Кто утверждает форму расчетного листка

Материалы электронного и бумажного журнала 'Кадровое дело'. Свежий номер журнала 'Кадровое дело' доступен уже в день выхода из печати. Обратите внимание на приказ на утверждение расчетного листка. Образец и бланк этого документа можно скачать на нашем сайте.

Содержание приказа

Несмотря на то что обязанность составить документ, с помощью которого будет введен бланк сведений о заработной плате, регламентирована в Трудовом кодексе РФ, структура приказа законодательно не утверждена. Исходя из общих требований к кадровой и бухгалтерской документации можно выделить следующие необходимые элементы такого распоряжения:

• название акта (например, «Приказ на утверждение листа расчета», «Распоряжение о введение расчетного листа» и т.д.);
• порядковый номер документа в организации;
• дату и место вынесения;
• указание на введение бланка;
• определение ответственных лиц за правильное заполнение расчетного листа;
• ФИО и должность сотрудника, на которого возлагается обязанность по выдаче листа заработной платы сотрудникам под роспись.

Обязательным приложением к документу должен быть образец расчетного листка.

Приказ должен быть составлен на фирменном бланке компании. В противном случае в верхней части документа необходимо прописать полное наименование работодателя, а также его реквизиты.

Подписывает приказ руководитель предприятия или иной сотрудник, уполномоченный на подписание кадровых или бухгалтерских документов. В распоряжении также проставляются подписи:

• председателя профкома о согласовании формы листа с профсоюзом;
• контролирующих исполнение приказа должностных лиц.

Кому передается

Чтобы обеспечить выдачу сотрудникам расчетного листка только по утвержденной форме, подписанный руководителем приказ предоставляется в бухгалтерию. Документ не является кадровым, поэтому может храниться в актах бухгалтерии. Особую важность распоряжение будет иметь при налоговых проверках или при запросах Трудовой инспекции.

Сам расчетный лист выдается лично работнику под роспись. Недопустимо передавать расчетный лист без согласия сотрудника начальнику отдела или его коллегам.

Подпись в получении листка может быть проставлена как в общем реестре подписей, так и в отрывном квитке на самом документе.

Как упорядочить вручение расчетных листков

Важная статья: «Организация вправе применять форму расчетного листка, удобную ей» (№ 7, 2015)

Закрепите на локальном уровне порядок выдачи расчетных листков. Он включает способ и периодичность их вручения работникам, а также назначение ответственных за это лиц. Эту информацию нужно закрепить в локальном акте, например, правилах внутреннего трудового распорядка, или в приказе (образец ниже).

Скачать и распечатать образец

Сотрудникам можно выдавать один расчетный листок при окончательном расчете за месяц (письмо Роструда от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1). НДФЛ с заработной платы за месяц нельзя исчислить до его окончания. Поэтому из первой части зарплаты налог не удерживают (п. 2 ст. 223, п. 3 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от 21 июня 2019 г. № 03-04-06/36092). Следовательно, при ее выплате в расчетном листке нельзя указать всю необходимую информацию, в частности, размер и основания удержания НДФЛ.

Лучше извещать работников о составе заработной платы в день ее получения. Это снизит риск обращения сотрудников в ГИТ с жалобой на то, что работодатель нарушает сроки выдачи расчетных листков. Ответственным за выдачу расчетных листков обычно назначают бухгалтера. Но это могут быть и сотрудники кадровых служб, и непосредственные руководители.

Правовые основы вынесения приказа

Согласно статье 136 ТК РФ руководство предприятия в письменном виде обязано предоставлять трудящимся информацию:

• об итоговом размере полученной выплаты;
• о составляющих частях общей суммы (вознаграждения за труд, компенсаций, материальной помощи и т.д.);
• об удержанных на налоги и обязательные взносы средствах.

Данные сведения предоставляются не при каждом получении денежных средств работником, а после начисления заработной платы за месяц. Если каждый раз предоставлять информацию вразброс, при ручной выборке сведений из бухгалтерской программы есть вероятность забыть про какого-нибудь сотрудника или упустить необходимые данные из внимания.

Чтобы избежать ошибок и нарушений при выдаче информации о составных частях заработка трудящихся, руководство предприятия в обязательном порядке должно утвердить бланк расчетного листа.

