Как отразить в бухучете материальную помощь сотруднику

Как отражается в бухучете выплата материальной помощи физическому лицу-работнику организации. Выплата и начисление помощи. Как оформить и отразить в учете оказание сотруднику материальной помощи — сайт о налогообложении физических и юридических лиц nalogobzor.info

Источники выплат материальной помощи

Источником выплат помощи может служить нераспределенная прибыль прошлых лет или текущая прибыль в составе расходов налогового периода. Вопрос о списании сумм материальной помощи возникает только в случае возникновении регулярного характера выплат, позволяющего судить о принадлежности затрат к расходам по оплате труда и использовании сумм при расчете налога на прибыль.

Применяются 2 варианта отнесения выплат при учете в налогообложении прибыли:

• Выплаты можно четко отнести к категории материальной помощи. В налогообложении при исчислении базы налога на прибыль не участвуют (ст. 270 НК РФ).
• Выплаты носят регулярный характер и могут рассматриваться как платежи, входящие в состав заработной платы. Суммы учитывают в составе расходов при определении прибыли. Примером регулярных видов выплат служит помощь, выплачиваемая к отпуску и закрепленная в коллективном договоре.

Выплата материальной помощи в организации за счет нераспределенной прибыли прошлых лет выплачивается только с согласия учредителей, подтвержденного протоколом общего собрания или решением при наличии единственного участника. После получения одобрения учредителей распоряжается выдачей помощи руководитель предприятия.

Оформление выдачи материальной помощи

Законодательно пакет документов на оформление выдачи материальной помощи не определен, в связи с чем руководству организации необходимо разработать регламент для данной хозяйственной операции. Предлагаем следующий пакет типовых документов :

• заявление работника при выходе в отпуск с просьбой предоставить дополнительную выплату к отпуску, если порядок ее выплаты и размер определены в коллективном или трудовом договоре;
• заявление работника с просьбой оказать финансовую поддержку по любым другим основаниям, закрепленным коллективным или трудовым договором, каким-либо другим локально-нормативным актом организации (сотруднику необходимо приложить к заявлению документ, подтверждающий наступление обстоятельств, являющихся основанием данной выплаты);
• приказ о выплате (издается после получения заявления на материальную помощь (по любым основаниям)).

Указанные документы будут основанием для бухгалтера произвести начисление материальной помощи (проводки для отражения в учете будут указаны в следующем разделе).

Включение материальной помощи в состав доходов

Работникам, имеющим детей, предоставлено право на получение стандартного вычета (см. как написать заявление на получение стандартного вычета на детей). Ежемесячный вычет предоставляется в случае получения дохода, не превышающего предельную величину. Сумма дохода ограничивается пределом в 280 тысяч рублей.

В случае получения материальной помощи сумма включается в величину дохода, но только в размере, облагаемой налогом. Например, если сумма нецелевой выплаты составляет 10 тысяч рублей, то включению подлежит сумма в размере 6 тысяч рублей за вычетом необлагаемой величины в размере 4 тысяч рублей.

Налогообложение и страховые взносы на материальную помощь

Материальная помощь не облагается НДФЛ и страховыми взносами:

• Если ее размер не превышает 4000 руб.
• Помощь выплачена при нанесении вреда здоровью из-за стихийного бедствия
• Помощь выплачена при нанесении ущерба в связи с террористическим актом
• Помощь выплачена по причине смерти близкого родственника или самого работника
• Помощь в размере до 50000 руб. в связи с рождением ребенка (данная сумма общая на обоих родителей, получающих выплату каждый по своему месту работы)

Суммы выплаченной материальной помощи не уменьшают налог на прибыль, т.е. учесть их в расходах нельзя.

Один из наиболее распространенных видов материальной помощи – выплата в связи с отпуском. Она приравнивается к оплате за отработанное время, поэтому облагается НДФЛ и взносами в полном размере.

При упрощенной системе налогообложения, если мат. помощь установлена нормативными актами организации, то она приравнена к выплате зарплаты. Следовательно, ее можно включить в расходы (объект налогообложения «Доходы минус расходы»). Для выплаты на упрощенке действуют те же нормы, что и для общего режима, т.е. случаи, когда мат. помощь не облагается взносами и НДФЛ – те же.

