штатная единица “кадровый работник” и за них все это делает именно бухгалтер.

Когда выдается?

Дубликат трудовой книжки выдается на основании предоставленного заявления сотрудником и по завершению ее заполнения, в том числе после заверения.

Образец записи в трудовую книжку генеральному директору вы найдете в нашей статье.

Как правильно оформить отзыв работника из отпуска? Узнайте тут.

Делается ли запись в трудовой книжке при срочном трудовом договоре? Информация — здесь.

Дубликат трудовой книжки при утере

Сначала определимся с тем, кто выдает дубликат трудовой книжки при утере. Как известно, трудовые книжки работников хранятся у работодателей (п. 42 Правил, утв. Постановление Правительства РФ от N 225). Соответственно, сам работник может потерять книжку в период, когда является безработным – т.е. когда уволился с одной работы, но еще не устроился на другую. И в некоторых других случаях, когда работнику организации на время выдается трудовая книжка на руки под расписку. К примеру, для представления в отделение ПФР (ст. 62 ТК РФ).

Так вот, если гражданин потерял свою трудовую книжку, будучи безработным, то оформление дубликата трудовой книжки ложится на плечи его последнего бывшего работодателя (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от N 225). А новый работодатель, если таковой будет, этим заниматься не должен. Он может лишь оформить работнику обычную новую трудовую книжку по его заявлению и сделать в ней первую запись о приеме к себе на работу.

Так что если к вам, как к новому работодателю, придет только что принятый на работу сотрудник и спросит, как получить дубликат трудовой книжки при утере, посоветуйте ему обратиться с этим на прежнее место работы.

Далее поговорим о том, как сделать дубликат трудовой книжки.

Ответственность работодателя за утерю

Утеря трудовой по вине работодателя способна вызвать негативные последствия для него только в том случае, если трудовая инспекция получит сообщение по этому поводу, которое должен инициировать работник. Это приведет к тому, что к работодателю будут применены различного рода санкции, например, в виде соответствующих штрафов.

Более детально такая ответственность, когда в утере книжки виноват работодатель, прописана в Трудовом кодексе. В статьях 232, 233 и 234 указаны те санкции, которые грозят работодателю, халатно отнесшемуся к обязанности по обеспечению сохранности книжки.

Что касается конкретизации штрафов, то в кодексе, регулирующем административные правонарушения, указано, что величина штрафа может доходить до 5000 руб. в зависимости от конкретных обстоятельств.

Важно знать, что работник также может взыскать с работодателя денежные суммы за различные, по его мнению, несоблюдения его формальных прав и интересов. Также не стоит забывать об упущенной или же недополученной выгоде. Под ней понимается коэффициент денежных средств, который работник так и не получил от нового работодателя.

Работодатель должен знать, что каждый день задержания выдачи трудовой приводит к тому, что работник не может устроиться на работу, а значит, он вынужден будет взыскать с работодателя среднюю заработную плату в день за каждый последующий день просрочки.

Как оформить дубликат трудовой книжки?

Каждый человек, имеющий зафиксированный стаж работы, имеет право на восстановление трудовой книжки вне зависимости от причин ее потери или порчи, так как у гражданина может быть только один документ о трудовой деятельности, в случае утраты оригинала оформляется дубликат.

Это единственный документ, который имеет такую же юридическую силу, как ТК.

Кто делает?

Выдачей дубликата может заниматься только работодатель, а его оформлением занимается отдел кадров.

Сколько стоит?

Процедура оформления дубликата бесплатна, но работнику необходимо возместить стоимость бланка ТК.

В каждой организации есть их резервный запас, которыми предприятие снабжает сотрудников. Гражданин вправе приобрести таковой самостоятельно, но шанс купить бланк, не соответствующий установленным стандартам, слишком велик, поэтому рекомендуется за его предоставлением обращаться к работодателю.

Его цена зависит от региона, поставщика и условий приобретения товара (опт, договор на особых условиях и т. д.). Средняя стоимость ТК составляет 200 рублей.

Пошаговая инструкция

Оформление дубликата осуществляется в соответствии с порядком, установленным законодательством:

• Гражданин подает письменное заявление о заведении ТК.
• Собираются сведения о стаже работника.
• Издается приказ о выдаче дубликата.
• Оформляется бланк ТК.
• Сведения о документе заносятся в книгу учета ТК.
• Готовый дубликат выдается работнику под расписку.

Документы

Чтобы получить дубликат, работник обязан предъявить документы, подтверждающие его трудовую деятельность.

В случае массовой потери ТК создается комиссия, которая определяет стаж сотрудников путем направления запросов в организации и обработки данных, предоставленных работниками.

Требуется ли заявление на выдачу?

Как получить дубликат? Необходимо составить заявление. Оно должно быть грамотным, кратким с четким изложением фактов.

В нем присутствуют:

• причина утери;
• просьба о выдачи ТК;
• дата написания, подпись.

Запрос можно написать от руки (понятным почерком) или набрать на компьютере. В некоторых организациях есть готовые бланки для заполнения.

Пример заявления:

Заявление работника на выдачу дубликата

Бланк заявления на дубликат

Приказ

Одобрив заявление, работодатель создает соответствующий документ для выдачи дубликата:

• Приказ имеет номер, содержит основные тезисы, закрепляющие возможность выдачи аналога ТК.
• Он издается только в печатном виде, рукописная версия недопустима.
• Для ознакомления готовый приказ в обязательном порядке предоставляется работнику и кадровикам.

При несоблюдении перечисленных правил, выдача документа считается недействительной.

Справки-основания

В подтверждение стажа работы принимаются следующие документы:

• личные дела и приказы;
• справки;
• удостоверения;
• трудовые договоры;
• членские и расчетные книжки.

Предоставленные документы подписываются руководителями и заверяются печатью. Кадровикам необходимы копии, оригиналы отдаются сотруднику на руки.