Образец документа о составе зарплаты утверждается работодателем:

• в форме приказа (распоряжения);
• с привлечением выборного профсоюзного органа.

Объединение работников совместно с кадровыми службами высказывает свое мнение относительно:

• удобства расположения сведений в расчетном бланке;
• текстовки основных пунктов листа;
• порядка введения согласованной формы в действие.

После разработки бланка расчетного листка составляется приказ о его утверждении.

Кем составляется приказ

Распоряжение о подготовке шаблона приказа выдает руководитель организации. К процессу разработки документа целесообразно привлечь:

• работников бухгалтерской службы;
• кадровиков;
• юристов.

Согласованный образец распоряжения о введении формы расчетного листа утверждается руководством.

Что включать в расчетный листок

Работник должен понимать, как ему рассчитали зарплату, не нарушил ли работодатель условия трудового договора. Поэтому в расчетном листке указывают составные части зарплаты, иные начисленные суммы, удержания, общую сумму к выплате (ч. первая ст. 136 ТК РФ) (образец ниже). Когда выделяют составные части заработной платы, отражают расчет оклада, премии, северных надбавок и районных коэффициентов, прочих надбавок, доплат за совмещение, за работу в ночную смену и др.

Скачать и распечатать образец

Закон не требует заверять расчетный листок печатью и подписью ответственного лица (ст. 136 ТК РФ).

К иным начисленным суммам относят проценты за задержку заработной платы, отпускные, компенсацию отпуска при увольнении, пособия по уходу за ребенком, больничные пособия, оплату питания, оплату проезда в соответствии с локальными актами и т. д. В числе удержанных сумм отражают НДФЛ, алименты, выплаты по исполнительным листам, авансы за командировки и др.

Если в расчетном листке не детализировать информацию, указанную в статье 136 Трудового кодекса, то ГИТ может выдать работодателю предписание или оштрафовать. Например, если расчетный листок содержит только общую сумму к выплате и удержания, это нарушение (апелляционное определение Магаданского областного суда от 2 сентября 2015 г. № 33-922/2015).

Как оформить приказ об утверждении формы расчетного листка?

Как оформить приказ об утверждении формы расчетного листка?

Для утверждения на предприятии применения формы расчетного листка руководитель подписывает соответствующий приказ или распоряжение, в котором удобно разграничить исполнение полномочий среди сотрудников.

Например, на конкретного работника из отдела бухгалтерского учета возложить обязанность в определенные дни вручать извещения трудящимся предприятия.

Какая информация должна быть в документе?

В расшифровку по зарплате обязательно необходимо включить следующие сведения:

• фамилия, имя, отчество рабочего;
• табельный номер;
• календарный период работы, подлежащий начислению заработной платы;
• количество отработанных выходов, дней или часов;
• из чего начисляется сумма зарплаты и все дополнительные составляющие дохода;
• все виды и размер отчислений из заработанных денег;
• остаточная сумма, выдаваемая работнику.

Доходная часть сотрудника, состоящая из множества различных начислений (сверхурочные, компенсация за вредность, работа в праздничные дни, , надбавки и т.д.) обязательно должна быть расписана отдельными строками.

Если на предприятии действует социальный пакет, то выдача в натуральной форме тоже фиксируется в расчетном листке.

Все взыскиваемые суммы отражаются отдельными строками:

• взыскания и алименты, присужденные исполнительными листами;
• налоги в бюджетные фонды (НДФЛ, соцстрах, пенсионные взносы и т.д.)
• отчисление в профсоюзные органы;
• выплаченный аванс, который не был отработан или неизрасходованный на командировку;
• лишние денежные средства, ранее ошибочно начисленные бухгалтером и выплаченные.

Каждый из видов удержаний и доходов должен отражаться отдельно, а объединение даже двух схожих данных в одно число будет считаться ошибочной информацией.

Образец расчетного листка и приказа

Здесь можно скачать бесплатно пример бланка расчетного листка.

Пример составления приказа с прилагаемыми бланками форм: Пример составления приказа об утверждении формы расчетного листка

Образец составления приказа:

С кем необходимо согласовать форму?

