Кто подписывает счет на оплату

Для правильного проведения расчетов с покупателями многие компании используют документ, который называется счет на оплату. Специальной формы для его составления не существует, но имеются данные, которые обязательно должны в нем присутствовать. Как правильно оформить и выставить счет на оплату, какие реквизиты он должен содержать. А также важные моменты, о которых следует помнить.

Как направить контрагенту

Для ускорения процесса оплаты счет может быть направлен и по электронной почте в виде отсканированного документа, и по факсу. Для целей оплаты подойдет и копия. Тем более документ в электронной форме (в случае передачи его по электронной почте) признается законом равным по юридической силе оригиналу. В этом случае такой документ считается подписанным электронной подписью, т.е. логином и паролем от почты передающей стороны.

Но можно и подстраховаться, если речь идет о самом начале сотрудничества, затребовав сразу оригинал. Оригинальный счет на оплату может быть направлен непосредственно заказчику через курьера, по почте или выставлен при подписании договора.

Расчеты между сторонами

Чаще всего счет на оплату используют юридические лица. Для них он является документом, по которому плательщик переводит получателю денежные средства для расчета за приобретенные у него товары или оказанные услуги.

В нем может содержаться итоговая стоимость получаемой продукции или частичная сумма, вносимая в качестве аванса. Обычно «счет на оплату» составляет бухгалтер, но это может и любое другое лицо, у которого есть на то соответствующие полномочия. Этот документ является фактом совершения сделки между сторонами, предметом которой является указанный товар (услуга). Как правило, он предусмотрен заключенным ранее договором. Стороны подписывают соглашение, по которому берут на себя определенные обязательства. В соответствии с ними выставленный счет будет свидетельствовать о том, что каждая из них выполнила свою часть договоренности. Юридическими лицами этот документ оплачивается по безналичному расчету либо внесением денежных средств через банк.

Что это за документ

Основная цель этого документа в том, чтобы уведомить одну из сторон сделки о необходимости произвести перечисления средств в счет предстоящих работ, услуг или поставок активов и продукции, либо об оплате уже совершенной операции. Счет на оплату всегда выставляется продавцом покупателю и подлежит обязательной оплате. Обычно оплата по этому документу производится в безналичной форме, но это ничем не регламентировано. Поэтому счет может использоваться и для наличных расчетов.

Форма данного документа, порядок его составления и содержание не регулируются законодательством, а сложились в процессе длительной практики его применения. Как правило, счет содержит в себе:

• полные банковские реквизиты поставщика или подрядчика;
• дату выставления и порядковый номер;
• информацию о предмете договора (т.е. об услуге, товаре, и т.д.) и о его стоимости.

Для составления платежного поручения этого достаточно. Однако это не вся информация, которую дает счет, в частности:

• если в этом документе будут отражены все существенные, присущие договору условия, то в этом случае счет играет роль оферты. А это означает, что его оплата служит признанием заключения договора со всеми вытекающими обязательствами. В связи с этим такой документ может использоваться в судебном разбирательстве даже при отсутствии самого договора, как доказательство его заключения;
• в счете обязательно должны быть указаны цена, стоимость, количество (если предмет договора можно измерить количественно) и наименование самого актива, товара или услуги. А это означает, что продавец после оплаты счета не вправе изменить какие-либо характеристики и продать или выполнить что-то иное без согласия на то покупателя. Практически заявленные в счете данные указывают, что покупатель готов оплатить только эти товары или услуги и только по такой цене;
• в счете фиксируется предложение продавца, какое он должен исполнить. Но одновременно с этим фиксируется важное условие – срок, в течение которого данное предложение действительно именно в этом виде. По истечении этого срока, предложение теряет свою силу, но при условии, что счет не был оплачен;
• кроме того, в этом документе содержатся данные, которые позволяют правильно оценить приобретаемый актив либо услугу: указание на применяемый налоговый режим. Если продавец – спецрежимник, то в счете он должен об этом указать, написав, например, «Предприятие находится на упрощенной налоговой системе и не платит НДС». Это означает, что цена, проставленная в счете без НДС – конечная! Если же продавец применяет общий налоговый режим, то он обязательно должен указать цену с НДС и отдельно сам налог.

Скачать бланк счёта на оплату в Word и Excel можно соответственно ЗДЕСЬ и ЗДЕСЬ.

Срок оплаты

Оплачивается счет обязательно в тот срок, который предусмотрен либо договором, либо самим документом. Соблюдение этого срока важно для сделки: в течение него поставщик или подрядчик не вправе изменить условия договоренности или расторгнуть их. В случае если при оплате счета в безналичной форме обнаружились неверные банковские реквизиты, следует немедленно и письменно уведомить об этом поставщика. Это продлит срок действия счета!

Вид документа

Чтобы выставить плательщику счет на оплату, образец надо всегда иметь под рукой. Как известно, закон не предусматривает для этого какой-либо определенной унифицированной формы. Внешне документ может быть таким, чтобы предприятию было удобно вести учет.