Определение источника выплаты и отражение в учете

Источником подобных выплат может быть нераспределенная прибыль прошлых периодов или прибыль текущего года. В зависимости от источника бухгалтер формирует следующие бухгалтерские проводки по материальной помощи сотрудникам:

• Дт 84 Кт 70 (73) – начислена помощь работнику из прибыли прошлых лет;
• Дт 84 Кт 76 – начислена помощь члену семьи работника из прибыли прошлых лет.

Или:

• Дт 91.2 Кт 70 (73) – начислена помощь работнику (текущий период);
• Дт 91.2 Кт 76 – начислена помощь члену семьи работника (текущий период).

Необходимо помнить, что использовать нераспределенную прибыль прошлых лет можно только на основании одобрения учредителей, оформленного протоколом (решением).

Выплата материальной помощи отражается проводкой Дт 70 (73,76) Кт 50 (51).

Счета бухгалтерского учета выплат материальной помощи

Выбор счетов учета для проведения операции по начислению и выплате помощи зависит от категории лица и источников возникновения сумм.

Супруга бывшего сотрудника К. предприятия ООО «Флажок» обратились к руководителю за материальной помощью. Причина обращения – смерть сотрудника К. В коллективном договоре предприятия «Флажок» предусматривается использование указанного в заявлении основания для получения материальной помощи. На предприятии был издан приказ за подписью руководителя с указанием суммы помощи в размере 10 тысячи рублей.

В бухгалтерии были сформированы ведомость для выплаты через кассу и проводки:

• Дебет 91/2 Кредит 76 – начислена материальная помощь в размере 10 000 рублей лицу, не являющемуся штатным работником предприятия;
• Дебет 76 Кредит 50 – произведена выплата родственнику лица на сумму 10 000 рублей.

Выплата в связи со смертью сотрудника не облагается НДФЛ вне зависимости от суммы предоставленной помощи. К заявлению должен быть приложен документ, подтверждающий основание для обращения.

Проводки по начислению материальной помощи

Чтобы избежать споров с проверяющими органами, рекомендуется закрепить внутренними положениями виды выплат, приравненных к материальной помощи, их размер и документы, которые должны предоставлять сотрудники, чтобы ее получить.

Мат. помощь будет назначаться работнику по его письменному обращению, на основании приказа руководителя.

Отразить начисление данной выплаты сотрудникам организации следует проводкой: Дебет 91.2 Кредит 73.

Если оплата производится лицам, не являющимися работниками организации, то проводка выглядит так: Дебет 91.2 Кредит 76.

Фирма может производить выплату за счет нераспределенной прибыли. Для этого необходимо провести собрание учредителей и оформить решение, в соответствии с которым будут выплачены деньги. Чтобы отразить начисление для данной ситуации, нужно сделать запись Дебет 84 Кредит 73 (76).

Сам процесс передачи денежных средств отражают проводкой: Дебет 73 (76) Кредит 50 (51).

Порядок предоставления материальной помощи

Работодатель принимает решение о выплате и суммы на основании заявления. К обращению прилагаются документы, подтверждающие причину для оказания помощи – свидетельство о рождении ребенка, смерти сотрудника, справки о материальном состоянии семьи, иные формы. Принятие положительного решения по заявлению отражается в записи на документе и приказе. На заявлении руководитель производит запись о сумме, источнике выплаты. Документ содержит информацию:

• Данные лица, получающего материальную помощь. Указывают Ф.И.О., должность работника или паспортные данные ушедшего на пенсию лица.
• Ссылка на внутренний документ, позволяющий получить помощь.
• Индивидуальная причина или обстоятельства для выплаты.
• Сумма, предоставляемая в помощь.
• Дата произведения выплаты при срочном характере причин.

Приказ передается в бухгалтерию для предоставления основания начисления суммы и налогов, произведения выплаты и отчислений в бюджет. Допускается платеж в любой форме – выдачей наличных денежных средств или безналичным перечислением.

Какие виды помощи не облагаются НДФЛ?

Статья 217 НК РФ устанавливает закрытый перечень видов материальной помощи, выплата которой не облагается НДФЛ.

Во всех остальных случаях, а также выплатах нецелевого характера с сумм превышения необлагаемого предела лицо должно уплатить налог в бюджет. Обязанность по удержанию НДФЛ и перечислению в бюджет несет работодатель – налоговый агент.