В порядке, изложенном в ст.372 ТК РФ, содержится алгоритм действий по утверждению и введению в действие расчетного листка. Он включает и согласование его бланка с трудящимися через профсоюзный орган или лиц, защищающих интересы штатных сотрудников.

Действия должны выполняться в такой последовательности:

• Образец направляется в профсоюзный комитет.
• Члены профсоюзной организации должны изучить и предоставить ответ в письменном виде на имя руководителя предприятия в течение 5 дней с момента получения формы листка. В нем может быть изложена корректировка бланка, обоснованная мотивированной ссылкой.
• После согласования формы расчетного листка издается приказ, об его утверждении.

В документ включают пометку о согласовании с указанием следующего: « Согласовано с профсоюзной организацией или мнение представителей коллектива трудящихся учтено, протокол № …».

В случае отсутствия такого общественного органа или защитников, действующих в интересах сотрудников предприятия, в выписку вносится следующая пометка: «На момент утверждения бланка расчетного листка комитет представителей трудящихся не создан».

Узнайте все про внесение изменений в график отпусков.

Образец записки-расчета о предоставлении отпуска работнику вы найдете в этой статье.

Как производится расчет отпускных? Об этом — здесь.

Как утвердить форму расчетного листка

Унифицированной формы расчетного листка нет, каждый работодатель вправе установить ее самостоятельно (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Обычно бланк разрабатывает бухгалтерия и согласовывает с кадровой службой.

Нередко форму берут непосредственно из программы, в которой рассчитывают заработную плату. Это допустимо в случае, если там есть вся необходимая информация.

Если в компании есть профсоюз, необходимо учесть его мотивированное мнение относительно формы расчетного листка. Затем руководитель организации утверждает ее приказом (ч. вторая ст. 136, ст. 372 ТК РФ) (образец ниже).

Скачать и распечатать образец

Можно ли не издавать документ?

Приказ или распоряжение об утверждении формы расчетного листка является одним из подтверждающих документов соблюдения трудового законодательства РФ.

За отсутствие выдачи данного рода извещений руководство может быть привлечено к ответственности. Неисполнение закона предусматривает несколько видов наказаний и штрафов.

Руководителю все же лучше заранее позаботиться об утверждении и выдачи формы расчетного листка, чтобы избежать таких неприятностей в своей работе.

Какими еще способами возможно утверждение?

Существует еще один способ утвердить расчетный листок без специального приказа. В документе для этого проставляется специальный гриф утверждения, где лично расписывается руководитель предприятия.

В него нужно обязательно включить такую информацию:

• Первым вписывается слово «УТВЕРЖДАЮ».
• Следующая строка содержит должность лица, утверждающего расчетный листок.
• Рядом или ниже ставится прочерк для росписи и указывается фамилия с инициалами этого ответственного сотрудника.
• Отдельной строкой проставляется дата утверждения.
• Календарное число утверждения расчетного листка проставляется в грифе вручную.

Пример формы бланка расчетного листка, утверждаемого без приказа:

Каким способом выдавать расчетные листки

Закон не предусматривает, как именно работодателю подтвердить, что сотруднику выдали расчетный листок. Поэтому организация определяет такой способ самостоятельно (письмо Роструда от 18 марта 2010 г. № 739-6- 1, апелляционное определение Магаданского областного суда от 2 сентября 2015 г. № 33-922/2015). Способы выдачи расчетных листков можно разделить на две группы: когда листки вручают сотрудникам под подпись и когда подпись не получают.

Расчетные листки вручают работникам под подпись. Это значит, что выдачу расчетных листков фиксируют на бумаге. Например, работодатель:
– предусматривает в форме листка отрывную часть (корешок), где работники будут расписываться при его получении;
– разрабатывает журнал выдачи расчетных листков, в котором работники ставят свою подпись в их получении;
– вносит отдельный столбец в платежную (форма № Т-53) или расчетно-платежную (форма № Т-49) ведомость либо самостоятельно разработанную форму, где работники будут расписываться, что получили листок.