Главное, чтобы в нем присутствовала следующая обязательная информация:

1. Наименование документа, а также номер и дата его составления. Эти данные должны быть расположены одной строкой и удобны для прочтения.
2. Реквизиты получателя и продавца. Помимо адреса, нужно указать банные обслуживающего банка, необходимые для перечисления оплаты.
3. Данные о приобретаемом товаре или услуге.
4. Отдельная строка должна быть выделена для НДС. В случае ее отсутствия здесь будет стоять «ноль» или прочерк.

Такой счет, как правило, должен быть подписан руководителем предприятия-продавца и его главным бухгалтером. В случае с ИП этот может быть одно и то же лицо. Подпись непременно надо заверить круглой печатью.

В каких случаях оформляется

Единственное назначение у этого счета – уведомление о предоплате, в котором находит свое отражение базовая информация по сделке, а также банковские реквизиты продавца (подрядчика).

Оформляется документ продавцом или исполнителем работ при совершении любых сделок – по приобретению активов или товаров, по аренде, на возмездное оказание услуг, по транспортировке грузов, и т.д. Выставляется он обычно, как уже было указано, на предоплату. При этом не имеет значения каким образом будет производиться эта предоплата – в безналичной или наличной форме.

Однако нередко счет на оплату сопровождает и те операции, по которым предварительный расчет не предусмотрен. В этом случае сам платеж по сделке осуществляется на основании накладных, актов или счетов-фактур, а счет используется для правильного перевода средств, поскольку в нем содержатся действующие банковские реквизиты поставщика.

Видео — пояснения о порядке выставления счета на оплату:

Важные моменты

Счет на оплату это весьма специфический документ, обладающий неоднозначной ролью. Принятие услуги или товара к первичному учету с наличием или отсутствием указанного счета никак не связано.

Однако документ выступает основанием для безналичного перевода платежа поставщику или подрядчику.

Кроме того счет на оплату фактически заменяет собой оферту – факт оплаты подтверждает согласие покупателя с условиями продавца.

Поэтому документ требует внимательного отношения и при его составлении важно учесть определенные нюансы.

Что это такое

Счет на оплату это документ, используемый для реализации безналичных расчетов. Суть применения сводится к тому, что продавец выставляет счет, а покупатель его оплачивает.

Но при составлении недостаточно указать только стоимость товара или услуги и реквизиты продавца. Счет на оплату включает в себя гораздо больший объем информации.

Так указываться в документе могут все существенные условия, присущие договору. Осуществление оплаты по выставленному счету позволяет признать сделку заключенной.

На практике счет на оплату нередко заменяет собой договор. Счет на оплату является ли договором?

Оплата счета считается равнозначной заключению договора, если в документе указаны такие важные условия, как:

• предмет сделки;
• количество единиц;
• цена за единицу;
• общая стоимость.

Оплата по счету подтверждает, что покупатель согласился приобрести именно этот товар и именно в указанном количестве и по указанной стоимости.

Также важной особенностью счета на оплату выступает фиксация срока действительности предложения.

Дополнительно в счете отображается применяемый продавцом налоговый режим, что важно для покупателей, выплачивающих НДС.

Назначение документа

Счет на оплату может оформляться в отношении любых сделок, связанных с получением платежа – купля-продажа, поставка, оказание услуг и т. д.

Как правило, счет выставляют с целью получения предоплаты по сделке. Это своего рода квитанция для обоснования оплаты.

Но и в этом случае покупателю отправляется счет на оплату. Документ используется для правильного заполнения банковских реквизитов продавца в платежных документах.

Ни одни нормативный акт по бухучету не указывает на обязанность по выписке счета на оплату. И зачастую бухгалтерией документ игнорируется.

По сути, счет на оплату ничего не подтверждает. Перечисление средств подтверждается платежным поручением. Передача ТМЦ сопровождается оформлением накладной.

Однако в соответствии с арбитражной практикой договор может содержать указание на указание ежемесячной оплаты на основании выставленных счетов не позднее даты, указываемой в счете.

Также не всегда существует возможность подписания с заказчиком акта о приеме-передаче выполненной работы.

Подобные обстоятельства могут становиться причиной задержки платежей. То есть обойтись без счета практически невозможно.

Но нужно знать, что счет на оплату не является документом, по которому можно предъявить требования к поставщику в связи с несоблюдением договора.

Основное назначение документа в том, что покупателю заявляется окончательная сумма, подлежащая к выплате. Получив счет, покупатель может решить, насколько его устраивает назначенная цена.

Законодательная база

К первичным документам данный счет не относится, поскольку никак не отображает факт хозяйственной деятельности.

Согласно ФЗ № 402 от первичным именуется документ, выступающий основанием для оформления факта хозяйственной деятельности – сделки, операции и иных событий, оказывающих влияние на финансовое состояние экономического субъекта.

Важной функцией счета на оплаты выступает применение его в качестве оферты при отсутствии договора.