Супруги Смирновы обратились за помощью к работодателям за материальной помощью в связи с рождением ребенка. Предприятие «А» супруга Смирнова П.П. выделило помощь в размере 30 тысяч рублей необлагаемой НДФЛ суммы, о чем выдало справку для предоставления по месту работы супруги Смирновой М.М. для бухгалтерии предприятия «Б».

В бухгалтерии предприятия «А» провели сумму по учету проводками:

• Дебет 91/2 Кредит 70 – начислена материальная помощь в размере 30 000 рублей;
• Дебет 70 Кредит 51 – произведена выплата безналичным путем.

Предприятие «Б» супруги Смирновой М.М. выделило помощь в размере 20 тысяч рублей позднее и после получения справки. В учете предприятия «Б» производятся аналогичные проводки на указанную сумму. Общая сумма помощи не превышает необлагаемый предел, в результате чего обязанность в налогообложении отсутствует.

Необлагаемая сумма материальной помощи, предоставленная работодателем в связи с рождением (усыновлением) ребенка, рассчитывается с учетом выплат обоим родителям или усыновителям.   

НДФЛ: два вида матпомощи

Ситуация: можно ли при расчете НДФЛ с материальной помощи, выплаченной сотрудникам в течение первого года при рождении (усыновлении, удочерении) ребенка, учесть вычет в сумме 4000 руб., если сумма выплаты превышает 50 000 руб.?

Ответ: нет, нельзя.

Связано это с тем, что данные лимиты (4000 руб. и 50 000 руб.) установлены для разных видов материальной помощи. Материальная помощь, выплачиваемая в течение первого года при рождении ребенка, является единовременной выплатой, которая связана с определенным событием. Она освобождается от НДФЛ в сумме не более 50 000 руб. (абз. 7 п. 8 ст. 217 НК РФ). Помимо этой единовременной выплаты, организация может выдать сотруднику материальную помощь по любому другому основанию. Такая матпомощь не облагается НДФЛ в пределах 4000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ). В Налоговом кодексе эти выплаты рассматриваются как разные виды материальной помощи. Поэтому нельзя одновременно применить правила абзаца 7 пункта 8 и пункта 28 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: нужно ли удерживать НДФЛ, если сотруднику в течение года дважды выдана материальная помощь – в связи со смертью матери и в связи со смертью супруга?

Ответ: нет, не нужно.

По общему правилу сумма единовременной материальной помощи сотруднику в связи со смертью членов его семьи не облагается НДФЛ (абз. 3 п. 8 ст. 217 НК РФ). Материальная помощь признается единовременной, если она предоставляется на определенные цели не более одного раза в налоговом периоде по одному основанию. Такой вывод следует, в частности, из письма Минфина России от 22 мая 2006 г. № 03-05-01-04/130 и письма ФНС России от 18 августа 2011 г. № АС-4-3/13508. Поэтому, если по одному и тому же основанию материальная помощь выплачена более одного раза в течение года, то начиная со второй выплаты НДФЛ нужно удерживать.

В данной ситуации основанием для выплаты материальной помощи является факт смерти члена семьи сотрудника. Смерть разных родственников (даже если она случилась в одном налоговом периоде) не может рассматриваться как одно событие. Следовательно, выплаты, связанные со смертью родственников, в целях налогообложения НДФЛ нужно рассматривать не в совокупности, а по каждому случаю смерти родственника отдельно. То есть в данном случае сотруднику выплачены по разным основаниям две единовременные выплаты в виде материальной помощи:

• в связи со смертью матери;

• в связи со смертью супруга.

На основании абзаца 3 подпункта 8 статьи 217 Налогового кодекса каждая из этих выплат не подлежит обложению НДФЛ.

Причины предоставления помощи

Перечень событий и причин, при возникновении которых работник может рассчитывать на предоставление помощи от предприятия, утверждаются работодателем. Среди распространенных причин встречаются:

• Чрезвычайные обстоятельства – потеря имущества или ущерб, нанесенный природными или стихийными бедствиями.
• Медицинские показания – болезнь, получение инвалидности или необходимость оздоровления.
• Семейные обстоятельства – рождение или усыновление ребенка, болезнь или потеря близкого.
• Личные мотивы – сложное материальное положение, юбилей, выход на пенсию.
• Иные ситуации, определенные работодателем и закрепленные во внутренних документах.

О возникновении случая, при котором требуется помощь, сотрудник должен указать в заявлении на оказание материальной помощи.