Подпись работника на расчетном листке не получают. То есть документальный учет выдачи расчетных листков не ведут. Например, работодатель:
– сообщает работникам, где и в каком порядке можно получить расчетные листки, и сотрудники приходят за ними при необходимости;
– направляет расчетные листки работникам по электронной почте;
– размещает листки на электронном ресурсе, например, в личном кабинете на корпоративном сайте;
– уведомляет работников СМС-сообщением о возможности получить расчетный листок в электронном виде по ссылке и т. п.

Комментарий в темуИрина СКВОРЦОВА, юрист практики трудового права международной юридической фирмы CMS (Москва)

Суды согласны с тем, что можно направлять расчетные листки работникам по электронной почте

Формально Трудовой кодекс требует, чтобы работодатель извещал работников о составных частях заработной платы, удержаниях и т. д. письменно, в бумажном виде (ч. первая ст. 136 ТК РФ). Однако суды трактуют эту норму более широко и допускают, чтобы расчетные листки направляли по электронной почте. Требования ГИТ выдавать расчетные листки в бумажной форме суды нередко признают необоснованными, если локальные акты работодателя предусматривают рассылку расчетных листков работникам в электронном виде (апелляционное определение Верховного суда Карачаево-Черкесской Республики от 29 апреля 2013 г. по делу № 33-204/2013).

В случае конфликта с сотрудником или при проверке ГИТ работодатель должен быть готов доказать, что расчетные листки работнику на самом деле вручали. Это подтвердят свидетельские показания, заверенная распечатка электронного сообщения, направленного в адрес сотрудника и содержащего расчетный листок, подтверждение входа работника под личным логином и паролем во внутреннюю электронную систему работодателя, где размещен расчетный листок, и т. д.

Способы первой группы безусловно подтверждают, что работодатель исполнил требования закона. Но использовать их не всегда удобно, так как вручать расчетные листки всем работникам под подпись довольно трудоемко. Закон прямо не запрещает применять способы второй группы, однако это более рискованно. Право работодателя направлять сотрудникам расчетные листки в электронной форме подтвердил Минтруд России (письмо Минтруда России от 21 февраля 2019 г. № 14-1/ООГ-1560). Но как отнесется к этому конкретный инспектор, неизвестно. Судебной практики по применению таких способов немного, встречаются отдельные судебные решения в пользу работодателя. Например, в одном деле суд признал законным порядок, при котором расчетные листы находились в бухгалтерии и выдавались работникам, желающим получить их (решение Пугачевского районного суда от 22 июня 2015 г. по делу № 2-585(1)/2015).

Зачем нужен?

Зачем нужен?

Обязанность выдавать выписку по зарплате в ручном порядке при ее выплате возложена на руководителя организации в ст.136 ТК РФ.

В тексте данного нормативного акта сформирован порядок доведения до сведения трудящихся информации о начислениях и удержаниях по их трудовым доходам.

Таким образом администрация предприятия в письменной форме дает разъяснение для каждого рабочего о том, из каких составляющих ему начислена заработная плата за конкретный период его работы и указывает на каких основаниях произведены удержания.

Итог в документе показывает сумму денежных средств, которую работник должен получить после проведения всех бухгалтерских операций.

После принятия Федерального закона от № 35-ФЗ был расширен список производимых начислений и удержаний, входящих в выписку по зарплате.

Федеральный закон от N 35-ФЗ

Теперь нужно обязательно отражать отдельными строками следующие пункты:

• начисление денежной компенсации при нарушении сроков выдачи зарплаты;
• выплачиваемые средства за время отпуска;
• сумму расчетных, причитающихся при увольнении сотрудника;
• иные денежные выплаты, начисленные работнику.

Обратите внимание, что вручение расчетных листов рабочему коллективу отнесено не к правам, а к обязанностям работодателя.

Причем он должен выдавать извещения при осуществлении выплаты средств не только постоянным сотрудникам трудового штата организации, а еще и совместителям и работникам, временно нанятым для выполнения производственных задач.

В настоящее время не существует унифицированной формы этого документа, утвержденного для всех предприятий. Его вид необходимо ввести в действие отдельным нормативным актом по организации — для этого и необходим приказ.

Сколько процентов от зарплаты составляет аванс?

Размер штрафа за невыплату заработной платы вы найдете тут.