В силу п.3 ст.434 ГК РФ счет с признаками оферты после оплаты признается документом, подтверждающим заключение сделки даже при отсутствии договора.

Так как сам факт выставления счета на оплату не влияет на финансовое положение продавца, поскольку счет может быть не оплачен или перевыставлен, то применять к счетам требования ФЗ № 402 не обязательно.

Оформление счета на оплату относится к обычаям делового оборота в РФ. По обыкновению документ оформляется на бланке организации, где указаны реквизиты получателя средств, а покупатель на основании счета переводит оплату.

Расчеты с физическими лицами

Иногда предприятие выписывает счет на оплату физическому лицу. Это бывает в тех случаях, когда выставленная сумма включает в себя обязательные налоги, которые обязательно должны быть учтены бухгалтерией продавца. Чаще всего речь идет об оказанной услуге. В этом случае физическое лицо вынуждено производить расчет в отделении банка, а это может быть связано с дополнительными расходами. Имеется в виду комиссионное вознаграждение, взымаемое при внесении денежных средств. Иногда такой счет может сам выполнять функции договора. Составленный соответствующим образом бланк подчас воспринимается как оферта, а внесенные денежные средства являются акцептом, подтверждающим согласие двух сторон на совершение данной сделки. Получается, что одна сторона предложила свой товар, указав в документе его цену, а вторая, внеся оплату, согласилась с ее условиями. В этом случае денежные средства будут являться тем самым фактором, который сможет повлиять на финансовое состояние как плательщика, так и продавца.

Как правильно оформить и выставить счет на оплату

Стоит отметить, что счет на оплату не является бухгалтерским документом, поскольку по нему нельзя принять актив, продукцию или услугу на учет; он не служит документальным подтверждением расходов. А это значит, что требования закона «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ в отношении первичных документов на счет на оплату не распространяются. Поэтому им можно в строгости не следовать.

Несмотря на то, что унифицированной формы у этого документа нет и нигде не прописано, как его составлять, в нем все-таки должны найти свое отражение следующие реквизиты:

• название фирмы — продавца, включая ее правовую форму. Например, ООО «Квадрат»;
• если продавцом является предприниматель, то указывается его наименование в полном объеме, т.е. без сокращений, и обязательно дается ссылка на правовую форму бизнеса. Например, «Индивидуальный предприниматель Петров Роман Сергеевич»;
• полный юридический адрес или адрес фактического осуществления деятельности;
• для предпринимателя – обязательно ИНН, для организации – ИНН и КПП;
• порядковый номер счета и дата его выставления. Как правило, в платежных документах ссылка делается именно на эти реквизиты. Кроме того, дата выставления счета важна для корректного определения срока действия данного документа и предложения продавца;
• предмет сделки – точное и полное наименование товара, актива, услуги;
• количество, если объект может быть выражен количественно. Например, услуга или работа не имеют единицы измерения;
• цена за единицу и (или) общая цена всей сделки;
• валюта, в которой производится расчет. Если сделка оценивается в иностранной валюте, то в бухгалтерии придется производить перерасчет операции, исходя из действующего на момент оплаты курса этой валюты, установленного Банком России;
• наименование покупателя или заказчика. Очень часто счет дополняется строкой «Плательщик», в которой указывается лицо, оплачивающее документ. Этим лицом может быть и не заказчик.

В обязательном порядке должна быть отражена сумма налога (если предприятие платит НДС). Как правило, цена и стоимость в счете уже выставляются, включая в себя налог НДС. Это называется «в том числе» и выглядит следующим образом:

Например, стоимость операции 200 000 рублей, НДС – 10  %.

Сумма налога составит = 200 тысяч х 10 / 110 – 18 181,82 руб.

А вот если цена и стоимость даны без учета налога и он начисляется сверху, то:

Стоимость сделки 200 тысяч рублей, НДС – 18 %.

Сумма НДС «сверху» = 200 000 х 18% = 36 000 рублей.

Конечная стоимость операции 236 000 рублей.

Как только документ полностью оформлен, его подписывают:

— обязательно руководитель компании и главный бухгалтер. Вместо них могут поставить свои подписи те, кто уполномочен на это. В таком случае рядом должны быть указаны реквизиты документа, дающего право подписи, а также расшифровка подписей – Ф.И.О. и должность. Например: «Менеджер Иванов В.В., по доверенности №1 от »;

—  дополнительно — лицо, ответственное за совершение сделки, подлежащей оплате. Подпись данного лица не обязательна. Все зависит от величины компании и от уровня контроля сделки.

Образец заполнения счета на оплату от ИП без НДС и ООО с НДС можно посмотреть ЗДЕСЬ и ЗДЕСЬ.

В случае выставления счета предпринимателем, он ставит свою подпись вместо руководителя и главного бухгалтера. Если, конечно, он выполняет функции указанных лиц.

И еще один важный момент в оформлении документа: организация обязательно должна поставить печать, а вот у предпринимателя ее может и не быть. Кроме того, подписи на счете могут быть и факсимильные, если это предусмотрено договором.