Источники выплаты

Организация вправе оказать сотруднику (члену семьи сотрудника) материальную помощь. Обычно ее выплачивают за счет собственных средств организации. На эти цели можно направить как нераспределенную прибыль прошлых лет, так и прибыль текущего года.

Выдать материальную помощь за счет нераспределенной прибыли текущего года или прошлых лет можно только по разрешению учредителей (участников, акционеров) организации. Решение об использовании чистой прибыли на выплату премий, материальной помощи и других сумм принимает общее собрание учредителей. Если в организации один учредитель (участник, акционер), общее собрание проводить не нужно. Для акционерных обществ такие правила предусмотрены в подпункте 11 пункта 1 статьи 48 и пункте 3 статьи 47 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ. Для ООО – в подпункте 7 пункта 2 статьи 33 и статье 39 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ.

Решение общего собрания должно быть оформлено протоколом (ст. 63 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, п. 6 ст. 37 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ), единственного учредителя (участника, акционера) – письменным решением (п. 3 ст. 47 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, ст. 39 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ).

Обязательных требований к протоколу общего собрания в ООО в законодательстве нет. Но есть реквизиты, которые лучше указать. Это номер и дата протокола, место и дата проведения собрания, вопросы повестки дня, принятые решения.

Протокол общего собрания акционеров отличается от протокола ООО тем, что он составляется в двух экземплярах и имеет обязательные реквизиты. Они перечислены в пункте 2 статьи 63 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ и пункте Положения, утвержденного приказом ФСФР России от 2 февраля 2012 г. № 12-6/пз-н.

После того как учредители (участники, акционеры) решили направить часть нераспределенной прибыли на выплату материальной помощи, решение о ее выдаче может принимать руководитель организации (п. 2 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, подп. 4 п. 3 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Для этого руководитель издает приказ.

Основания и порядок начисления помощи

Цель начисления и выплаты материальной помощи работнику – создание или поддержание условий для разрешения определенных жизненных ситуаций, в частности:

• При рождении детей;
• При смерти работника или близкого родственника;
• Необходимость в лечении;
• Ущербом, нанесенным стихийными бедствиями или терактами;
• В других случаях, установленных работодателем.

Для начисления материальной помощи работнику необходимо выполнить некоторые условия:

• Порядок, причины, размер и сроки выплаты помощи необходимо закрепить во внутренних нормативных документах, например в «Положении о социальной политике» или «Коллективном договоре» общества;
• Помощь не должна носить системный характер;
• Издать приказ за подписью руководителя на основании заявления работника:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

• Бесплатный видео самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3 и 8.2;
• Самоучитель по новой версии 1С ЗУП 3.0;
• Хороший курс по 1С Управление торговлей 11.

Причину, по которой работнику требуется помощь, он должен указать в заявлении и приложить копии документов (например, свидетельство о браке, справки из государственных или частных учреждений о лечении, составе семьи и материальном положении и др.)

Материальная помощь может быть выдана наличными из кассы или перечислением на лицевой счет сотрудника в банке, который также нужно указать в заявлении. Получателем помощи может быть близкий родственник работника (в соответствии с семейным кодексом). В некоторых случаях он может сам обратиться за помощью к работодателю (в случае болезни, смерти работника или других обстоятельств); право на обращение члена семьи за помощью необходимо отразить при составлении «Положения о социальной политике» или «Коллективного договора».

Материальная помощь, проводки в бухгалтерском учете

Предоставление материальной помощи отражается проводками по дебету счета учета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» в корреспонденции с кредитом счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в рамках выплат действительным сотрудникам, или счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» при оказании финансовой поддержки прочим физическим лицам.

Допускается отражать начисление материальной помощи проводкой по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», этот порядок закрепите в учетной политике организации.

Поддержка сотрудника может носить как денежную (1), так и натуральную (2) форму:

1. Выдана материальная помощь: проводка в корреспонденции с кредитом счета 50 «Касса» (при выдаче ее наличными денежными средствами) или счета 51 «Расчетный счет» (при перечислении на р/с).
2. Оказана поддержка сотруднику в натуральной форме: корреспондирующий счет — учет выдаваемого имущества, например 10 «Сырье и материалы», 40 «Готовая продукция и товары».

В случаях направления нераспределенной прибыли на поддержку сотрудников счет 91 заменяется 84-м, «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)».

Отчисления в фонды

Суммы начисленной материальной помощи подлежат обложению взносами, отчисляемыми в фонды. В ряде случаев закон № 212-ФЗ в статье 9 предусматривает освобождение от налогообложения

Все остальные случаи оказания целевой или нецелевой помощи облагаются отчислениями в фонды, направляемые на страхование работников. Вопрос об обложении сумм социальных выплат отчислениями в фонды неоднозначный и носит спорный характер. Имеется ряд примеров оспаривания решений фондов о до начислениях в инстанциях арбитражных судов.

Бухучет матпомощи за счет нераспределенной прибыли

При начислении материальной помощи за счет нераспределенной прибыли сделайте такую проводку:

Дебет 91-2 Кредит 73 (76)

– начислена материальная помощь сотруднику (члену семьи сотрудника) за счет нераспределенной прибыли прошлых лет.

Такую проводку нужно делать независимо от того, направлена на выплату материальной помощи чистая прибыль прошлых лет или текущего года (в т. ч. прибыли по итогам квартала, полугодия, девяти месяцев). Дело в том, что отражать подобные расходы с использованием счета 84 нельзя. Это будут прочие расходы, которые также влияют на финансовый результат организации. Соответственно, такие расходы нужно отразить по дебету счета 91-2. Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минфина России от 19 декабря 2008 г. № 07-05-06/260 и от 19 июня 2008 г. № 07-05-06/138.

Пример отражения в бухучете материальной помощи, оказанной сотруднику за счет нераспределенной прибыли

7 апреля 2015 года менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев написал заявление с просьбой оказать ему материальную помощь.

10 апреля 2015 года прошло общее собрание учредителей, на котором принято решение направить часть прибыли за 2014 год на выплату материальной помощи сотрудникам. 13 апреля 2015 года генеральный директор «Альфы», руководствуясь решением общего собрания участников, издал приказ о выдаче Кондратьеву 4000 руб. материальной помощи за счет прибыли текущего года.

Бухгалтер «Альфы» отразил эту операцию 13 апреля 2015 года так:

Дебет 91-2 Кредит 73
– 4000 руб. – начислена материальная помощь сотруднику за счет прибыли текущего года.

Ситуация: можно ли выдать материальную помощь сотруднику (члену семьи сотрудника) имуществом?

Ответ: да, можно. Запрета на это законодательство не содержит.

В бухучете выдачу материальной помощи имуществом отразите проводкой:

Дебет 73 (76) Кредит 41 (10, 01, 58)

– оказана материальная помощь сотруднику (члену семьи сотрудника) имуществом.

Основания для произведения выплат на материальную помощь

Обязанность по выплате материальной помощи у работодателя отсутствует. Выдача средств носит добровольный характер. Возможность предоставление помощи и размер суммы имеет право устанавливать только лицо, назначенное работодателем для руководства деятельностью. Особенности оказания финансовой поддержки:

• Решение о выплате принимается руководителем (или другим оформленным приказом лицом в его отсутствие) единолично.
• Порядок и причины оказания помощи отражаются во внутренних формах – коллективном договоре, положении об оказании материальной помощи, ином документе.
• Помощь носит несистемный разовый характер.
• Выплата производится по заявлению работника и при наличии особых обстоятельств, указанных лицом в документе.
• Сумма помощи зависит от параметров, установленных на предприятии или обстоятельств и решения руководителя.

При соблюдении всех условий выплата относится к материальной помощи. Право на получение сумм социальной поддержки имеют штатные сотрудники и бывшие работники, уволенные в связи с выходом на пенсию по старости. На предприятии могут возникнуть ситуации, при которых положение об оказании помощи утверждено, но средств на ее реализацию нет (характерно для бюджетных организаций).

Страховые взносы

Страховые взносы, по основаниям ст. 421 НК РФ, и взносы «на травматизм» (ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ): когда начислена материальная помощь — проводка по дебету счета учета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» в корреспонденции с кредитом счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

Не подлежат обложению страховыми взносами единовременные выплаты в виде материальной помощи по тем же основаниям, что и для НДФЛ (ст. 422 НК РФ).

При этом работодателю необходимо учитывать, что поддержка сотрудника, выраженная в натуральной форме, тоже является базой для начисления страховых взносов и взносов «на травматизм».